15 Melhores Práticas de Gerenciamento de Tempo para Maior Produtividade

Calendário em Calendário Seguir Jun 16 · 8 min ler

As Melhores Práticas de Gerenciamento de Tempo são fundamentais para uma maior produtividade. “Não diga que você não tem tempo suficiente. Você tem exatamente o mesmo número de horas por dia que foram dadas a Helen Keller, Pasteur, Michaelangelo, Madre Teresa, Leonardo da Vinci, Thomas Jefferson e Albert Einstein. ”- H. Jackson Brown Jr.

A gestão do tempo pode ser uma luta diária. Mas, como a citação acima indica perfeitamente, você ainda tem o mesmo tempo que as pessoas mais bem sucedidas do mundo. Então, qual a diferença?

Tudo se resume ao fato de que eles estão cientes das seguintes 15 melhores práticas de gerenciamento de tempo para maior produtividade.

1. Mantenha um registro de tempo.

“Se você quer gastar seu tempo melhor, o primeiro passo é descobrir exatamente como você o gasta agora. Durante a gravação de um dia ou dois é útil, eu recomendo manter o controle de seu tempo por uma semana para obter a melhor imagem da vida “, sugere diz Laura VanderKam, autor de“I Know How She Does It: Como mulheres bem sucedidas fazer o máximo de Seu tempo ”

"Uma semana é o ciclo da vida como as pessoas realmente vivem (o que é um dia normal para você? Terça-feira ou Sábado? Ambos ocorrem com a mesma freqüência e têm o mesmo número de horas, mas olhar para cada um deles individualmente daria um imagem diferente da vida). ”

2. Definir metas.

Obviamente, você não pode literalmente gerenciar o tempo – não importa o quão incrível você é. Você pode, no entanto, gerenciar como você usa seu tempo. E, como você usa seu tempo, deve sempre ser guiado pelo estabelecimento efetivo de metas.

Na verdade, uma das habilidades de gerenciamento de tempo mais essenciais que você pode ter é a capacidade de usar o tempo para que ele atenda melhor às suas metas.

Então, da próxima vez que você questionar como gastar seu tempo com mais sabedoria, concentre-se nas ações que podem ajudá-lo a alcançar seus objetivos.

3. Complete a tarefa mais importante primeiro.

Muitos argumentam que isso é fundamental quando se trata de gerenciamento do tempo. E é uma tarefa bastante fácil.

Todas as manhãs comece o seu dia identificando as duas ou três tarefas que são mais cruciais para a sua conclusão. Depois disso, faça essas tarefas antes de qualquer outra coisa.

Aqui está o kicker. Não só você tirou os importantes do caminho, como você já teve um dia de sucesso. Isso significa que você pode usar esse momento para concluir tarefas menos importantes.

4. Agende seu horário.

" Agendar seu tempo reduz o estresse e libera energia", escreve o palestrante motivacional e autor Brian Tracy.

“O próprio ato de usar suas habilidades organizacionais para planejar seu dia, semana e mês dá a você maior sensação de controle e ajuda a aumentar a produtividade ao longo do dia. Você se sentirá responsável pela sua vida. Na verdade, aumenta sua auto-estima e melhora seu senso de poder pessoal ”.

5. Use a regra 6–12–6.

Kathryn McKinnon, especialista em gerenciamento de tempo da McKinnon & Company e autora de “Triple Your Time Today! 10 comprovadas estratégias de gerenciamento de tempo para criar e economizar mais tempo ”, desenvolveu uma solução para lidar com a lacuna da correspondência por e-mail. Bloqueie o horário específico para verificar as comunicações em vez de fazê-lo ao longo do dia.

McKinnon chama isso de regra 6–12–6, onde verifique seu e-mail por 20 minutos às 6h, às 12h e às 18h.

“Quero destacar um cliente meu: ele estava tão atolado com e-mail que não conseguiu realizar seu melhor trabalho. Ele estava gastando de 4 a 5 horas por dia no e-mail, o que era muito tempo. Fizemos uma análise e descobrimos que 60% dos e-mails em que ele estava trabalhando não estavam nem relacionados a suas prioridades ou seu verdadeiro trabalho ”, diz McKinnon.

“Então, ensinei meu sistema de e-mail para ajudá-lo com e-mail e realizar seu trabalho mais importante, para que ele pudesse trabalhar com e-mail, mas não o dia todo. Mandei que ele digitalizasse seus e-mails de manhã cedo (seis horas), na hora do almoço (meio-dia) e depois novamente no final do dia (seis horas da tarde). Ele programou tempo para trabalhar no email, mas não durante todo o dia. ”

McKinnon acrescenta que o cliente “consultou seu e-mail e escolheu os relacionados às suas maiores prioridades; o outro e-mail que ele mandou outra pessoa manusear, arquivar ou empurrar para outra hora ou dia agendado. Por isso, recomendo que você designe tempo para trabalhar no e-mail. Você também precisa excluir e-mails não essenciais, não responder a todos os e-mails, cancelar a inscrição de notícias não essenciais e categorizar ou arquivar seu e-mail para acessar o trabalho com facilidade. ”

“Como resultado, [meu cliente] economizou 10 horas por semana apenas reorganizando seu tempo. Nós não reinventamos a roda; nós apenas ajustamos o sistema dele para que fosse mais eficiente para ele.

6. Higiene do sono

Há um equívoco de que o sono é contraproducente para a produtividade. Afinal, em vez de dormir, não poderia esse tempo ser gasto em outra coisa?

A realidade é que quando estamos privados de sono, nos tornamos menos produtivos. Precisamos de 7 a 8 horas de qualidade para ajudar nossas mentes e corpos a se recarregarem para que possam funcionar de maneira ideal. E é aí que a higiene do sono entra em jogo.

"A higiene do sono descreve a prática de ter rotinas muito semelhantes a cada noite e de manhã, a fim de ensinar nossos corpos a adormecer mais rápido, dormir mais profundamente e a se refrescar", escreve William Lipovsky, da Due.

Isso significa ir para a cama na mesma hora todas as noites e acordar ao mesmo tempo. Envolve também a imposição de um “desligamento digital” antes de dormir e a multa de uma atividade noturna que o ajude a relaxar.

7. Priorize.

Miranda Marquit, da Due, sugere que, “se você quer se concentrar na produtividade, é importante priorizar. Dê uma olhada na sua agenda e no seu plano de negócios. O que precisa ser feito hoje? Quais são as tarefas que são importantes para realizar na próxima semana? ”

“Não se deixe desviar por outros itens que parecem surgir do nada. Eu constantemente tenho que me lembrar que um texto não urgente ou uma mensagem no Facebook não precisa ser respondido imediatamente. Eu posso esperar até mais tarde.

“Preste atenção nas prioridades e mantenha o foco nesses itens à medida que avança. Além disso, deixe que seus funcionários saibam quais são as prioridades e recompense-os por manter as prioridades. Dessa forma, é mais provável que você tenha sucesso a longo prazo com produtividade geral ”.

8. Aprenda a dizer "não".

Há momentos em que fazer muitos compromissos com o tempo pode ser benéfico. Por um lado, pode nos ajudar a aprender como lidar com vários compromissos em um. Também nos ensina como administrar nosso tempo e nos mantém ocupados para não perdermos tempo .

No entanto, fazer compromissos com tempo demais também pode sair pela culatra. Isso ocorre porque ele se espalha muito para que você não possa se concentrar nas coisas mais importantes para você. Eventualmente, você vai ter que começar a dizer "não".

Lembre-se, você deve assumir compromissos que sabe que tem tempo e que são importantes para você.

9. Faça pausas.

“Temos apenas 90 minutos de atenção”, diz a repórter e autora do Washington Post Brigid Schulte de “Overwhelmed: Work, Love and Play, quando ninguém tem tempo”. “O cérebro pode se concentrar em qualquer coisa se souber que uma ruptura está chegando” em breve. Escolha sua tarefa mais importante e faça-a primeiro quando sua força de vontade for mais forte e sua mente mais fresca, então planeje dedicar sua atenção em pulsos de 30, 45 ou 90 minutos. Então faça uma pausa.

Schulte acrescenta que mesmo os insights são mais propensos a aparecer quando se faz uma pausa. Então, não pense no tempo que você usa quando vai passear ou sonhar acordado como goofing. Também pode ser tempo bem gasto.

10. Desenvolva inteligência emocional.

Inteligência emocional pode ser definida como “a capacidade de identificar e gerenciar suas próprias emoções e as emoções dos outros”. Assim, o EI pode ser usado na resolução de problemas ou ajudá-lo a se acalmar quando você está trabalhando.

Aqueles com um EI possuem qualidades como não serem perfeccionistas, saberem equilibrar a vida e o trabalho e permanecerem focados. Eles também são auto-motivados, estão cientes de seus pontos fortes e fracos e podem estabelecer limites.

Em outras palavras, ter uma alta EI pode dar um impulso à sua produtividade, uma vez que ajuda você a completar tarefas e atingir metas.

11. Deixe um tempo de buffer entre as tarefas.

Apressando-se de tarefa para tarefa, fica difícil manter o foco e a motivação. Isso porque isso não permite que nenhum tempo de inatividade demore um minuto e reflita e recarregue.

Ao nos permitir o tempo ocioso entre as tarefas, estamos fornecendo uma lufada de ar fresco para nossos cérebros. Quer você esteja sentado em sua mesa sem fazer nada, fazendo uma curta caminhada, meditando ou realizando algum outro exercício de limpeza da mente , sempre dê a si mesmo um pouco de tempo entre as tarefas.

12. Delegar ou terceirizar.

Haverá momentos em que você deseja ou precisa delegar determinado trabalho a outras pessoas. Claro, isso não significa passar todo o seu trabalho importante para outra pessoa. Significa encontrar a pessoa certa para lidar com certas tarefas que não são tão importantes.

Isso é particularmente verdadeiro se a tarefa for mais adequada ao conjunto de habilidades de outra pessoa. Por exemplo, se você não é forte em matemática, talvez delegue ou terceirize tarefas de contabilidade para alguém que mais o faça. Apenas certifique-se de que essa pessoa entenda exatamente o que é esperado deles.

13. Não pense na totalidade da sua lista de tarefas.

Você já revisou sua lista de tarefas pela manhã e sentiu-se completamente sobrecarregado? É obviamente porque a sua lista de afazeres é apenas um pouco pesada. Mas também é porque você está olhando toda a lista – que não vai ficar mais curta até você começar a cruzar os itens.

Em vez de olhar para essa lista na totalidade, concentre-se na única tarefa à sua frente. Esta é uma tarefa única e solitária. Depois disso, passe para o próximo.

Sempre se lembre; dê um passo de cada vez e respire.

14. Acordar cedo.

Eu acordo às 5:15 no ponto . E não é porque eu sou um madrugador maluco. É porque acordar cedo me torna mais produtivo.

Na verdade, pesquisas descobriram que os madrugadores são mais proativos e consistentes. Acordar a primeira coisa de manhã também me permite exercitar, rever meu calendário, recuperar os e-mails e comer de forma saudável. Como resultado, já me sinto calma, colecionada e realizada.

15. Use as ferramentas certas.

Quer saber o segredo para fazer mais coisas? Encontre e use as ferramentas certas.

Isso não significa que você deve exagerar baixando todas as ferramentas que prometem ajudar no gerenciamento do tempo ou na produtividade. Significa encontrar as ferramentas certas para você .