Como lidar com toda a informação que a vida lança em você

A maioria das pessoas na Era da Informação não lida bem com as informações recebidas.

Eu não fiz por anos …

emails nunca abertos

correios de voz nunca retornaram

coisas em pilhas em todos os lugares.

E para ser honesto, essa é uma estratégia que pode até ser considerada viável – você tende a lidar com o que está pressionando, e deixa todo o resto para o inferno. Mas é uma estratégia com limites. Você pode sobreviver, mas nunca se antecipa.

Tomei a decisão consciente de lidar melhor com as informações recebidas quando queria chegar à frente. Eu estava administrando meu próprio negócio, tinha milhares de pessoas envolvidas e tantas peças em movimento que eu corria o risco de lidar com tudo isso de forma incorreta.

Não vou falar muito sobre por que você deve gerenciar melhor as informações; há muitos artigos científicos bem por aí já fazendo esse caso. Mas aqui estão alguns pontos marcantes de sobrecarga de informação está esmagando você :

  • Em vários estudos, cerca de dois terços dos gerentes entrevistados sentiram que a sobrecarga de informações teve um impacto negativo em suas relações profissionais e pessoais, bem como em sua saúde mental e física.
  • A cada dois dias, criamos tanta informação quanto desde o início da civilização até 2003.
  • Até 2020, 1,7 megabytes de novas informações serão criados a cada segundo, para cada ser humano na Terra. (Isto é cerca de 3 romances de texto. Por segundo. Por pessoa. Gosta de ler um quarto de milhão de romances por dia?)

Então, o que você faz?

Assim como uma das maneiras de aumentar os lucros é reduzir os custos, uma das maneiras de controlar as informações é reduzir o volume de entrada . Você pode ter que ser incrivelmente proativo, como o cara que criou um Bloqueio de informações .

Em segundo lugar, você pode criar métodos para processar as informações que chegam até você e os hábitos para executar esses métodos regularmente.

Tudo o que eu listo abaixo foi dito por pessoas inteligentes. Abaixo está minha síntese do que eles disseram e o que está atualmente trabalhando para mim.

Reduza a quantidade de informações que chegam

# 1: desative a maioria das notificações no seu telefone e computador. Eu coloquei meu telefone em não perturbe permanentemente. Você pode configurá-lo para permitir contatos ou favoritos através de. Ou você pode dizer a seus amigos próximos para ligar duas vezes em até 3 minutos para chegar até você em uma emergência. Respeite o tempo das pessoas e agende um telefonema na ocorrência rara que você deve fazer.

# 2: mova 99% de suas conversas para canais assíncronos (e-mail, Facebook Messenger, Slack) para que você possa lidar com eles quando apropriado.

Ao ter conversas em canais assíncronos, incentive a outra pessoa a declarar claramente sua ideia ou pergunta. Se alguém é desconcertante ou incerto, eu pergunto algo direto como: "O que posso fazer para ajudá-lo a avançar com isso?"

# 3: Em troca, seja conciso .

# 4: Trate Slack como e-mail, não uma linha direta em sua alma. Novamente, desative as notificações e agendar horários para verificá-lo. Se algo é realmente crítico, você pode fazer com que o Slack o avise quando alguém usar uma palavra-chave como “everythingisonfire”. (Embora eu esteja menos impressionado com as organizações que precisam de seu pessoal para lidar com emergências com freqüência. No topo dessas organizações, e uma estratégia válida para gerenciar esse problema por si mesmo é simplesmente deixá-las.)

Para powerusers do Slack.

# 5: trate suas mensagens recebidas como qualquer outra tarefa – crie um horário específico para resolvê-las. As mensagens instantâneas estão apagadas se você quiser controlar a sobrecarga de informações. (A menos, é claro, que, como ligações telefônicas, você organize um horário para conversar por meio de mensagens instantâneas.)

# 6: Mais dicas do Slack: use o Zapier e o Google Agenda para automatizar seu status (para que as pessoas possam ver sua disponibilidade e respeitá-lo) e silenciar completamente os canais não críticos. (Eu recomendaria deixar alguns canais diretamente, mas o Slack permite que os membros da equipe adicionem você a canais, então ele acaba sendo um cabo-de-guerra que você sempre perderá – afinal, apenas mudo o canal, mas ouço palavras-chave importantes. )

# 7: Em relação ao email, pratique a caixa de entrada zero . A maneira mais fácil de começar é separar tempo para resolver qualquer email urgente ou convertê-lo em tarefas para lidar posteriormente. Em seguida, selecione tudo e arquive. (Vou repassar como processar novos emails na próxima seção.) Este é um novo recomeço rápido – tudo ainda está disponível no arquivo, mas você tem foco e clareza no futuro. Não use seu email como lista de tarefas ; a partir de agora, mova as ações necessárias para você em uma lista de afazeres.

Aqui está a minha caixa de entrada.

# 8: cancelar a inscrição de e-mails de forma agressiva. Procure o texto com pouca luz em cinza claro na parte inferior do e-mail. Clique. Sinta o alívio. (Você pode usar uma ferramenta como Unroll.Me se tiver uma quantidade excessiva de assinaturas.)

Pode haver e-mails com os quais você deseja se inscrever com conteúdo relevante. Crie um filtro de email para estes e coloque-os na sua própria pasta, ignorando a caixa de entrada. Curto rigorosamente as assinaturas de e-mail boas, deixo-as ir para a sua própria pasta e, quando tenho um momento e gostaria de ler um novo conteúdo, vou para essa pasta. Eu o ignoro até que eu esteja pronto para isso, transformando o conteúdo "push" em conteúdo "pull".

Aqui está a aparência da minha pasta de assinaturas de e-mail filtrada.

# 9: Na mesma linha, erradique o feed de notícias do Facebook com o News Feed Eradicator . Você ainda poderá postar suas próprias atualizações de status e responder quando as pessoas mencionarem seu nome. Você também pode configurar notificações se alguém postar em um grupo ou em uma página que você gostaria de seguir (se você não pode sair completamente do crack do Facebook).

Se você tem um problema no feed de notícias para dispositivos móveis e não quer desinstalar o aplicativo, você pode deixar de seguir manualmente todos (matando o feed) ou ser um nerd sobre ele com um pouco de código.

Conteúdo empurrado em você é o inimigo de sobrecarga de informação avançando. Empurre de volta!

O News Feed Eradicator remove o feed de notícias e fornece uma cotação inspiradora.

# 10: Não assista TV . Mesmas razões – o conteúdo push é o inimigo.

# 11: Aqui está uma grande coisa para mim: evite furos de coelho na internet. Há tantas coisas interessantes para procurar na internet! Eu encontrei a solução para mim é fazer uma tarefa de pesquisa se estou curioso sobre algo em vez de procurar quando estou no meio de outra coisa.

Muitas vezes, essa tarefa de pesquisa será desclassificada no esquecimento em meu aplicativo de tarefas (mais sobre isso abaixo) e, em seguida, meu tempo e carga cognitiva serão poupados de uma jornada fútil ao longo da toca do coelho. Se for importante, vou abordá-lo como qualquer tarefa no devido tempo.

Outro protótipo: imprima fisicamente os artigos que achar interessantes na sua caixa de entrada. Levá-los para reuniões que você tem que participar, mas não será muito produtivo para você. Todo mundo acha que você é um idiota se você está no seu telefone durante uma reunião, mas todo mundo acha que você é um trabalhador duro e louco, se você está folheando papéis espalhados na sua frente.

# 12: Além disso, participe de menos reuniões. Esta é uma coisa de cultura corporativa, então você pode ter que tentar mudar a cultura corporativa ou procurar um emprego que respeite mais o seu tempo. A maioria das reuniões mal administradas se divide em duas categorias: colocar todo mundo em dia com um problema (o que pode ser feito por meio de um canal assíncrono) ou criar um consenso sobre um assunto em que não foi definido um decisor claro (que é o câncer organizacional). Meu chefe gosta de pequenas reuniões com um decisor claro definido, e isso é ótimo; Eu não sou puxado para uma reunião onde a minha entrada não é necessária.

Outro protip. Crédito: The Cooper Review

# 13: Desencoraje as solicitações de e-mail recebidas que são enviadas para um grupo de pessoas. Quando você começa uma explosão que é apenas informação enviada para a equipe, abordá-lo como você faria com qualquer outra informação (discutido abaixo). Mas quando você recebe aquele cliente frustrado ou membro da equipe que envia um e-mail com uma pergunta ou pergunta para todos que já conheceram na empresa, você deve ensiná-los o caminho. Costumo dizer: "Fulano é a melhor pessoa que conheço para responder a essa pergunta e você deve enviá-la diretamente por e-mail".

Está provado que quando você direciona uma solicitação para uma pessoa singular em oposição a um grupo, é mais provável que você receba uma resposta. Na aula de CPR, eles nos ensinaram a apontar para alguém no meio da multidão e dizer: “VOCÊ! Ligue para o 911! ”, Em vez de gritar:“ Alguém ligue para o 911! ”

# 14: Finalmente, beba apenas informações “puras e filtradas”.

Quando alguém reclama na TV ou no Facebook , você está bebendo informações cruas com muitos parasitas ruins e sujeira.

Quando você lê um artigo on-line ou de revista , a informação é destilada um pouco, um pouco melhor para você.

Quando você lê um livro que passa por um editor e é amplamente aclamado, você está bebendo algumas informações bem claras.

Mas quando você fala com um especialista que leu inúmeros livros sobre o assunto e determinou as melhores práticas para si mesmo, está bebendo de uma fonte mágica.

Processar as informações que você permite

Então, como você lida com as informações que realmente chegam até você? Isso pode incluir itens acionáveis, coisas que você precisa lembrar ou apenas coisas interessantes ou úteis.

# 1: converta informações em tarefas úteis, se possível. Tome uma decisão sobre o que precisa ser feito com essa informação específica e escreva uma tarefa para ela, não importa quão pequena seja. (Os especialistas dizem que, se uma tarefa tiver menos de dois minutos, você deve fazer isso, mas especialistas também dizem que somos péssimos em estimar o tempo. Por isso, recomendo colocar tudo – até mesmo os itens menores – em uma lista de tarefas.)

# 2: Reserve tempo específico para atacar tarefas. Não faça as coisas quando elas surgirem. Bloqueie o tempo e comece a trabalhar, uma tarefa por vez, trabalhando a partir de uma lista de prioridades. Faça esse tempo curto , faça pausas, troque tarefas com frequência para ficar aguçado, durma bem e repita.

# 3: Uma lista de tarefas priorizadas pode ser complicada de gerenciar. Encontre um aplicativo de gerenciamento de projetos ou lista de tarefas que funcione para você e seja fácil de incorporar em sua rotina diária. Eu uso o Moo.do porque as tarefas podem ser aninhadas hierarquicamente. Eu posso ter uma visão panorâmica de todos os meus projetos e também detalhar a menor tarefa, e eu posso adicionar essas sub-tarefas pequenas infinitamente.

Screencap de Moo.do

# 4: Adicione solicitações de tarefas imediatamente à sua lista de tarefas ou anote-as para serem consolidadas em sua lista de tarefas em um horário agendado. Peça às pessoas que escrevam seus pedidos para você. Se alguém perguntar algo de mim e não for imediatamente escrito por mim ou por eles, arriscar-se-á a perder-se e a não o fazer.

# 5: Se alguém me enviar uma solicitação e eu olhar para ela enquanto estiver trabalhando em outra coisa, marquei a mensagem como "não lida" e a aborde durante o tempo que reservei para verificar as mensagens.

Se eles me enviarem uma mensagem de texto, às vezes eu pergunto se eles podem enviar um e-mail ou me descartar sua solicitação, pois as Mensagens no iPhone não podem marcar mensagens como não lidas . Pode ser estranho ser tão estranhamente exigente para as pessoas – “Ei, você pode me enviar este pedido em vez de um texto?” – mas se a sobrecarga de informação está “literalmente matando você”, você está lutando por sua vida aqui, sem restrições.

# 6: E-mail “Ping Pong” / DM solicita de volta às pessoas. Eu tento nunca ter o atraso no meu fim. Eu respondo rápida e concisamente, seja pedindo mais informações, confirmando informações ou agradecendo. Faz parte da caixa de entrada zero. Deixe a caixa de entrada de outra pessoa cheia.

Crédito: Giphy

# 7: Arquivar ou arquivar informações que não podem ser usadas. Eu uso o Actions for Gmail ™ para arquivar e-mails com um clique.

# 8: use ferramentas que permitem que você pesquise com facilidade (Gmail, Slack, Keep, etc.), por isso, se precisar fazer referência a algo que você arquivou, ainda terá. Nada é excluído, apenas arquivado, não se preocupe.

# 9: Delegar quando aceitável. (E muitas vezes é muito mais aceitável do que você pensa.) Eu poderia perguntar: “Ei, eu tenho muito no meu prato, você pode lidar com isso? Não há problema em dizer não. 🙂 “As pessoas me pedem muito e peço muito em troca. Para melhorar nossa produção coletiva, espero que cada um de nós concorde em fazer o que pudermos.

# 10: Sintetize as informações em documentação pessoal ou de equipe que você pode consultar posteriormente por meio de pesquisa. Crie o hábito de pesquisar primeiro sua própria documentação.

# 11: Coloque informações que você deve lembrar freqüentemente em um aplicativo de repetição espaçada (eu uso Anki ) e tenho o hábito de usá-lo regularmente. Certifique-se de formular as informações de forma eficaz . Ou você pode usar cartões flash caseiros bons e antiquados.

Um exemplo de uma pergunta de exclusão de cloze do meu baralho Anki.

# 12: Arquive pedaços físicos de informação também. Pastas de arquivos e caixas de banqueiros são baratos. Se não for crucial, basta colocá-lo em uma pasta grande chamada “Misc Info 2018” ou algo assim. Isso é ótimo, pois você não está paralisado com o que fazer com uma informação (“Eu precisarei disso no futuro? Posso jogar fora?”), Você acabou de arquivá-lo.

# 13: clique em curtir, bater, salvar ou adicionar aos favoritos. Ao buscar informações, eu leio artigos do Medium, assisto vídeos do YouTube, etc. Eu uso curtir, guardar ou adicionar aos favoritos, não porque eu sempre voltarei e relerei ou re-assistirei o material (eu ganhei) 99% do tempo), mas porque eu sei que isso facilitará a busca futura em 1% do tempo. Eu quero lembrar a informação. (Esses sites normalmente permitem que você veja o que gostou, aplaudiu, salvou ou adicionou como favorito.) Será que preciso lembrar esse 1%? Realmente, não – mas coloca meu cérebro à vontade para saber que eu salvei a informação em algum lugar. E clicar no botão é baixo esforço.

# 14: Compartilhe informações. Essa é mais uma maneira de tornar as informações pesquisáveis ??para seu próprio uso futuro, caso você precise delas. Publique artigos relevantes no Slack da sua empresa. Mensagem alguém um artigo que você achou interessante e eles também achariam interessante.

Muitas vezes não me lembro de onde li uma grande informação, mas lembrarei que a compartilhei com o So-And-So e depois posso procurar a troca e encontrar a informação.

Assim como os e-mails de pingue-pongue voltam rapidamente para as pessoas, sinta-se à vontade para colocar informações no prato de outra pessoa para tirá-las da sua. As pessoas têm diferentes tolerâncias de informações de entrada e você não deve presumir que alguém não pode lidar com isso até que elas expressem o máximo. Com os métodos descritos aqui, você descobrirá que será capaz de lidar com mais informações quando alguém fizer isso em você.

# 15: Escreva um artigo ou relate as informações. Cada um desses pontos que eu mencionei aqui, eu li em outro lugar. Ao sintetizá-las neste artigo que você está lendo , tornei as informações memoráveis ??e pesquisáveis ??para mim primeiro, e as ajudaram em segundo.

O primeiro rascunho

# 16: Finalmente, não se sinta mal em esquecer as informações. Minha piada favorita de Mitch Hedberg é mais ou menos assim: “Se eu acordar no meio da noite com uma idéia de piada, tenho que encontrar uma caneta e um papel e tentar anotá-la. Ou eu posso apenas me convencer de que não é engraçado e voltar a dormir. ”Se eu admito que nem todas as ideias ou pensamentos que tenho são brilhantes e precisam ser processados, estou de acordo em apenas deixar passar.

Última Dica: Reinicie

Quando a vida me dá muita informação – tenho documentos em todos os lugares, recebimento de e-mails e trabalho se acumulando – eu faço uma reinicialização de 1 hora. Eu passo meia hora limpando, colocando coisas em uma pasta ou caixa grande. Depois passo a próxima meia hora retirando itens desse contêiner e processando as informações de uma das maneiras que listo acima.

É isso aí.

E então eu começo a trabalhar.

Nos próximos dois dias, eu trabalho com mais itens, processando todas as informações que deixei na minha vida.

Minha caixa de emergência "jogue tudo nela e comece a resolver"

E esse é o verdadeiro truque para o gerenciamento de informações – é um processo diário. Você tem que trabalhar para construir cada uma dessas rotinas em um hábito. Você ficará melhor se implementar apenas alguns desses pontos e, depois de estabelecido, passar para mais um par – até sentir que a quantidade de informações que você deixa entrar e processar está sob seu controle.

Alguma dica para limitar as informações ou processar as informações que entram? Estou sempre aprendendo e adoraria qualquer sugestão que você tenha. Solte-se nos comentários ou esmague as palmas das mãos como forma de processar essas informações. 😉

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