Aqui está como hospedar uma reunião bem-sucedida

Mesmo que a reunião tenha sido marcada para 30 minutos, acabou ficando mais perto de duas horas. Para começar, começou cinco minutos atrasado. Não havia um propósito claro. Como não havia ninguém para facilitar a reunião, a reunião se arrastou e prosseguiu. Pior de todos? Porque começou ao meio-dia, você perdeu o almoço e agora está completamente infeliz.

Calendário Bloqueado Desbloquear Seguir Seguindo 28 de setembro de 2018

Se você não quer que suas reuniões sejam uma experiência horrível para os participantes, veja como você pode organizar uma reunião bem-sucedida e produtiva .

Defina o objetivo.

Se você quiser que suas reuniões sejam bem-sucedidas, primeiro você precisa determinar sua finalidade. Pense no que você deseja alcançar e no tipo de reunião que você irá realizar. É uma sessão interna de brainstorming com sua equipe? Você está lançando sua startup para potenciais investidores? Ou é um check-in do cliente?

Além disso, a definição do objetivo definirá o tom da reunião (será formal ou informal?) E a referência para o sucesso. Uma das maneiras mais fáceis de fazer isso é ser capaz de responder “Sobre o que exatamente estamos nos reunindo?” Em menos de cinco palavras.

Em suma, certifique-se de perguntar a si mesmo se vale a pena ter a reunião. Isso garantirá que a reunião não seja um desperdício.

Dica de bônus: você tem um modelo pré-existente para a reunião que você irá hospedar? Você pode ir em frente e usar esse modelo novamente – basta fazer algumas atualizações como quem é convidado. Isso economizará muito tempo, já que você não está construindo do zero.

Convide os únicos necessários.

Você sabia que, em média, as pessoas passam 31 horas em reuniões improdutivas por mês? “Esse é um tempo precioso que pode ser gasto em outros projetos e em trabalhos importantes.

Portanto, para reduzir esse número, certifique-se de convidar apenas as pessoas necessárias em uma reunião para alcançar suas iniciativas e metas ”, escreve Rose Leadem em um artigo anterior do Google Agenda .

Se você está tendo dificuldades para reduzir o montante a convidar, use a “regra das duas pizzas” usada por Jeff Bezos. Ele simplesmente afirma que você deve “convidar apenas a quantidade de pessoas para uma reunião que duas pizzas possam alimentar”.

Definir e compartilhar a agenda.

Como você já determinou o objetivo claro da reunião e sabe a quem convidar, definir a agenda deve ser bastante fácil. No mínimo, deve incluir:

  • Quem está participando e quais serão seus papéis e responsabilidades durante a reunião.
  • Os itens que serão discutidos e as ações necessárias para atingir a meta de propósito.
  • A quantidade de tempo necessária para discutir cada item.
  • Uma data e hora para a reunião.
  • Onde a reunião será localizada.
  • Pré-trabalho para a reunião, como qualquer leitura ou tarefas que os participantes devem fazer antes da reunião.

Ao definir sua agenda, você poderá manter a reunião produtiva e organizada. Você também terá a chance de discutir os tópicos mais importantes no tempo alocado. Afinal, essa é a razão pela qual planejamos a reunião em primeiro lugar.

Depois que a agenda for criada, envie os participantes com pelo menos 24 horas de antecedência. Dessa forma, eles terão tempo suficiente para se preparar para a reunião.

Para mais informações sobre como criar uma agenda, confira este guia visual para uma agenda de reuniões que realmente funciona.

Localização, localização, localização

Não subestime a importância da localização da sua reunião. Afinal, o quão bem sucedido você acha que vai se encontrar se tiver 10 pessoas espremidas em uma sala que cabe apenas a seis pessoas? Ou digamos que você está se encontrando com um investidor ou cliente para almoçar em uma churrascaria e eles são veganos. Eu não acho que a reunião do almoço seja muito boa.

Ao planejar sua reunião, leve em consideração o seguinte ao pensar em um local:

  • O espaço é grande o suficiente para acomodar o número de pessoas convidadas?
  • O espaço vem equipado com os adereços que você precisa? Por exemplo, se você estiver realizando uma sessão de brainstorming, precisará de itens como lousa, post-its e canetas.
  • A tecnologia apropriada está disponível e funcionando? Se você preparou uma apresentação de slides, precisará de um projetor e uma tela para exibir sua apresentação. Não faria sentido ter uma reunião em um local que não tenha essa tecnologia, se você fizer isso. E não se esqueça de testar tudo antes da reunião.
  • É um ambiente adequado para o tipo de reunião que você está hospedando? Reunir-se em uma sala sem janelas para uma sessão de brainstorming não é o mais propício para a ideação. Em vez disso, escolha um ambiente mais criativo, onde haja muita luz natural.

Para sediar uma reunião bem-sucedida, elimine as distrações.

Entre e-mails, textos e notificações de mídia social , não é surpresa que os smartphones possam ser uma distração durante as reuniões. Isso, claro, é uma solução fácil. Peça aos participantes para silenciarem seus celulares ou colocá-los de lado.

O presidente Obama pediu aos participantes que colocassem seus celulares em uma cesta antes de entrar em uma reunião – ele mandou colocar uma nota de post-it nos telefones para que todos pudessem identificar e recuperar facilmente seus telefones no final da reunião.

No entanto, apesar de os telefones serem os mais culpados, a pesquisa da Udemy descobriu que “conversa fiada e fofoca no escritório” são as razões mais populares pelas quais as pessoas são interrompidas durante as reuniões.

Evitar conversa fiada e fofoca no escritório pode ser complicado, mas aqui estão algumas maneiras de evitar fofocas no escritório:

  • Apenas desafie as pessoas em quem você confia. Se você tiver que desabafar sobre o trabalho, fale com alguém fora do local de trabalho para que ele não retorne a ninguém.
  • Identifique situações e tópicos do acionador . Se um colega disser algo como: "Vou lhe dizer uma coisa, mas você não pode contar a mais ninguém", é uma bandeira vermelha que eles vão compartilhar algo suculento com você. Pode ser tentador, mas é melhor não se envolver nessa conversa. Responda com algo como: "Não sou bom em compartilhar segredos".
  • Mude o assunto. Sempre que alguém começar a fofocar, mude de assunto sem problemas. Por exemplo, se um colega começar a fofocar sobre o que um colega de trabalho fez durante o happy hour, você pode mudar o tópico para algo como o quão incrível a banda era ou o quão deliciosa a comida era. Se em uma reunião, coloque a outra pessoa de volta nos trilhos perguntando o que ela achou do último tópico discutido.
  • Nunca repita nada que não deva ser repetido. Se alguém lhe disser um segredo, guarde para si.

Quebre o gelo e incentive a participação

Se você estiver organizando uma reunião em que os participantes não se conheçam, você precisará quebrar o gelo o mais rápido possível.

Você pode fazer isso através de técnicas como:

  • Reunião de velocidade. Se houver um número par de participantes, você pode configurá-lo onde cada pessoa tem 15 segundos para apresentar-se a outra pessoa. A cada 30 segundos, um lado da mesa move um assento. Dessa forma, todos se conheceram um por um.
  • Tags de nome criativo. Deixe de lado as tags de nome cansadas e tradicionais e substitua-as por tags de nome de criativo. Por exemplo, peça aos participantes que desenhem algo que melhor descreve a si mesmo.
  • Jogar um jogo. Você poderia jogar algo como 2 verdades e 1 mentir onde todos devem adivinhar qual afirmação é uma mentira e por que eles acreditam que sim.

Mesmo que todos na reunião se conheçam, você ainda precisará mantê-los engajados. Você também quer ter certeza de que eles participem.

Aqui estão algumas idéias para experimentar:

  • Conte uma história pessoal para que os participantes possam se relacionar com você.
  • Faça perguntas durante a reunião. Você também pode pedir a todos que compartilhem suas opiniões e comentários.
  • Use imagens e vídeos ao discutir pontos-chave.
  • Convide os participantes a co-criar e moldar o conteúdo da reunião.
  • Surpreenda os participantes com uma história chocante ou um convidado surpresa.
  • Divida os participantes em grupos e faça com que eles trabalhem juntos em uma tarefa.

Seja o anfitrião com mais.

Digamos que você recebeu um convite para uma festa e planeja participar. Porque é uma festa, você assume que eles serão um pouco de comida e bebida. Como tal, você não come antes da festa. Infelizmente, quando você chega, percebe que não há nada para comer. Você acha que vai se divertir quando seu estômago estiver roncando?

O mesmo pode ser dito das reuniões. Você precisa ser o host com mais.

Se você tiver uma reunião no meio da manhã, forneça algumas frutas frescas, iogurte, ovos cozidos e café. Se você está planejando um almoço ou uma reunião da tarde ficar com saladas, sanduíches pequenos ou wraps contendo carne magra como peru. Claro, frutas frescas, nozes e hummus também são opções sólidas. Se é reunião durante a noite, definitivamente oferecer o jantar.

Fornecer comida manterá os participantes felizes. Mais importante, também irá aumentar o poder do cérebro.

Terminar com um plano de ação.

Finalmente, não se esqueça de deixar de lado os últimos minutos da reunião para discutir o que acontece a seguir. Isso deve decidir quem é responsável por quê. Não se esqueça de também definir um prazo para quando estes precisam ser concluídos.

Descobri que a sigla WWDWBW, que significa “Quem vai fazer o quê quando?”, Funciona perfeitamente para encerrar reuniões com um plano de ação. O melhor de tudo é que também pode incluir a linha de assunto dos seus emails de acompanhamento.

Tags: reuniões eficazes , hospedar uma reunião bem sucedida