8 Estratégias Apoiadas pela Ciência para Reuniões Mais Produtivas

Calendário em Calendário Seguir Jan 29 · 5 min ler

Nós gastamos muito tempo em reuniões . Na verdade, os americanos sozinhos realizam 11 milhões de reuniões por dia. Isso resulta em 55 milhões de reuniões por semana e 220 milhões de reuniões por ano.

O problema, no entanto, é que muitas reuniões são improdutivas. Isso porque os participantes são multitarefas, sonham acordados ou cochilam. Isso está desperdiçando tempo e dinheiro valiosos – alguns descobriram que reuniões improdutivas custam mais de US $ 37 bilhões por ano .

Felizmente, você pode corrigir esse problema usando as oito estratégias apoiadas pela ciência a seguir para ter reuniões mais produtivas.

1. Defina reuniões por 15 minutos ou menos.

A duração média da reunião é de 31 a 60 minutos. E isso é muito tempo. O motivo? Nós simplesmente não temos o tempo de atenção.

É por isso que o TED Talks não ultrapassa a marca dos 18 minutos. Como explica o curador do TED, Chris Anderson, “[18 minutos] é longo o suficiente para ser sério e curto o suficiente para prender a atenção das pessoas”.

Além disso, consumir muita informação está drenando seu cérebro – mesmo que você esteja apenas ouvindo alguém falar. Também foi descoberto que retemos mais informações quando recebemos em menos tempo.

A boa notícia é que você pode ajustar sua reunião. Se você tiver um dia agitado, agende uma reunião de 10 minutos. Se você precisar de alguns minutos extras para explicar um projeto, bloqueie 20 minutos. Apenas lembre-se de manter suas reuniões tão curtas quanto possível.

2. Convide menos pessoas.

Jeff Bezos tem algo chamado “regra das duas pizzas”. Eu queria que isso significasse que todas as reuniões deveriam incluir pizza, mas isso realmente significa que se seu time não puder ser alimentado com duas pizzas, seria muito grande. É assim que a Bezos consegue manter as reuniões produtivas – apenas convidando as partes interessadas essenciais.

Este não é exatamente um novo conceito. Em 1957, o historiador naval britânico C. Northcote Parkinson surgiu com a lei da trivialidade de Parkinson . Esta lei argumenta que grupos de pessoas freqüentemente dão peso desproporcional a discussões inúteis.

Mais recentemente, pesquisas descobriram que quando há muitos dados de muitas pessoas, isso pode ser desativado.

Então, ao invés de convidar toda a sua equipe para a reunião, inclua apenas aqueles que absolutamente precisam estar presentes.

3. Forneça refrescos amplos.

Ter refrescos não é apenas um bom privilégio para os participantes. Eles também podem tornar suas reuniões mais produtivas.

A desidratação , por exemplo, pode afetar a função cognitiva do cérebro. Isso diminui a capacidade de se concentrar e realizar tarefas básicas. Como tal, você deve se certificar de que todos na reunião tenham muito o que beber – de preferência água. Você também pode fornecer café, chá e suco de frutas ou vegetais, mas para clarear o açúcar e o creme.

Quanto à comida, fique com frutas e legumes, nozes, granola, iogurte ou wraps feitos de tortillas integrais e carne magra como peru.

4. Aperfeiçoe sua apresentação.

Tenho certeza que todos nós estivemos em uma reunião onde ouvimos alguém falar por qualquer hora. Se tivermos sorte, eles podem ter um PowerPoint para quebrar a monotonia. No entanto, é uma reunião chata que nos faz zerar e esquecer tudo o que foi discutido.

Você pode mudar isso certificando-se de que suas apresentações sejam perfeitas por:

  • Seguindo a regra de 3. Estudos descobriram que só somos capazes de absorver de três a sete pontos durante o curto prazo. Então, da próxima vez que você agendar sua reunião, organize suas mensagens-chave em grupos de três, como “seus três objetivos”.
  • Usando as cores certas. Cores diferentes fazem as pessoas se sentirem diferente. Por exemplo, o vermelho estimula a excitação, enquanto o azul desperta a criatividade. Use as cores certas que você deseja que seu público identifique com você e sua mensagem em seu traje, folhetos e apresentação do PowerPoint.
  • Contando uma história. "Os dados, embora necessários, podem ser chatos", diz Rick Lozano, instrutor corporativo e palestrante principal. “Os seres humanos são conectados para contar histórias. Que história podemos contar que faz esses números ganharem vida? Se pudermos nos conectar com a jornada deles, a experiência deles, eles estarão mais propensos a ouvir ”.

5. Agende reuniões para as tardes de terça-feira.

Eu sei que é comum fazer uma reunião na manhã de segunda-feira. Afinal, dá a você e sua equipe a chance de planejar e se preparar para a semana. No entanto, descobriu-se que a melhor hora para realizar uma reunião é na tarde de terça-feira.

De quartzo:

“Se você quer ter certeza de que todos possam estar lá, a melhor hora para se encontrar é terça-feira à tarde, de acordo com um estudo da YouCanBookMe, uma empresa britânica que faz aplicativos de agendamento para empresas. A empresa processou dados de mais de 2 milhões de respostas para 530.000 convites e concluiu que às 14h30 de terça-feira é a hora em que a maioria das pessoas está livre. ”

No entanto, Bridget Harris, co-fundadora da YouCanBookMe, afirmou que a empresa realiza uma reunião semanal às 3 da tarde toda quarta-feira. "Na quarta-feira, eles tiveram dois dias para tentar descobrir o que estão tentando fazer", disse Harris.

Independentemente de você agendar uma reunião na terça ou na quarta-feira, você não deseja agendá-las no final da tarde, já que todos estão esgotados neste momento. Ao mesmo tempo, você não quer agendar reuniões no final da tarde ou na sexta-feira, quando as pessoas estão em dificuldades.

6. Peça a todos para ficar em pé.

Deixe as cadeiras de lado e incentive todos a ficar em pé – ou dar um passeio. Andrew Knight e Markus Baer, da Universidade de Washington, conduziram um estudo sobre reuniões de stand-up versus reuniões sentadas que descobriram que ficar de pé permite uma maior colaboração e mais entusiasmo em relação ao processo criativo.

Melhor de todos? Reuniões em pé podem ser “scrum diário” (um jogo de rúgbi), “huddle diário” (futebol) ou “rolagem matinal”, onde toda a equipe recebe uma breve atualização de status.

7. Encoraje todos a fazer anotações manuscritas.

Faz sentido que os participantes deixem seus dispositivos eletrônicos em outro lugar ou desliguem antes de participar de uma reunião. Você não quer que todos se distraiam com e-mails ou outros trabalhos. Mas como sua equipe pode tomar notas?

Deixe-os ir à velha escola e realmente fazer anotações.

UCLA descobriu que fornece distrações eliminando, notas manuscritas nos ajuda a entender melhor conceitos e lembre-se de informações mais tarde.

8. Mantenha seu público envolvido.

Por fim, você deseja manter seu público envolvido durante a reunião .

Uma maneira de conseguir isso é certificando-se de que a reunião é necessária e tem um propósito claro. Você pode perguntar aos participantes “Sobre o que exatamente estamos nos reunindo?” No início de cada manhã para ter certeza de que isso é o caso. Apenas certifique-se que suas respostas são cinco palavras ou menos. Se todos estão na mesma página e sabem sobre o que é a reunião, querem se perder ou ficar confusos.

Além disso, você quer ser autêntico, bem-humorado, evitar jargões, fornecer folhetos e permitir discussões no final.