10 razões pelas quais você deve ter uma política de cancelamento de calendário

Calendário em Calendário Seguir Jun 13 · 6 min ler

Deixe-me primeiro começar dizendo que você deve ter uma política de cancelamento de agenda.

Se você usa seu calendário para agendar compromissos com os clientes ou agendar reuniões com sua equipe, os cancelamentos de última hora não são apenas frustrantes. Eles também são caros, consomem muito tempo e podem eliminar toda a programação. Mas isso é apenas arranhar a superfície.

Aqui estão as 10 razões pelas quais deve ter uma política de cancelamento de calendário e como começar.

1. Protege seu valioso tempo (e renda).

Proteger o seu tempo é a principal razão pela qual você tem alguma política de cancelamento. Sempre que alguém cancela uma reunião ou compromisso no último minuto, está desperdiçando seu tempo. O bloco real de tempo reservado para o evento é essencial, mas você também precisará de tempo para se preparar e comutar. Quão enfurecedor é descobrir que a reunião foi cancelada enquanto você está viajando para o local – e você não foi informado?

Além disso, cancelamentos comem em sua renda. Você teria gasto esse tempo trabalhando em fatores de trabalho, como marketing e networking. Esse trajeto agora engordou em seu lucro. Se você está na indústria de serviços, agora você tem um horário aberto onde não está trazendo nenhum dinheiro.

Enquanto emergências acontecem, e muitas vezes são imprevisíveis, elas são raras. As políticas de cancelamento incentivam outras pessoas a cumprir seus compromissos com você. Por exemplo, você pode cobrar uma taxa para quem cancelar em até 24 horas. Embora isso não resolva emergências, essa política ajudará a reduzir drasticamente os não comparecimentos. Mesmo se alguém tiver que cancelar – pelo menos você pode recuperar algum tempo e não é uma perda completa.

2. Reduz as chegadas tardias.

Cancelar uma reunião ou compromisso é dispendioso. No entanto, o mesmo acontece com as chegadas tardias, já que acabaram de empurrar todo o resto do seu calendário. Por exemplo, se um cliente chega 30 minutos atrasado, isso significa que todos os seus outros clientes são forçados a esperar. O atraso afetará você, outros clientes e todas as suas agendas.

Você pode ter uma opção em que, se a outra parte estiver atrasada – digamos, por 10 minutos -, então o horário será perdido para outra pessoa. Se um funcionário estiver atrasado para uma reunião, poderá ser cobrado em dinheiro, orçamentos ou bônus . Ou você pode removê-los do convite da reunião e prosseguir conforme planejado. Embora você possa compartilhar os minutos com eles, eles podem estar perdendo informações e discussões cruciais – isso também não lhes dá a aparência de ser um membro da equipe.

3. Dá a você a chance de tapar buracos em sua agenda.

Quanto mais cedo alguém cancela um compromisso ou reunião, mais oportunidades você tem de preencher esse horário. Por exemplo, você pode gerar uma lista de espera para que, se um cliente cancelar no dia anterior a um compromisso, você tenha alguém que possa ser contratado nesse local. Fazer isso é outra maneira de proteger seu tempo e dinheiro.

E se você não puder preencher o horário? Você pode, então, reorganizar sua agenda para poder finalmente dar a volta a tarefas que você está adiando. Talvez você possa usar esse tempo para limpar sua caixa de entrada, organizar seu local de trabalho ou fazer um pouco de rede nas redes sociais. Mesmo que você não tenha mais um compromisso ou reunião, pelo menos seu calendário pode ser preenchido com atividades produtivas.

4. Mantém todos responsáveis.

Quando todos sabem que há repercussões por perder uma sessão ou reunião, é menos provável que cancelem no último minuto. Estas consequências podem tornar a prestação de contas através de taxas de cancelamento. Outra opção seria uma perda de privilégios. Por exemplo, se um membro da equipe reprogramar uma reunião em várias ocasiões diferentes, ela poderá ser retirada do convite da agenda.

Em suma, ter uma política de cancelamento de agenda mantém você, seus funcionários e clientes no caminho certo.

5. Estabelece respeito mútuo.

Em um mundo perfeito, todos que pedem seu tempo honrariam essa obrigação. Infelizmente, não vivemos em tal mundo. Embora nem sempre seja normal, algumas pessoas acreditam que seu tempo é mais valioso do que o seu. Como resultado, eles não têm escrúpulos em desistir de uma reunião ou compromisso como acharem melhor.

O estabelecimento de uma política de cancelamento define claramente as expectativas e permite que elas saibam que seu tempo é tão precioso quanto o deles. Informa-lhes que você é um profissional cuja especialização, conhecimento e tempo devem ser respeitados. Além disso, também permite que eles saibam que você seguirá com o compromisso e respeitará seu tempo. Como conseqüência, isso cria respeito mútuo e gera confiança.

6. Permite que você examine os outros.

Sempre que você adicionar eventos ao seu calendário, estará criando um documento ao qual você pode se referir para agendamento futuro. Por exemplo, você pode gerar reuniões de equipe recorrentes ou compromissos com os clientes. Melhor ainda, os calendários inteligentes que aproveitam o aprendizado de máquina podem adicionar automaticamente esses eventos repetidos à sua programação.

No entanto, há um benefício adicional. Ele mantém um registro de cancelamento e reagendamento de compromissos. Se você está ciente de que tem um cliente, cliente ou funcionário com histórico de rescisão de compromissos, pode optar por não conduzir mais negócios com eles.

7. Permite incentivar a participação regular.

Por outro lado, você pode recompensar aqueles que sempre honram seus compromissos com você. Por exemplo, se você tiver um cliente que nunca cancelou uma reunião, poderá agradecê-lo com um desconto em serviços futuros.

Isso não apenas mostrará sua gratidão e os recompensará pelo excelente comportamento deles, mas também os incentivará a continuar apoiando seus negócios. Você pode até perceber que eles agendam ainda mais compromissos do que o previsto.

8. Adiciona flexibilidade.

Todos nós já tivemos um desses dias em que tudo o que poderia dar errado faz. Em vez de punir as pessoas por algo que estava totalmente fora de suas mãos, você poderia ser mais empático.

Digamos que um cliente tenha um pneu furado enquanto se encontra com você. Você poderia tê-lo em sua política que, se houver disponibilidade no mesmo, eles podem reservar esse horário com você sem qualquer conseqüência. Eles não apenas se apropriarão dessa cortesia, o que gera rapport, mas também garante que você ainda esteja mantendo o fluxo de caixa para aquele dia.

9. Controla como outras pessoas podem compartilhar informações do calendário.

Usar um calendário compartilhado mantém todos na mesma página, evita surpresas, aumenta a produtividade e gerencia a carga de trabalho, os prazos, as tarefas e os marcos. Mas, e se esse calendário compartilhado não for mais relevante?

Por exemplo, sua equipe acabou de concluir um projeto ou um membro da equipe não está mais na sua organização? Você pode então remover o acesso deles ao calendário compartilhado. É uma maneira simples de evitar o compartilhamento de informações erradas com as pessoas erradas e controlar quem tem acesso às informações incluídas no calendário. Além disso, elimina qualquer confusão em relação ao calendário compartilhado .

10. Garante que você mantenha o controle de sua agenda.

Por fim, sempre que alguém se compromete a seguir suas regras de programação específicas, você pode assumir o controle total de sua programação. Isso pode não parecer tão importante. Mas, quando você permite que outras pessoas se encarreguem do seu tempo, isso impede que você aborde suas prioridades.

Definir sua política de cancelamento de agenda.

Se você nunca criou esse procedimento, veja o que deve ter em mente ao estabelecer sua política de cancelamento de agenda:

  • Entenda porque e quando a maioria das pessoas cancela.

Se alguém cancelar por causa de uma emergência no último minuto, uma taxa só vai deixá-lo mais chateado. Ao mesmo tempo, se as pessoas estiverem perdendo muitos compromissos, considere se está do seu lado. Uma resolução simples poderia estar enviando lembretes por SMS ou por e-mail. Gostaria de rastrear quando as pessoas cancelam para que você possa identificar padrões. Talvez um lembrete de 24 horas não seja o suficiente. Nessa situação, você começa a emitir o lembrete com 2 ou 3 dias de antecedência.

  • Determinar protocolos

Descobrir se você vai cobrar uma taxa de cancelamento e quanto. Além disso, determine o quanto de aviso é necessário para um período de cancelamento e reprogramação.

  • Exponha claramente sua política.

Deve ser curto, fácil de entender e incluir informações relevantes, como um cronograma de cancelamento e métodos de comunicação preferidos.

  • Certifique-se de que a política esteja visível.

Poste sua política de cancelamento em seu escritório e site. Inclua em todos os documentos. E anexe a política aos lembretes que você envia.

  • Comunique a política com sua equipe.

Você quer ter certeza de que há consistência. Quando sua equipe não está na mesma página, isso pode criar confusão na organização e nos clientes.

  • Seu calendário é público ou privado?

Independentemente se você estiver usando um calendário on-line ou software de agendamento de consultas ou não, poderá determinar se deseja que seu calendário seja compartilhado publicamente ou em particular. Além disso, você pode controlar quantas informações deseja compartilhar. Por exemplo, provavelmente não é necessário que todos saibam como é sua agenda fora do trabalho. Nesse caso, você só deseja compartilhar seu calendário de trabalho.