Como executar reuniões de equipe incríveis

Dica: Dê uma droga

Este é um instantâneo de um dia típico para mim:

Talvez um pouco mais lotado do que o habitual, mas não muito.

Eu sou gerente.

Em vários momentos de minha carreira, exercitei canetas, planos de lançamento, software de edição de vídeo ou outras ferramentas táticas – hoje eu mantenho reuniões. Eu digo às pessoas isso às vezes, e elas me olham com uma espécie de nostalgia simpática. As reuniões são as PIOR, dizem eles. Mais frequentemente do que devo admitir, eu respondo: "sim, eles podem ser".

A parte que deixo de fora é a metade de trás dessa frase. Eles podem ser, se você abusar deles .

Eu usei mal o meu quinhão de reuniões na minha carreira até agora. Nunca é por causa de más intenções. É sempre porque fiquei sem tempo para me preparar adequadamente para eles.

É uma coisa de gerenciamento do tempo.

Eu estou trabalhando nisso.

Eu também tive boas reuniões. Grandes reuniões. Reuniões que são o único ponto de diferença entre um projeto que falha e outro que se sobressai.

Reuniões são uma habilidade como escrever, codificar ou qualquer outra coisa aprendida através da prática, observação e um desejo inabalável e inabalável de sugar menos.

Quando você identifica alguém bom para eles, você se senta e presta atenção. Estou escrevendo este post porque recentemente descobri alguém bom para eles – Mark Kilens , VP da HubSpot Academy.

Todo mês, Mark realiza uma reunião de equipe para fundar sua equipe de vinte e quatro professores, criadores de conteúdo, gerentes de projeto, editores, etc., no progresso que fizeram e nos desafios futuros. Reuniões de equipe como essa acontecem todos os dias no HubSpot de várias formas. Mark é apenas muito bom. Aqui está o porquê.

1. Não há laptops. Não só isso, não há telefones na mesa. Sem zumbido, sem folga, sem ansiedade, pedindo para tirar sua cabeça do jogo. Todo mundo parece ter reconhecido o quão caro é tirar muitas pessoas do seu trabalho para uma reunião e tem a intenção de obter o valor dela.

É uma coisa fascinante quando todos em uma sala estão presentes. É contagiante. E isso faz você perceber o quão poluente é em outras reuniões quando alguém faz o check-out da conversa para olhar para o telefone. Mesmo que seja apenas uma pessoa, isso quebra o foco da sala.

2. Defina um temporizador. Todo mundo já teve a experiência de uma conversa fugindo dos trilhos em uma reunião. Correndo ao longo do tempo pode parecer uma pequena digressão no momento, mas é uma bola de neve. Eventualmente, os tópicos são interrompidos e novas reuniões precisam ser chamadas para cobrir tudo o que você não teve tempo para fazer anteriormente.

Mark divide as reuniões em subtemas menores e define um temporizador muito visível ao qual todos, inclusive ele, aderem.

3. Compartilhe o palco. Cada reunião é dividida em subtópicos liderados por diferentes membros da equipe. Esses subtópicos não são escolhidos para permitir que fulano fale, eles são escolhidos com base na relevância para a equipe maior e nos objetivos que estão buscando. Além disso, quando ele está falando, ele quebra seu próprio monólogo para perguntar às pessoas na sala por exemplos do que ele está discutindo ou experiências contrárias.

Mais sobre isso a seguir …

4. Seja inclusivo. É frequentemente citado que as reuniões são uma oportunidade para os extrovertidos brilharem e introvertem a oportunidade de se sentarem no canto e digitar silenciosamente para si mesmos. Seja deliberado ou natural, Mark consegue atrair todos para a discussão de maneiras que parecem produtivas e não forçadas. Ele mistura perguntas rápidas (por exemplo, “Quem pode nos dizer o que é um OKR”) com as orientadas, “Meghan, você teve uma experiência com isso recentemente – como foi isso?” Suas reuniões não são dominadas por algumas pessoas vocais , mas compartilhado por todos.

5. Vincula o trabalho da equipe aos objetivos da empresa. Quando você está imerso em seu próprio trabalho, é difícil evitar que sua visão se torne míope. Mark faz um ótimo trabalho ligando os pontos entre as conquistas de curto prazo da equipe e os objetivos mais amplos da empresa. O kicker aqui é que ele faz isso em todas as reuniões, não apenas no início do ano. Este é um lembrete constante de por que a equipe faz o que faz.

6. Interromper quebras. As reuniões da Academia Team são longas – não para os fracos de coração – mas são completas e cada peça é bem planejada e valiosa. Mark estrutura sua agenda de reuniões para que haja períodos curtos de foco, seguidos por mudanças ou interrupções. Essas mudanças de foco e interrupções na atenção desempenham um papel importante na manutenção da alta produtividade.