5 maneiras de manter um calendário magro e médio

Calendário em Calendário Seguir Jun 19 · 3 min ler

Quando foi a última vez que você realmente olhou para o seu calendário. Foi claro e organizado? Ou se parecia mais com um quebra-cabeça de compromissos e reuniões sobrepostos? Precisamos fazer um calendário enxuto e mesquinho.

Se foi o último, então você tem algum trabalho a fazer. Afinal de contas, manter seu calendário enxuto e mesquinho é a maneira mais eficaz de garantir que você continue sendo produtivo.

Mas, como você pode simplificar seu calendário para garantir que ele fique organizado? Comece com estas cinco técnicas.

1. Agilize sua programação.

Sempre que você agendar uma reunião ou evento social com mais de uma pessoa, verifique se está usando uma ferramenta de agendamento on-line, como o Google Agenda . É muito mais eficaz e simples do que jogar com mensagens de e-mail ou jogar tag de telefone.

Basta avisar o Google Agenda quando houver disponibilidade e, em seguida, criar um link compartilhável. Compartilhe-o via e-mail ou incorpore em seu site. A outra parte escolhe a hora que funciona melhor para eles e o evento é adicionado ao seu calendário.

2. Consolidar.

Tente criar o hábito de usar apenas uma ferramenta como o local central de sua programação. Dessa forma, você evita qualquer problema de reserva dupla e confusão geral.

Pessoalmente, o Google Agenda é a minha opção preferida.

É popular para ser facilmente compartilhado com outras pessoas. Ele permite que você crie eventos, tarefas e lembretes facilmente. E, como é legal, com IFTTT e Zapier, ele pode automatizar praticamente tudo para você.

Por exemplo, você pode transformar automaticamente os eventos do Google Agenda em tarefas do Todoist. Ou receba atualizações meteorológicas, acompanhe check-ins do Foursquare ou agende os tweets. As possibilidades são infinitas.

3. Eliminar compromissos back-to-back.

Reuniões consecutivas são normais no mundo dos negócios . No entanto, ir de uma reunião diretamente para outra garante que você chegará atrasado para a segunda reunião. Ou, mesmo se você chegar a tempo, você não terá tempo para se preparar.

Isso porque as reuniões têm uma tendência a serem executadas depois do planejado originalmente. Portanto, é do seu interesse eliminar essas reuniões consecutivas. Se você fizer isso, pelo menos, ter um pouco de tempo de buffer para permitir a viagem, preparação ou um momento para reunir seus pensamentos.

Além disso, você deve manter suas reuniões o mais curtas possíveis para evitar apressar-se de uma para outra. Não é apenas frustrante. Pode envenenar sua produtividade também.

4. Declutter seu calendário.

Rashelle, também conhecido como The Order Expert , tem três maneiras fáceis de você organizar seu calendário.

Primeiro, pare de preencher seu calendário com atividades de minuto. "Esse conselho pode ser uma surpresa, mas há algumas boas razões para isso", diz Rashelle.

“A primeira é que escrever todas as atividades durante o dia faz seu calendário parecer mais desordenado do que realmente é.

“Em segundo lugar, ter cada minuto do seu dia planejado pode fazer com que você se sinta sobrecarregado ou pressionado a fazer as coisas.”

“E, em terceiro lugar, já que você provavelmente tem algumas atividades diárias que são como uma segunda natureza para você, não há razão real para gastar seu tempo escrevendo tudo.”

Rashelle também sugere que você mova tarefas do seu calendário para uma lista de tarefas separadas. Dessa forma, "você pode ver exatamente onde suas reuniões, compromissos, tempo de viagem e horário de trabalho estão dentro de sua programação".

“Uma maneira fácil de organizar um calendário é separar certos dias da semana para cuidar de tarefas específicas. Isso permite que você tenha blocos de tempo dedicados a uma tarefa específica, seja reuniões, tarefas administrativas, tarefas em execução ou tarefas de execução ”, acrescenta.

5. Não há problema em dizer "não" – mesmo que você já tenha dito "sim".

Só porque algo está agendado no seu calendário não significa que está definido em pedra.

Digamos que você planejou uma teleconferência com um cliente em potencial. Então você descobriu de um colega que eles são problemas ou uma emergência familiar apareceu. Você sempre pode cancelar ou adiar essa chamada.

Naturalmente, certifique-se de avisar a outra parte da mudança nos planos.

Como você mantém seu calendário enxuto e malvado?