25 dicas para criar um calendário mestre que funciona

Calendário em Calendário Seguir Jun 12 · 13 min ler

Manter o controle e manter-se no topo de tudo o que você precisa fazer não é fácil. É por isso que as pessoas mais produtivas vivem em seus calendários. O problema, no entanto, é que muitas pessoas criam vários calendários para representar diferentes partes de suas vidas.

Você pode ter um calendário que contém todas as suas responsabilidades de trabalho, outro para sua vida pessoal e até mesmo um cronograma separado para eventos como aniversários e aniversários. Com o tempo, pode se tornar um desafio manter-se organizado, porque você está sempre se alternando entre esses calendários. A solução mais natural é criar um calendário principal.

Confiando apenas em um calendário principal, você pode evitar conflitos de agendamento e estar mais bem preparado. Além disso, facilita o agendamento de tarefas e compromissos futuros. E permite que você acesse sua agenda em qualquer lugar, a qualquer momento. Mas, como você pode começar a criar um calendário mestre que funcione?

Aqui estão 25 dicas que você precisa ter em mente ao criar seu próprio calendário principal.

1. Anote tudo.

Antes de criar um calendário principal, você precisa saber exatamente o que deve entrar nele. A única maneira de conseguir isso é listando tudo o que você precisa se concentrar diariamente – tanto no trabalho quanto em casa. Como isso não é uma lista de tarefas, não se preocupe em como esses itens são escritos ou organizados. É apenas um depósito cerebral que permite ver quais atividades consomem seus dias.

Depois de anotar todas as suas tarefas e atividades recorrentes, você pode inseri-las no seu calendário. Saber exatamente o que está no seu Calendário de Tarefas, ajudará você a estabelecer um cronograma para que você possa fazer mais em menos tempo. Se você perceber que costuma realizar reuniões semanais de equipe nas tardes de terça-feira, criaria um evento recorrente para essa reunião toda terça-feira às três da tarde. Esse tipo de programação garantirá que você torne esse evento uma prioridade, além de permitir que você baseie suas tardes de terça-feira em sua reunião.

Como um acréscimo, ele também lhe dá a chance de remover qualquer coisa que perca tempo ou não sirva mais a um propósito. Por exemplo, os eventos semanais de rede podem ter sido relevantes ao iniciar o seu negócio. Agora que seu negócio está estabelecido, esse tempo pode ser gasto de forma mais produtiva, como aprender uma nova habilidade.

2. Mantenha um registro de tempo.

Anotar tudo o que você faz em um dia é apenas a ponta do iceberg. Você também precisa determinar quanto tempo cada uma dessas responsabilidades leva para ser concluída. Isso impede que você subestime ou superestime o tempo que deve reservar. Digamos que essa reunião semanal leve 20 minutos, mas você dedica uma hora a isso. São 40 minutos que você poderia ter gasto em outro lugar.

Outro benefício de acompanhar o seu tempo é que você vai perceber onde você está perdendo tempo. Antes de começar a monitorar meu tempo, gastava pelo menos uma hora por dia em e-mail e mídia social. Não senti que passei tanto tempo nessas tarefas mundanas e improdutivas. Se eu não tivesse encontrado essa informação, eu teria continuado a desperdiçar um tempo precioso todos os dias.

A maneira mais eficaz de controlar seu tempo é mantendo um registro de tempo. Você não precisa fazer isso por um longo período. Às vezes você precisa de uma semana ou duas para determinar como está gastando seus dias. Você pode usar um caderno para listar todas as suas atividades e observar quanto tempo elas demoram. Ou você pode usar uma ferramenta como um quadro de horários ou um aplicativo como Doodle , Toggl ou RescueTime.

3. Estruture seu dia.

Você notou algum padrão depois de analisar seu registro de tempo? Espero que você tenha visto os momentos em que você trabalha melhor ou tem mais energia. Ou, em outras palavras, você é um pássaro cedo ou uma coruja da noite. Saber disso ajudará a identificar quando você deve agendar certas atividades.

Aqui está uma ideia geral de como você pode estruturar seu dia :

  • Comece o seu dia com um ritual matinal. Ao contrário de sair correndo pela porta todas as manhãs, acorde cedo e comece o dia com o pé direito com um ritual matinal. Você pode escolher se exercitar, limpar sua caixa de entrada, ler e planejar seu dia.
  • Coma seu sapo pela manhã. Seu "sapo" é sua tarefa mais importante para o dia. Estudos descobriram que temos mais atenção e foco duas horas depois de acordar. Como tal, suas manhãs devem ser gastas em sua principal prioridade para o dia.
  • Passe suas tardes em tarefas leves e atividades físicas. À medida que o dia avança nossos níveis de energia começam a cair. Em vez de se obrigar a trabalhar em tarefas que envolvem muita energia mental, suas tardes devem ser passadas em atividades físicas e tarefas como reuniões e organização de seus e-mails.
  • Use seu trajeto para fazer um brainstorming. No final, você provavelmente está exausto. Acredite ou não, este é um ótimo momento para apresentar novas idéias, já que é mais difícil para o seu cérebro fazer conexões.
  • Relaxe à noite. Depois do jantar, você precisa relaxar para recarregar para amanhã. Caminhar, ler, meditar, escrever e rever o seu calendário são algumas das melhores maneiras de passar as noites.

4. Seja tão específico quanto você quer ser.

Pessoalmente, meu calendário não é preciso. Por exemplo, eu posso acrescentar “rotina matinal” ao meu calendário das 5:30 às 7:00 da manhã. Porque eu sei como vou gastar esse tempo, não vou escrever toda a minha rotina. Acho que meu calendário ficaria muito confuso se eu acrescentasse tarefas mínimas, como escovar os dentes, tomar café da manhã e fazer exercícios.

Ao mesmo tempo, algumas pessoas preferem listar tudo o que precisam fazer, literalmente. Estes detalhes criam um calendário muito detalhado. Mas isso os ajuda a garantir que eles não se esqueçam de algo importante, não importa quão grande ou pequeno seja.

5. Estabelecer limites.

Fazer e manter limites firmes exige muita autodisciplina. Mas é essencial se você quiser manter um cronograma estruturado. Além disso, protege o seu tempo e impede que outras pessoas coloquem suas prioridades sobre as suas.

Por exemplo, se você programar no seu calendário que estará trabalhando das nove da manhã às 11 da manhã, essa é a única coisa que merece sua atenção. Se um cliente ou amigo em potencial quiser conversar com você durante esse período, você deverá sugerir outra hora quando estiver disponível. Quando estiver em casa durante a noite, não responda a chamadas, mensagens ou e-mails relacionados ao trabalho. Não responder àqueles que o interrompem é a sua maneira de proteger o tempo pessoal que você precisa para cuidar de si mesmo ou para lidar com obrigações pessoais.

6. Familiarize-se com o seu calendário.

Como qualquer outra ferramenta, você precisa passar algum tempo para saber o que sua agenda pode ou não fazer. Desta forma, você tira o máximo proveito do seu calendário. Por exemplo, há vários atalhos de teclado do calendário que você pode usar para adicionar um novo evento rapidamente – isso seria "q" no Google Agenda e ? + N no Calendário da Apple. Além disso, a maioria dos aplicativos de agenda permite que você use linguagem natural para gerenciar seu calendário.

Felizmente, já reunimos alguns guias úteis para ajudá-lo a se familiarizar com seu calendário on-line.

7. Dê seus temas do dia.

Dê uma olhada no seu calendário. Você notará que tudo o que você listou exige habilidades e recursos diferentes que ocorrem em vários locais. Como conseqüência, você acaba perdendo muito tempo valioso. Por exemplo, se você tiver uma reunião todas as tardes, isso significa que você precisa parar de trabalhar em outras tarefas para participar do evento. Há também o tempo necessário para se preparar e possivelmente se locomover. E você também precisa de tempo para mudar o foco da reunião para a próxima tarefa.

Ao criar dias temáticos, você reserva a largura de banda mental, pois sabe exatamente em que está trabalhando e sem ter que mudar de marcha mentalmente. Por exemplo, suas segundas-feiras podem ser gastas em tarefas criativas, como escrever postagens em blogs, terças-feiras seriam quando você agendava todas as suas reuniões e quartas-feiras seriam usadas para marketing e crescimento.

8. Experimente um calendário baseado em zero.

Defendido por Cathryn Lavery e Allen Brouwer, co-fundadores da BestSelf Co., uma abordagem de calendário baseada em zero é essencialmente o princípio de contabilidade para cada hora do seu dia, não deixando nenhum espaço em branco no seu calendário ou agenda, escreve Melanie Deziel. para Inc.com . Cada hora contabilizada garante que “tudo o que você precisa fazer tem tempo reservado e atribuído a ela”.

Como você já listou suas responsabilidades para o dia e as adicionou ao seu calendário, a implementação de um calendário com base zero não deve ser tão desafiador. A chave é estimar quanto tempo cada item leva para ser concluído. De acordo com Lavery, “sem um começo e fim de tempo claros, as tarefas vão consumir muito mais tempo do que o necessário”.

Um calendário baseado em zero também incentiva você a parar de desperdiçar o tempo "no meio". Digamos que você tenha reuniões consecutivas. Você poderia usar os 30 minutos entre essas reuniões para responder a e-mails e se preparar para o próximo compromisso.

Além do mais, esta abordagem pode proteger o seu tempo pessoal, uma vez que obriga a estabelecer limites claros entre o seu trabalho e sua própria vida. "Quantos de nós empurram as coisas que gostamos porque ficamos sem tempo?", Pergunta Lavery. "Um calendário baseado em zero ajuda a resolver isso."

9. Domine a arte do "bloqueio de tempo".

O bloqueio de tempo está simplesmente dedicando uma quantidade específica de tempo a uma determinada tarefa. É uma prática de calendário popular e eficaz, uma vez que reduz multitarefa e distrações. Outro benefício é que ele convence você a fazer pausas para recarregar e refocar.

Por exemplo, no meu calendário, eu bloqueei quatro horas para este artigo. Como concentrei-me apenas em escrever para esse período, desativei todas as notificações para não ser interrompido por e-mails, mensagens do Slack ou textos. Eu também defini um cronômetro para que depois de uma hora eu duraria cinco ou dez minutos. Afinal, só podemos nos concentrar por tanto tempo – geralmente 90 minutos. Foi apenas o tempo suficiente para limpar a minha cabeça e voltar ao artigo.

10. Otimizar o tempo para várias tarefas e eventos.

Nem todas as tarefas e eventos são criados iguais. Tome reuniões como um exemplo. Não há necessidade de reservar uma hora para oferecer conselhos, conversar com alguém ou ter uma ligação de descoberta com um cliente em potencial. Na maioria dos casos, você precisa de apenas 10 a 15 minutos para esses tipos de reunião. No entanto, uma reunião de almoço ou jantar precisará de cerca de uma hora além do tempo de viagem.

11. Inclua buffers de tempo.

Em vez de saltar imediatamente de um item em seu calendário para o próximo, insira buffers de tempo. Estes são blocos de tempo que você usa para pegar um lanche, comutar, preparar ou simplesmente descansar. Por exemplo, se você tem duas reuniões agendadas, você gostaria de colocar uma hora entre elas para acomodar o tempo de viagem, reflexão e preparação.

12. Cronograma de pausas e interrupções.

Como já foi dito, precisamos fazer pausas ao longo do dia. Se você não escreve nestas pausas, há uma boa chance de você saltar de uma coisa para outra. Mais uma vez, precisamos de pausas para dar aos nossos cérebros uma chance de descansar para que você tenha energia suficiente para sobreviver ao dia.

Além disso, não importa o quanto você esteja organizado, haverá interrupções inesperadas , como uma emergência pessoal ou relacionada ao trabalho. Se você tiver algum tempo livre no seu calendário, você pode usar esse tempo para resolver a situação ou empurrar para trás um item da lista de tarefas sem ter que acabar com sua programação.

13. Aproveite ao máximo os campos extras.

Sempre que você criar um novo evento em seu calendário on-line, terá a opção de incluir informações adicionais. Digamos que você acabou de adicionar uma reunião ao seu calendário. Você não apenas deseja agendar a data e a hora, mas também deseja incluir o nome do cliente, as informações de contato e o local do compromisso.

14. Não fique com o tempo padrão do seu calendário.

Independentemente do calendário que você usa, o tempo padrão para a maioria deles é de uma hora. Felizmente, você pode alterar esse tempo para bloquear apenas o tempo necessário para tarefas e eventos específicos.

Por exemplo, se você tiver uma chamada em conferência de 15 minutos, não haverá necessidade de reservar 60 minutos. Em vez disso, altere a hora para 30 minutos para que você tenha tempo suficiente para a chamada. E os outros 15 minutos? Gaste esse tempo para se preparar para a chamada e anote as ações a serem tomadas a seguir.

15. Codifique com cores o seu calendário.

Como existem muitos itens no seu calendário, pode se tornar um incômodo diferenciar rapidamente todos eles. A solução mais natural é codificar em cores o seu calendário. Você pode usar vermelho para todas as suas tarefas relacionadas ao trabalho, azul para reuniões e verde para obrigações sociais.

Para ajudar ainda mais as datas e prazos essenciais, você também pode usar negrito ou todas as letras maiúsculas. Agora você pode olhar seu calendário e saber exatamente quais são suas prioridades para o dia, a semana ou o mês.

16. Defina alertas e lembretes estrategicamente.

Mesmo que você tenha feito questão de rever seu calendário logo pela manhã, ainda há uma boa chance de que algo de importância lhe escorregue. A boa notícia é que a maioria dos calendários permite criar lembretes como quando você deveria fazer uma pausa ou partir para uma reunião de negócios.

Receber um lembrete, seja por e-mail ou notificação por push, é uma maneira simples de acompanhar e garantir que você nunca se esqueça de uma tarefa ou evento.

17. Use uma combinação de ferramentas.

Quando se trata de criar um calendário principal, não existe uma abordagem de tamanho único. Por causa disso, você deve usar uma combinação de ferramentas para manter seu calendário funcionando de forma suave e eficiente.

Digamos que você use o Google Agenda. É quase uma ferramenta perfeita. No entanto, existem outras soluções mais adequadas para ações específicas. O Calendário pode lidar com todas as suas necessidades de agendamento, pois elimina as comunicações de retorno e faz sugestões inteligentes de reuniões. Ferramentas de gerenciamento de projetos como Basecamp e Trello podem manter sua equipe na mesma página enquanto trabalha em um projeto significativo para um cliente.

18. Capture informações em tempo real.

Tenho certeza de que, ao longo do dia, você tem várias novas ideias em sua mente. Há também novas tarefas e solicitações de tempo que precisam ser adicionadas ao seu calendário. Se você não quiser esquecer todas essas informações, certifique-se de capturá-las imediatamente. Isso não significa que você tenha que adicioná-lo ao seu calendário agora. Significa apenas escrevê-lo para que ele possa ser inserido no seu calendário.

19. Adicione novos eventos e tarefas apenas se eles servirem a um propósito.

Falando de novos eventos e tarefas, certifique-se de que eles tenham um propósito antes de agendá-los. Desta forma, o seu calendário não está cheio de atividades que desperdiçam tempo. Por exemplo, antes de concordar com uma reunião, certifique-se de que ela esteja alinhada com suas metas. Também deve haver uma agenda que inclua detalhes como o objetivo da reunião, quanto tempo levará e quando e onde ocorrerá.

20. Importe e sincronize todos os seus outros calendários.

Se você usa vários calendários , importe e sincronize-os com sua agenda principal para não precisar alternar entre calendários ou aplicativos. Além de economizar tempo, isso também impede que conflitos de agendamento aconteçam. Por exemplo, se você planejou se encontrar com seu melhor amigo e solicitou a participação em uma função comercial ao mesmo tempo, perceberia imediatamente esse conflito porque seus calendários pessoais e de trabalho são sincronizados.

Se você estiver usando um calendário, isso não é uma dor de cabeça. No entanto, fica complicado quando você deseja sincronizar seu Google Agenda com seus calendários do Outlook ou da Apple. Isso significa que é impossível? Absolutamente não. Pode ficar um pouco mais complicado.

Além disso, você também deve conectar sua agenda a ferramentas como o Slack ou assistentes de voz, como o Google Home .

21. Não guarde o seu calendário para si mesmo.

Compartilhar sua agenda com sua família e colegas de trabalho é uma maneira infalível de manter todos em sua vida na mesma página. Felizmente, a maioria dos calendários pode ser compartilhada por e-mail ou por um link incorporado. Apenas certifique-se de compartilhar o calendário certo com as pessoas certas. Não há razão para que seus funcionários saibam como você está gastando seu tempo fora do local de trabalho.

22. Permitir que as pessoas agendem no seu calendário.

Não é incomum a maioria das pessoas contratar alguém como um assistente virtual para gerenciar seu calendário. Ou você pode obter um calendário de agendamento assistido por IA. Você pode decidir quem pode agendar sua agenda, como membros da família, amigos, parceiros de negócios e clientes.

23. Mantenha o calendário em um local central.

Por causa da nuvem, você não deve ter nenhum problema em ter sua agenda em um local central, pois pode acessar sua agenda em seu smartphone, tablet ou computador. Essas pessoas terão acesso desde que você tenha acesso a elas.

Se você ainda quiser usar um calendário em papel, imprima uma cópia e coloque-a em um local onde sua família ou equipe possa visualizá-la. Melhor ficar com uma cópia digital.

24. Revise os calendários desta semana (e das próximas semanas).

Todo domingo à noite eu reviso meu calendário para ver o que realizei na semana anterior. Isso me dá uma idéia melhor do que eu realizei e como eu quero gastar meu tempo indo em frente. Além disso, ele me permite perceber se existem conflitos ou itens que acredito não serem relevantes. Se assim for, posso abordá-los imediatamente antes de se tornarem um problema.

25. Teste e revise sua programação.

Você gastou muito tempo criando e aderindo à sua agenda e calendário. Mas isso não significa que seja permanente. Na verdade, depois de aproximadamente um mês, você deve revisar sua agenda para ver se ela está organizada e produtiva. Caso contrário, você precisará fazer alguns ajustes.

Além disso, as prioridades estão mudando constantemente. Se você não abordar essas alterações, seu calendário principal não estará ajudando efetivamente. Pode se tornar um obstáculo, já que você está se concentrando nas coisas erradas na hora errada.

Texto original em inglês.