7 dicas profissionais para criar a lista de tarefas perfeita

Escrever uma lista de tarefas parece fácil – basta anotar todas as suas preocupações e tarefas em uma folha de papel … O que poderia ser tão difícil? A verdade é que há uma grande diferença entre escrever uma lista de tarefas e escrever uma lista de tarefas efetiva .

Calendário Bloqueado Desbloquear Seguir Seguindo 24 de novembro de 2018

Porque uma lista de tarefas eficaz é mais do que apenas escrever uma lista interminável de coisas que você espera que sejam feitas. De fato, envolve priorização, gerenciamento de tempo e autodiscidência. Para atingir o pico de produtividade e realmente deixar as coisas riscadas na sua lista, você precisa ser realista com sua lista de tarefas e com a maneira como você cria. Felizmente, há uma série de truques e dicas que você pode tentar para criar a lista de tarefas perfeita para ajudá-lo a fazer tudo.

Do uso do planejamento “se-então” para marcar seus “MITs”, aqui estão sete dicas de lista de tarefas a serem feitas por profissionais para elaborar a lista de tarefas perfeita:

1. Não se sobrecarregue com as tarefas.

Segundo a pesquisa , 41 por cento dos itens de tarefas nunca são concluídos. É por isso que é extremamente importante ser realista ao escrever sua lista de tarefas e apenas anotar os itens que você planeja concluir naquele dia. Lembre-se sempre de que há outros dias da semana para fazer as coisas, então planeje seu tempo de acordo com isso.

2. Use o planejamento “se-então”.

Anotar seus projetos é um ótimo primeiro passo. No entanto, ao escrever uma lista de tarefas verdadeiramente eficaz, é importante dividir cada etapa de um projeto para que você possa acompanhar seu progresso e criar uma linha do tempo realista para quando algo for concluído. Também é vital se concentrar em ações específicas, em vez de objetivos vagos. Para ajudar você a criar uma lista de tarefas detalhada e acionável, a Psychology Today sugere o uso do planejamento “se-então”. Se-então o planejamento não só ajuda a descobrir o que você precisa fazer, mas também quando e onde você o fará. O formato geral de uma declaração if-then é:

“Se (ou quando) XYZ ocorrer, então eu vou XYZ.”

Por exemplo, "Se for terça-feira de manhã, vou fazer o check-in com todos os meus subordinados diretos".

Se-então o planejamento ajuda a torná-lo responsável pelo seu trabalho e obriga você a fazer as coisas, mesmo quando você não se sente assim.

3. Escreva as coisas.

Embora muitas pessoas optem por aplicativos e dispositivos tecnológicos especiais para ajudar em suas tarefas diárias, a pesquisa descobre que, na verdade, é melhor seguir o caminho antigo e comprar uma caneta e um papel. De acordo com um estudo recente de professores da Universidade de Princeton e da Universidade da Califórnia, em Los Angeles, escrever as coisas força uma pessoa a ser seletiva com suas anotações, e essa camada extra de material de processamento a torna mais memorável.

Assim, escrevendo as coisas que você precisa fazer todos os dias, você está ajudando a desenhar uma imagem mental de como deve ser seu dia.

4. Divida sua lista em seções.

Com tantas coisas em mente, pode ser difícil eliminar o ruído e priorizar o que precisa ser feito. Robert Pozen, professor do MIT e autor de Extreme Productivity: Aumente seus resultados, reduza suas horas , sugere dividir sua lista em seções. Para Pozen, isso significa dividir sua lista de tarefas em três listas menores. Sua primeira lista incorpora eventos, reuniões e telefonemas que ele deve atender naquele dia; o segundo lista o que ele espera que seja feito durante essas nomeações; e o terceiro é para todas as tarefas pendentes que ele precisa fazer, mas não tem espaço em seu calendário. Quando ele tiver tempo de inatividade, ele começará a trabalhar na terceira lista.

5. Use o método “SUG”.

Quando se trata de listas de tarefas, a priorização é a chave. Se você não está priorizando corretamente, há uma boa chance de você estar lutando para eliminar itens da sua lista. Para ajudar, o empreendedor e autor David Nour compartilha sua abordagem que ele chama de método “SUG”, que significa “seriedade, urgência e crescimento”. Antes de escrever sua lista de tarefas, faça a si mesmo três perguntas para cada tarefa:

  1. Seriedade: Quão importante é essa tarefa ou problema?
  2. Urgência: Quanto tempo demora para concluir?
  3. Crescimento: esta questão vai piorar se eu esperar para resolver isso?

Em seguida, organize as três categorias “SUG” em colunas e classifique “alto” ou “médio” para seriedade e urgência, e “sim” ou “não” para crescimento. Quando terminar, você terá um gráfico de tarefas priorizadas para começar.

6. Marque seus MITs.

Josh Kaufman, autor de The Personal MBA , recomenda marcar seus "MITs", que significa "tarefas mais importantes". Depois de criar sua lista de tarefas, examine-a e marque duas ou três tarefas como "MITs". tarefas que devem ser feitas com absoluta certeza naquele dia, porque elas produzirão os resultados mais significativos e terão prioridade sobre as outras tarefas.

7. Crie uma lista "concluída".

Busyness nem sempre se traduz em realização. E de vez em quando, há dias em que você provavelmente se encontra correndo para reuniões de última hora, pulando em chamadas telefônicas e respondendo e-mails. E no final do dia, você se pergunta: o que eu fiz hoje?

Para obter uma solução para essa questão, comece a criar uma lista de tarefas, além de sua lista de tarefas. Uma lista completa incluirá uma lista de cada pequena vitória e conquista do dia. Como explica o empreendedor de tecnologia e investidor Marc Andreessen, “toda vez que você faz alguma coisa, você consegue anotá-la e obtém aquela pequena pressa de endorfinas que o mouse recebe toda vez que aperta o botão em sua gaiola e obtém um pote de comida”. Pesquisas mostram que refletir sobre o que você conseguiu na verdade o torna mais produtivo ao aumentar as endorfinas, o que acaba por aumentar os níveis de energia.

Tags: produtividade , cronograma , gerenciamento de tempo