5 dicas para ajudar a digitalizar seus processos de pagamento de fornecedores

John Boitnott Segue 30 de maio · 4 min ler

Muitas empresas estão participando de uma grande transformação digital , reprojetando processos de pagamento de fornecedores, de métodos tradicionais de papel para soluções de pagamento digital.

Os benefícios de se tornar digital são de grande alcance, afetando os departamentos de RH a marketing e vendas. As empresas podem economizar tempo e dinheiro, melhorando a velocidade e obtendo maior precisão.

Há muitas etapas que uma empresa deve tomar para digitalizar seu processo de contabilidade, incluindo o sistema de pagamento do fornecedor (contas a pagar). Aqui estão cinco dicas que podem ajudá-lo a garantir uma migração perfeita do papel para pagamentos de fornecedores digitais:

1. Entenda porque funciona.

Para obter o melhor retorno sobre o investimento, uma organização deve entender como e por que digitalizar os pagamentos de seus fornecedores.

Você pode ter muitas dúvidas sobre a adoção de um novo processo para pagamentos de fornecedores . Você está preocupado com uma possível perda de controle sobre o processo? A tecnologia protegerá seus dados? Tomando o tempo na frente para aliviar suas preocupações irá ajudá-lo a bordo.

Para ilustrar melhor por que as soluções de pagamento de fornecedores digitais funcionam, uma empresa deve retornar ao processo existente. Determine quanto tempo leva para lidar com cada fatura do fornecedor e quanto custa a empresa em termos de mão de obra, materiais e tempo.

Compartilhar essas informações com o departamento de contabilidade também ajudará você a obter o buy-in. Isso motivará a equipe a migrar para um processo de pagamento de fornecedor digitalizado. É importante destacar como o processo reduz suas tarefas sem tirá-las de um emprego.

2. Use um sistema de pagamento de fornecedor baseado em nuvem.

Esta é uma abordagem ideal para tirar todos os seus arquivos em papel e convertê-los em uma plataforma digital. Muitos dos sistemas de contas a pagar (AP) baseados em nuvem fornecem uma maneira de digitalizar todas as contas de papel para ajudar a configurar um registro do pagamento anterior.

No futuro, os pagamentos de fornecedores digitais também permitem que as empresas simplesmente enviem por email suas faturas para facilitar o rastreamento, a manutenção de registros e o pagamento. Usar um sistema baseado em nuvem significa que qualquer pessoa encarregada da responsabilidade de pagar faturas de fornecedores pode fazer isso de qualquer dispositivo que possa fazer login no sistema da empresa. O resultado é pagamentos mais rápidos de fornecedores. Isso ajuda muito a desenvolver um relacionamento duradouro com essas empresas ou indivíduos.

3. Identifique uma solução de pagamento de fornecedor digital com recursos escalonáveis.

Embora o componente principal de um processo de pagamento de fornecedor envolva uma fatura e pagamento, há muitas tarefas relacionadas que são críticas para o sistema de pagamento do fornecedor digital.

Procure uma solução que ofereça recursos de gerenciamento de documentos para arquivar e rastrear faturas e registros de pagamento. O processo de pagamento do fornecedor digital deve oferecer automação do fluxo de trabalho para reduzir o tempo de trabalho e as trilhas de auditoria automáticas para revisar os processos de pagamento e as contas do fornecedor.

Além disso, os fornecedores podem selecionar vários métodos de pagamento, como ACH ou eChecks. O acesso móvel e a integração com outros tipos de sistemas contábeis também garantem que o processo de AP digital se encaixe em uma organização.

4. Use fluxos de trabalho automatizados para proteger os dados e registros de pagamento do fornecedor digital.

Ao usar um sistema de pagamento de fornecedores de papel, uma empresa pode ter tido um fluxo de trabalho informal. Embora o fluxo de trabalho garanta que o processo de pagamento do fornecedor envolva os tomadores de decisão certos, ele pode não ter sido seguro o suficiente para proteger as informações ou facilitar o pagamento rápido.

A transformação para soluções de pagamento digital não acontecerá da noite para o dia. Esteja preparado para dedicar o tempo, o planejamento cuidadoso e o trabalho em equipe que a digitalização do processo de pagamento do fornecedor exige.

Por exemplo, em um sistema de pagamento de fornecedor tradicional, uma empresa recebe uma fatura de um fornecedor e, em seguida, um funcionário que usou o fornecedor confirma o valor da fatura. Em seguida, a fatura vai para o departamento de contas a pagar. Se a fatura for superior a um determinado valor, também poderá ir a um executivo da empresa aprová-lo antes de ser devolvido ao AP para pagamento.

Embora pareça básico, o problema é que, se alguém nesse fluxo de trabalho não estiver disponível, a fatura não será processada. Posteriormente, não há como auditar essas faturas para entender como o fluxo de trabalho afetou os ciclos de pagamento e o desempenho.

É por isso que é crucial aproveitar as ferramentas de fluxo de trabalho automatizadas que fazem parte do processo de pagamento do fornecedor digital. Quando a equipe e os fornecedores aprendem a usar um sistema de pagamento de fornecedor digital, as faturas são movidas eletronicamente por meio do fluxo de trabalho automatizado para chegar à pessoa apropriada. O sistema obtém a aprovação necessária antes de transferir a fatura para o restante dos links na cadeia do fluxo de trabalho. Com o rastreamento automático de fluxos de trabalho, também é possível aproveitar um processo de auditoria preciso.

5. Comece a integrar para uma produtividade otimizada.

Embora o processo de pagamento do fornecedor digital já sobrecarregue parte do trabalho de contabilidade, o próximo passo é aumentar o nível de produtividade e ajudar a economizar mais , integrando-o a outras ferramentas.

Como todas as tarefas de contas a pagar participam da estrutura financeira geral, comece pelo sistema contábil. A integração pode ajudar a evitar dupla entrada de dados, eliminar erros humanos, manter uma visão mais precisa do desempenho financeiro da empresa e simplificar todo o processo de contabilidade.

Procure outras ferramentas para integrar, incluindo os métodos de processamento de pagamentos, como soluções de pagamento de contas online e móveis, contas bancárias comerciais e software de verificação de segurança e identidade .

Tempo, planejamento e comunicação

A transformação para soluções de pagamento digital não acontecerá da noite para o dia. Esteja preparado para dedicar o tempo, o planejamento cuidadoso e o trabalho em equipe que a digitalização do processo de pagamento do fornecedor exige.

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