Como definir uma mensagem fora do escritório no Google Calendar

Calendário Bloqueado Desbloquear Seguir Seguindo 3 de dezembro de 2018

Esta é a ajuda do Google Agenda se você estiver de férias ou tiver que sair do escritório às 17h para buscar as crianças. Você tem medo das primeiras reuniões da manhã de segunda-feira? O Google Agenda garante que você possa gerenciar melhor seu tempo de trabalho e pessoal. Contanto que você seja um usuário do G Suite, é possível definir uma mensagem de ausência temporária no calendário do Google.

Para começar, o Google Agenda permite que você defina horários de trabalho específicos.

Se você estiver trabalhando das 9:00 às 17:00, o Google Agenda irá ajudá-lo automaticamente. Ele recusará as solicitações de reunião quando você estiver fora do escritório, se definir uma entrada "fora do escritório" no calendário.

Esse processo é semelhante ao recurso de resposta automática de férias do Google no Gmail. Este envia respostas automáticas sempre que você estiver longe do seu computador. No entanto, se você tiver horários flexíveis, poderá personalizar suas horas de trabalho no dia-a-dia.

Esse foi apenas um dos novos recursos que o Google revelou na última atualização do G Suite de 2018 para "melhorar ainda mais o seu bem-estar digital".

O outro era ser capaz de configurar uma resposta automática personalizada para fora do escritório, em vez da mensagem automatizada genérica "Não posso responder agora".

Este é um novo recurso, embora um que tenha sido exigido pelos usuários há anos.

Este artigo mostrará como configurar uma mensagem de ausência temporária no seu Google Agenda. Por favor, consulte este artigo quando necessário, pois os manteremos atualizados.

Aqui está um pequeno vídeo que mostra este novo recurso em ação:

Configurar o recurso de ausência temporária no Google Agenda para eventos únicos.

O uso desse novo recurso do Google Agenda é bastante simples.

  • Basta abrir o seu Calendário Google e criar o seu evento único , como sair de férias .
  • Você pode então selecionar a opção "fora do escritório" .
  • Altere as coisas, como a mensagem de recusa ou quem pode ver o título do seu evento fora do escritório.

Depois que o evento for criado, ele será exibido de forma diferente de um evento padrão do Google Agenda.

Um ícone de calendário que aparece na parte superior dos dias em que você não está disponível. Durante os dias que você marcou como ausente, o Google Agenda recusará automaticamente todas as reuniões solicitadas. Em seguida, enviará uma resposta automática de sua escolha. Portanto, se você estiver fora da cidade por um final de semana de três dias, o indivíduo que estiver solicitando a reunião receberá uma mensagem informando que você está ausente e quando voltará.

"No futuro, o Google Agenda tentará detectar de maneira inteligente, com base no título inserido, quando você estiver criando um objeto fora do escritório e alterar o tipo automaticamente", disse o Google no post do blog. "Você sempre pode alterar isso manualmente se quiser optar por um tipo de entrada diferente".

Por exemplo, assim que você começar a digitar no campo do evento, o Google mudará automaticamente o evento para fora do modo. Há até um pop-up útil que explica quais etapas seguir.

Configurar o recurso de ausência temporária no Google Agenda para horários de trabalho específicos.

O Google Agenda também introduziu uma nova opção que pode personalizar seu horário de trabalho no Google Agenda.

Anteriormente , as horas de trabalho só podiam ser definidas por um período de tempo e depois replicadas para todos os dias da semana.

Agora, você pode personalizar cada dia da semana com suas horas de trabalho preferidas. Se você deseja compartilhar outros calendários, tente isso .

Dessa forma, se alguém quiser agendar uma reunião com você fora desses horários, o Google Agenda informará automaticamente que você não está disponível. Outro recurso interessante é que o Google Agenda também determina automaticamente quais são suas horas de trabalho. Como? Analisando seu histórico de agendamento anterior . No entanto, você pode alterar essas sugestões se não for exato.

Para ativar esse recurso, acesse o seu Calendário Google e clique no cog – isso é no canto superior direito.

  • De lá, vá em " Configurações ".
  • Enquanto estiver lá, na categoria " Geral ", você verá " Horário de trabalho ".
  • Depois de ter sido selecionado, você pode marcar a caixa " Habilitar horário de trabalho " e ajustar suas horas de trabalho exatas.
  • Se você não encontrar o horário exato na caixa suspensa, poderá digitar manualmente suas horas de trabalho.

Além disso, você não precisa se preocupar com fusos horários. O Google irá inferir automaticamente os fusos horários para evitar qualquer confusão.

Práticas recomendadas de mensagens de ausência temporária.

Assim como seus autoresponders de e-mail, você quer ter certeza de que a mensagem de ausência temporária no seu Google Agenda é profissional.

Também deve ser positivo e incluir o seguinte:

  • As datas você vai embora e quando você estará de volta se estiver de férias. Se estiver configurando o horário de expediente, inclua os dias e horários em que você está disponível.
  • Uma estimativa aproximada de quando eles receberão uma resposta . Você também pode compartilhar sua agenda ou torná-la visível para o público, para que ela possa ver quando estiver disponível .
  • Se estiver fora da cidade, você pode incluir o que o leitor pode fazer se houver uma emergência, como um backup que um contato pode contatar.
  • Mostre sua personalidade – mas seja cauteloso. Se ela se encaixa na sua marca, você pode definitivamente criar uma mensagem de fora do escritório sarcástica, inteligente ou bem-humorada . Na maioria dos casos, no entanto, você deve mantê-lo curto, conciso e profissional.
  • Não se esqueça de anotar sua ausência em outros sistemas, como o seu Gmail.

Quando você retorna de férias ou chega ao escritório pela manhã, pode voltar ao trabalho ao:

  • Garantir que todas as mensagens de ausência temporária estejam desativadas . O Google deve fazer isso automaticamente, mas leva apenas um segundo para verificar novamente.
  • Revendo seu calendário para tarefas ou compromissos de hoje antes de qualquer coisa. Desta forma, você pode se preparar e saber o que esperar.
  • Priorizando suas tarefas e compromissos para o dia. A maneira mais fácil de fazer isso, iniciando com a tarefa mais importante.
  • Mantendo a calma. Se você voltar de férias, é normal levar alguns dias para recuperar o tempo perdido. A maioria das pessoas entende que você provavelmente não vai respondê-las assim que voltar.
  • Cumprindo sua agenda . Depois de definir sua programação, tente cumpri-la. Além de mantê-lo em uma rotina , ele também oferece aos seus colegas, familiares e clientes de longa data uma ideia geral de quando você está trabalhando sem ver sua agenda.

Tags: calendário do Google , mensagem fora do escritório

Este site usa cookies para melhorar sua experiência. Vamos supor que você está bem com isso, mas você pode optar por sair, se desejar. Aceitar ler mais

Compartilhar isso