Como estruturamos nosso trabalho e equipes no Basecamp

Um olhar interno para as especificidades de como decidimos o que fazer e depois decidimos como fazê-lo.

“Como vocês realmente trabalham? Como você escolhe o que fazer? Quão grande são as suas equipes? Como você estrutura o trabalho em si? ”São perguntas que recebo o tempo todo. Eu tenho compartilhado os detalhes em oficinas de pequenos grupos e 1 em 1, mas achei que era hora de escrever algo para que pudéssemos compartilhar em geral.

Nós pousamos nesse processo depois de uma década de refinamento. Assim como estamos sempre interagindo com o trabalho de nossos produtos, também estamos sempre interagindo sobre como nossa empresa funciona. Consideramos a nossa empresa um produto também. Quando você começa a pensar em sua empresa como um produto, pode começar a aprimorá-lo de maneiras inteiramente novas. Eu sinto que estamos na versão 5.2 de "como trabalhamos".

Vamos entrar nisso:

Nós trabalhamos em ciclos de seis semanas

Aproximadamente a cada seis semanas, iniciamos um novo ciclo de trabalho com produtos. Cada ciclo de trabalho de seis semanas contém dois tipos de projetos:

  • Big Batch : Projetos Big Batch são grandes recursos ou coisas que provavelmente levarão as seis semanas completas para serem concluídas. Normalmente, realizamos um ou dois projetos Big Batch em um ciclo de seis semanas.
  • Lotes pequenos: pequenos projetos em lote são coisas menores, ajustes, ajustes menores e adições fáceis que devem levar de um dia a duas semanas para serem concluídos. Normalmente, realizamos entre 4 e 8 projetos de pequenos lotes em um ciclo de seis semanas.

Para lhe dar uma noção de que tipo de projetos podem caber em grandes e pequenos, aqui está um post interno real anunciando o valor de um ciclo de trabalho .

Uma vez terminado o ciclo de seis semanas, tiramos uma ou duas semanas dos projetos programados para que todos possam se movimentar independentemente, consertar as coisas, pegar alguns projetos de animais de estimação que queríamos fazer e, em geral, relaxar antes de começar os próximos seis. ciclo da semana. Tempo suficiente para troca de contexto. Também usamos esse tempo para firmar idéias que abordaremos no próximo ciclo. Mais sobre isso daqui a pouco.

Nota: Estes não são sprints. Eu desprezo a palavra sprints. Sprints e trabalho não andam juntos. Não se trata de executar tudo o mais rápido possível, é trabalhar com calma, em um bom ritmo e fazer chamadas inteligentes ao longo do caminho. Nenhuma força bruta aqui, sem recuperar o fôlego coletivo no final.

Seis semanas … E se algo for tão grande, vai demorar mais?

Acreditamos que há uma ótima versão de seis semanas de quase tudo. Ocasionalmente, algumas coisas ficam fora desse limite – projetos profundos de P & D, novas tecnologias que nunca usamos antes, etc. Mas descobrimos que quase tudo que é importante pode ser feito em seis semanas ou menos. E feito bem.

O segredo para tornar isso possível é algo que chamamos de martelamento de escopo. Nós levamos o cinzel para o grande bloco de mármore e descobrimos como esculpir, beliscar e colocar uma característica na melhor versão de seis semanas possível. É tudo sobre olhar atentamente para um recurso e descobrir a verdadeira essência. Não o que pode ser, mas o que precisa ser?

Antes de qualquer projeto ser incluído em um ciclo, já descobrimos o que achamos que é a versão de seis semanas. Nós não incluímos planejamento no tempo de ciclo – todo o planejamento e consideração acontecem no campo. Tem que acontecer antes que o trabalho esteja programado para ser feito por uma equipe. Dessa forma, as seis semanas são todas implementação e execução. Não há tempo gasto em grandes incógnitas – nós tentamos ter certeza de que todas as grandes coisas são conhecidas o suficiente antes de começarmos.

Quem faz o trabalho?

Cada projeto Big Batch é atribuído a uma equipe. Então, se aceitarmos dois projetos Big Batch durante um ciclo, teremos uma equipe trabalhando em um dos projetos e outra trabalhando no outro projeto. Projetos de pequenos lotes são todos feitos por uma equipe. As equipes ficam juntas durante o ciclo completo.

Uma equipe é composta de duas ou três pessoas, dependendo do tipo de trabalho. Um programador e um designer, ou dois programadores e um designer. É isso aí. Nenhuma equipe de quatro, cinco, seis. Tudo o que assumimos tem que ser feito por uma equipe de três pessoas, no máximo.

Achamos que três é o tamanho ideal para a maioria das coisas – a complexidade começa a aumentar exponencialmente além disso.

As equipes são montadas ad-hoc. Antes de começar um ciclo, perguntamos a cada pessoa que tipo de trabalho gostaria de fazer nas próximas seis semanas. As equipes se unem em torno de áreas de interesse ou atribuem pessoas a uma equipe com base em suas preferências. As equipes geralmente mudam depois do ciclo para que todos tenham a chance de trabalhar com pessoas diferentes, mas às vezes elas ficam juntas por alguns ciclos. Não há regras rígidas e rápidas sobre isso.

Temos gerentes de projeto dedicados?

Não. O designer da equipe lidera o projeto, mas há uma relação de trabalho muito próxima entre o designer e o (s) programador (es). Eles trabalham juntos em tudo.

Não importa o papel, todo mundo rastreia o trabalho no mesmo lugar, se comunica no mesmo local, etc. Para nós, esse lugar é o Basecamp 3 . Quando tudo está em um lugar, todo mundo sabe onde as coisas estão, onde as coisas estão, e todos podem ser auto-suficientes. Dividir o trabalho e a comunicação e o gerenciamento entre ferramentas / produtos separados é: 1. altamente ineficiente e 2. torna muito difícil para toda a equipe ver todo o quadro.

Nós rastreamos o tempo?

Não. Não medimos a eficiência, comparamos valores reais versus estimativas. Temos seis semanas para fazer alguma coisa. No entanto, uma equipe decide fazê-lo durante esse tempo.

O importante é que não corremos até o fim e percebemos que estamos sem tempo. Estamos sempre olhando para o que é feito, o que resta e quanto tempo resta. O escopo está sempre mudando – ajustando-se se estivermos com pouco tempo ou aumentando se descobrirmos que temos mais tempo do que pensávamos. É uma negociação. É um processo muito fluido. O que não é fluido é o prazo – seis semanas a partir de quando começamos.

De onde as ideias vem?

Nós não temos tempo distinto reservado para chegar a ideias. Não há um grupo distinto de pessoas que inventa todas as ideias. Ideias vêm de todas as partes e são oferecidas a qualquer momento. Eles vêm de nós, eles vêm de clientes. Idéias estão sempre em movimento. Há sempre um oceano borbulhante de idéias. De vez em quando, uma bolha flutua para fora do oceano e pousa na praia. É quando começamos a dar uma olhada mais de perto.

Pitching uma ideia

Quando uma ideia parece suficientemente formada, é transformada em um tom. Um pitch é uma definição totalmente formada do problema, bem como uma solução proposta.

Aqui está um exemplo real de um campo para que você possa ver a forma geral que eles tomam. Nós não apresentamos pessoalmente – nós sempre escrevemos argumentos e os colocamos no Basecamp para revisão.

Por que não nos apresentamos pessoalmente? Por alguns motivos:

  1. Nós sentimos que é melhor escrever algo completamente. Isso força o chão – a pessoa que está fazendo o arremesso não pode ser interrompida. Eles têm a garantia de poder apresentar sua história completamente, exatamente como desejavam.
  2. Além disso, acreditamos que escrever as coisas faz com que você as considere em um nível mais profundo.
  3. Somos grandes crentes na comunicação assíncrona – escreva agora e outras pessoas podem absorvê-la mais tarde quando estiverem prontas. Comunicação em tempo real pessoalmente ou praticamente força a sincronização de horários que é altamente ineficiente .
  4. E por último, quando é postada no Basecamp como uma mensagem, todas as perguntas de feedback e acompanhamento são anexadas automaticamente à postagem original. Isso mantém toda a comunicação sobre o campo centralizada em um único lugar em uma página, para que todos tenham acesso à mesma história. Uma versão da verdade.

Como você decide quais projetos tomar?

Todo mundo está curioso sobre isso. A verdade honesta é que mais arte do que ciência. As idéias vêm de todos os lugares, mas em última análise, a decisão sobre o que faz dela um ciclo se resume a mim (ceo), David (cto) e Ryan (estratégia). Cerca de uma semana antes do início do ciclo, revisamos todos os campos publicados no Basecamp, compartilhamos algumas de nossas próprias ideias e muitas vezes debatemos vigorosamente as opções. E então, muitas vezes, recebemos uma ligação (Skype ou Hangout) por 30 minutos, debatemos mais e tomamos as decisões finais.

O que faz com que o corte dependa de muitas variáveis ??- quão completos foram os passos, onde os clientes estão sentindo dor, onde temos novas ideias que queremos tentar, onde as coisas são caras e precisam ser revisitadas, casos de negócios que estamos tentando fazer etc. Mas, sejam quais forem as decisões, a boa notícia é que em seis semanas podemos começar tudo de novo com outro lote de trabalho. Então, se algo não acontecer, pode ser considerado novamente em apenas um mês e meio.

Como o ciclo é anunciado?

Uma vez que o ciclo tenha sido definido e trabalhado em projetos de Big Batch e Small Batch, eu escrevo um anúncio e o coloco no projeto “Building BC3” dentro do Basecamp. O projeto Building BC3 é o projeto mestre para o trabalho de produto relacionado ao Basecamp de alto nível. É onde conversamos sobre itens grandes, compartilhamos discursos, discutimos ideias, agendamos os ciclos, etc. Aqui está um exemplo de anúncio de ciclo (é o mesmo que eu relacionei anteriormente, mas aqui está novamente se você errou).

Como o trabalho real é organizado?

Cada projeto Big Batch recebe seu próprio projeto Basecamp. Veja um exemplo do projeto Templates que foi um projeto Big Batch. Nota: Blackburn é o nome do ciclo (nomeamos os ciclos depois das montanhas)…

Cada tarefa, discussão, comentário, anúncio, prazo, nota e bate-papo sobre modelos acontece neste projeto.

E todos os projetos do Small Batch para um ciclo vivem em um único projeto. Aqui está um exemplo dos pequenos lotes do ciclo de Blackburn:

Cada projeto de pequenos lotes é gerenciado em uma única lista de tarefas. Aqui estão os quatro projetos de pequenos lotes para o ciclo Blackburn:

Cada tarefa de design, tarefa de programação e item de controle de qualidade reside em uma única lista de tarefas que leva o nome do recurso em que estamos trabalhando. Desta forma, toda a equipe – não importa qual seja o papel – sabe onde estão as coisas.

Como funciona o controle de qualidade?

Há duas pessoas na nossa equipe de QA: Ann e Michael. Eles vagam entre os projetos em andamento, convidados pelas equipes quando querem algo verificado e verificado duas vezes. Descobrimos que quanto mais cedo eles estão envolvidos, melhor. O controle de qualidade se encaixa no prazo de seis semanas também, então nada quebra um prazo como uma pilha de descobertas de QA de última hora. É por isso que não esperamos até o final para iniciar o controle de qualidade. Na maioria das vezes, pelo menos.

Como você e David estão envolvidos?

David e eu (Jason) estamos envolvidos em algum nível em quase todos os projetos e atualizações de produtos voltados para o cliente.

Eu trabalho com os designers para explorar idéias cedo e depois ajudar a refinar e simplificar as coisas à medida que avançamos. Também estou trabalhando com os designers em copywriting – certificando-me de que as palavras que estamos usando fazem sentido. As revisões de design não são críticas, são sessões de resolução de problemas.

David ajuda os programadores a descobrir o plano de ataque – pensando nos modelos, mantendo nosso foco no desempenho e na velocidade, e negociando compromissos técnicos que tornam possíveis as seis semanas possíveis.

Como mencionado, também estamos envolvidos no estágio de planejamento do produto – lançando idéias e descobrindo o que o trabalho faz em determinado ciclo. Trabalhamos de perto com o Ryan para pensar em cada recurso e analisar o produto de forma holística para descobrir o que faz sentido onde e quando.

Há mais, claro …

Tentei delinear as principais peças, mas tenho certeza de que existem lacunas. Claro que existem lacunas – o trabalho do produto depende muito de momentos. Mas esperamos que haja aqui o suficiente para lhe dar uma noção básica de como as coisas são feitas aqui no Basecamp .

Se você tiver perguntas específicas, ou quiser ouvir sobre algo relacionado que eu não cobri acima, deixe um comentário e nós faremos nosso melhor para preencher os espaços em branco. Obrigado pela leitura – Eu sei que foi um longo!