3 erros de contabilidade de alto nível de empresas iniciantes e em crescimento

Um guia do CFO para corrigi-los

Scott Hoover Blocked Unblock Seguir Seguindo 10 de janeiro

O novo negócio médio tem um site fantástico, uma grande rede de contatos, uma bela linha de produtos … e um plano muito limitado para a contabilidade. De fato, a maioria dos empresários admitiria abertamente suas deficiências contábeis.

Eu acho que se eu perguntasse a um time de inicialização médio o que eles acham que são suas fraquezas contábeis específicas, a lista ficaria assim:

  • É junho, e a última vez que pegamos os livros foi em fevereiro.
  • A linha de crédito no balanço não parece correta.
  • Aliás, a maioria dos saldos no balanço não parece correta.
  • O relatório de contas a receber mostra 6 clientes com saldos devidos, mas 4 deles pagaram integralmente há muito tempo.

Todos esses problemas são relacionados a transações e podem ser corrigidos com um bom contador e um pouco de trabalho pesado.

Os 3 erros de contabilidade de alto nível são problemas fundamentais que a maioria dos empreendedores nem sabe que eles têm . Felizmente, nas mãos certas, esses erros de alto nível normalmente levam menos tempo para serem resolvidos do que os problemas transacionais na lista acima.

Os 3 erros de contabilidade de alto nível

Blunder 1. Baseando demonstrações financeiras internas na declaração de imposto .

A maioria das empresas começa com softwares de contabilidade simples para rastrear receitas e despesas para fins fiscais. Assim, os relatórios financeiros no Xero ou no QuickBooks correspondem ao retorno de imposto. Enquanto isso pode ser bom para uma pequena startup, como o negócio escala, deve abandonar a contabilidade fiscal em favor de contabilidade gerencial para relatórios financeiros internos.

Um exemplo de uma diferença importante entre administração e contabilidade fiscal é a depreciação . O IRS atualmente permite que a maioria das empresas de pequeno e médio porte gastem integralmente o valor de um caminhão basculante de US $ 150.000 no ano da compra.

Foto de RonaldPlett no Pixabay

Embora isso possa fazer sentido por razões fiscais, do ponto de vista da gestão interna, não faz sentido descartar um caminhão basculante de US $ 150 mil no ano em que você o compra. Você vai querer gastá-lo lentamente (depreciá-lo) ao longo de sua vida útil, que pode ser de 5 ou 10 anos.

Outra diferença comum é a contabilidade de caixa vs. contabilidade de exercício. O IRS permite que muitas pequenas e médias empresas calculem seu lucro tributável com base no dinheiro recebido dos clientes e em dinheiro pago aos fornecedores. Novamente, isso pode ser bom para impostos, mas para finanças internas pode ser muito distorcedor.

Erro 2 . Baseando demonstrações financeiras internas em Princípios Contábeis Geralmente Aceitos (GAAP) .

Espere ai! Eu posso ouvir meus colegas de contabilidade chegando para o ar. Se a empresa está usando o GAAP, eles já estão bem à frente de todos os outros. Por favor, não os desencoraje !

Muitas empresas passam da base fiscal para as financeiras baseadas nos GAAP à medida que amadurecem. O GAAP é basicamente necessário para demonstrações financeiras que vão para credores e investidores.

Assim como as finanças fiscais, as demonstrações financeiras GAAP são estruturadas para agradar pessoas de fora da empresa . O GAAP faz um trabalho melhor de produzir relatórios financeiros úteis para um empreendedor, mas muitas vezes não é um trabalho suficientemente bom.

Para fins internos, você é livre para organizar suas finanças como quiser. Como exemplo, o GAAP exige que a depreciação do equipamento de fábrica seja incluída no custo das mercadorias vendidas (COGS). O COGS é subtraído das vendas para determinar a margem bruta . Para um fabricante, o percentual de margem bruta é uma das métricas mais importantes a serem observadas.

Foto por Crystal Kwok em Unsplash

Aqui está o problema: a depreciação é geralmente um custo fixo todo mês . Digamos que sejam US $ 10.000 por mês. Se as vendas forem de US $ 200.000, a despesa de depreciação será de 5% das vendas. Se as vendas caírem para US $ 100.000, a depreciação será agora de 10% das vendas. A margem bruta cairá 5% simplesmente porque as vendas estão em baixa .

A queda de 5% não é por descontos de preço ou funcionários ineficientes da loja. É uma matemática simples que acontece quando você tem um custo fixo como a depreciação incluída na fórmula da margem bruta. Para ajudar a suavizar as margens, você pode tirar a depreciação do COGS e transferi-la para a seção fixa de custos indiretos de suas demonstrações financeiras internas.

Ou não se mexa. Essa é a beleza de personalizar suas finanças para gerar as métricas necessárias para administrar seus negócios. Não tenha medo de ser criativo!

Blunder 3. Correndo com um plano de contas pouco desenvolvido.

O plano de contas é o alicerce (frequentemente negligenciado) das demonstrações financeiras. O significado de seus relatórios financeiros é diretamente proporcional ao cuidado que você dedica ao desenvolvimento de seu plano de contas.

Simplificando, o plano de contas é a lista de intervalos para os quais você codifica transações financeiras. Por exemplo, você pode ter uma grande conta de despesas chamada "Custo de mercadorias vendidas" em que todos os materiais, mão de obra e despesas gerais de produção entram (não é recomendado). Ou, você pode ter 1.000 contas em sua seção Custo de mercadorias vendidas (também não recomendado, a menos que você seja a Ford Motor Company).

Refinar seu plano de contas é possivelmente o passo mais eficaz que você pode dar para melhorar rapidamente a clareza e a precisão financeira. Aqui está um guia prático separado para este ponto. Se você não tem tempo ou paciência para fazer isso sozinho, um projeto de plano de contas também é fácil de terceirizar .

Ponto final

Empresas e organizações bem administradas quase que universalmente investem em boas práticas contábeis. Esse investimento paga dividendos de longo prazo na forma de relatórios altamente úteis para a tomada de decisões estratégicas.

Eu listei 3 erros diferentes, mas consertar todos os 3 deles realmente se resume a um ponto: Reinicie o seu plano de contas para se adequar à sua empresa . Se você fizer isso corretamente, a fundação está pronta para uma contabilidade robusta que pode fazer toda a diferença no futuro da sua inicialização.