5 maneiras de dar um feedback melhor via e-mail

Hollie Bradbury Blocked Unblock Seguir Seguindo 2 de janeiro

Tudo parece tão óbvio que eu sei, mas me ouça.

Eu cortei meus dentes em uma agência de marketing digital. Lado de agência de trabalho significa que por natureza eu trabalho em várias contas cada. solteiro. dia. De um modo geral, estou girando essas placas e direcionando minha atenção para diferentes projetos e pessoas diferentes em todos os momentos. Eu nunca posso me concentrar em apenas um aspecto do meu trabalho – eu tenho que ser extremamente organizado e ágil.

Comecei minha carreira como redatora de conteúdo em tempo integral apoiando várias marcas B2B e B2C. Depois de alguns anos, encontrei-me evitando o mundo enigmático, mas ambíguo, do marketing de influenciadores , mais uma vez trabalhando com uma mistura de clientes, desde marcas de moda online até uma empresa de fabricação de colchões que vêm em uma caixa, você sabe.

Esse histórico variado de clientes me deu algumas ideias brilhantes ao trabalhar ao lado de pessoas diferentes, sejam elas uma equipe da marca, outra agência parceira ou influenciadores que produzem criativos para uma dessas marcas mencionadas anteriormente. Por causa disso, recebo muitos tipos e estilos diferentes de feedback. Alguns desses comentários são bem pensados e muito úteis no progresso do projeto e, em outras ocasiões, não são.

Quando o feedback é bem dado, todo o projeto é capaz de funcionar de maneira muito mais suave. Por causa disso, o relacionamento cliente / agência definitivamente se beneficia.

Por que as pessoas dão feedback ruim?

Em muitos casos, o “mau feedback” deriva de vários fatores subjacentes. Talvez um cliente não compreenda completamente os objetivos do projeto, como ele está sendo executado ou como será medido. Feedback ruim também pode surgir se a equipe da agência não for organizada e transparente sobre as entregas e cronograma do projeto.

No geral, o feedback ruim surge principalmente de uma comunicação deficiente e de um local de confusão. Como é que alguém deve dar um feedback útil e valioso se não entender realmente o que está a tentar dizer, o que pretende alcançar ou, pior, o que realmente está a acontecer?

Então, o que exatamente constitui um "feedback ruim"?

Quando digo "feedback ruim", não quero dizer feedback negativo (chegaremos a esse ponto em breve), o tipo de feedback ruim ao qual estou me referindo é quando comentários, perguntas e / ou críticas sobre um projeto não são transmitidos com clareza e a equipe não pode avançar.

Exemplos incluem…

  • Vários e-mails, todos contendo informações diferentes

Embora isso nem sempre seja negativo, as informações podem ser duplicadas, as pessoas certas podem não ser copiadas para os e-mails ou, o que é pior, ficar faltando em algumas das cadeias de comunicação. Trabalhar dessa maneira é frustrante.

  • Um bloco grande e desorganizado de texto que torna difícil decifrar onde um ponto começa e outro ponto termina.
  • Não chegar ao ponto rapidamente, com medo de ferir os sentimentos de alguém.
  • Uma longa lista de pontos sem direção real ou pontos acionáveis.

O pior de tudo é nenhuma resposta ao feedback em tudo. Isso pode ser devido à falta de tomada de decisão do cliente, talvez eles não tenham certeza de como reagir e, assim, não reagem e o projeto pára.

Um problema comum para equipes de agências e freelancers trabalhando em projetos de clientes é que 90% do tempo, as pessoas não sabem o que quer até que eles tenham visto o que não quer.

Então, como podemos facilitar o processo de feedback? Nem sempre é possível organizar uma reunião cara a cara, talvez não haja tempo para pular em uma ligação? Para manter as coisas em movimento, o feedback tem que ser compartilhado via e-mail e…

Aqui estão 5 maneiras de garantir que você está dando um feedback valioso via e-mail …

1. Organize seu feedback usando títulos em negrito e marcadores

Sempre que possível, separe seu feedback em seções usando um bom cabeçalho em negrito. Em seguida, use marcadores em cada seção para diferenciar ideias, comentários e perguntas. Isso garante que menos informações sejam perdidas e facilita muito mais a sua resposta.

2. Assegure que todos que precisam ser sejam copiados no loop de feedback

Isso parece muito simples eu sei, mas mais comumente, as coisas ficam confusas quando todos que precisam ser incluídos, não são incluídos na cadeia de e-mail. A informação é perdida, o projeto avança e ninguém sabe o que é o quê.

Mantenha-se coeso ao dar feedback e a todos em CC. É melhor concordar com um ponto de contato que seja capaz de reunir coletivamente os pensamentos de todos e responder em um e-mail claro. Receber muitas respostas, de muitas pessoas, causa atrasos e a temida confusão. Quando o feedback foi compartilhado, é sensato acompanhar com pontos acionáveis por escrito para garantir que todos saibam quem é responsável por quê.

3. As capturas de tela podem ser muito úteis, incluí-las sempre que possível

Compartilhar feedback, especialmente por e-mail, pode rapidamente tornar-se confuso. Esse é especialmente o caso quando fios são cruzados, talvez quando a terminologia é usada incorretamente, ou o que alguém está falando não é completamente explicado ou sinalizado. Para evitar isso e ilustrar exatamente o que você está falando, sempre que possível, inclua capturas de tela em todo o e-mail de feedback.

4. É melhor ser honesto do que bater em torno do arbusto

No final das contas, todo mundo que trabalha em um projeto, seja qual for, quer ter certeza de que é um sucesso. É uma boa prática dar um feedback honesto, mesmo que isso signifique ser crítico. Se você bater em torno do arbusto, o projeto será adiado e os relacionamentos sofrerão. É muito melhor ser sincero e honesto ao dar feedback, se você não gosta de algo, não entende algo, ou sente que a saída simplesmente não é o que você estava esperando, deixe que seja conhecido!

O que me leva ao meu ponto final …

5. Encontre equilíbrio no feedback positivo e negativo que você compartilha

Já estabelecemos que é muito importante ser honesto quando compartilhamos feedback. No entanto, é igualmente importante tentar equilibrar qualquer feedback negativo com alguns comentários positivos sempre que possível. Isto não só mantém os níveis de equipe de moral, mas também é muito útil para delinear o que você faz como sobre a saída de modo que possa ser repetido.

@holliebradbury