Como Produzimos a Produtividade Automatizada

Este blog é parte do open source da Fynd Culture. Em vez de começar uma nota filosófica, estamos escrevendo sobre como estamos construindo uma organização magra e automatizada.

Os tartups S precisam ser magra e ter que fazer mais com menos. Isso não é por escolha, mas algo que a lei de startups exponenciais requer.

Na Fynd, seguimos uma simples regra do polegar da produtividade – qualquer tarefa que requer mais de 10 minutos todos os dias precisa ser automatizada. A automação não significa necessariamente nenhuma intervenção humana, mas pode ser uma decisão de go / no-go.

Quando olhamos para a produtividade, precisamos olhar para a produtividade coletiva da equipe. Nos primeiros dias, a produtividade era as horas que os fundadores colocavam todos os dias. À medida que o tamanho da equipe aumentava e as equipes especializadas foram criadas, as coisas ficaram mais complexas. A complexidade aumentou devido a dependências entre equipes, escritórios distribuídos ou simplesmente não tendo as mesmas prioridades.

Como qualquer outro arranque, queríamos garantir que a partir do primeiro dia tivéssemos as ferramentas e os processos certos para a execução simplificada. Temos praticamente testado todas as ferramentas de produtividade e estamos usando algumas com muita eficiência.

Fynd hoje é uma organização de mais de 100 membros com 3x equipe de equipes. Mais sobre o conceito de equipe de equipes e prioridades de inicialização em outro blog.

Nossa pilha de produtividade atual parece assim:

Fynd's Productivity Stack

Vamos dar uma olhada mais de perto na implementação de cada ferramenta e usar o caso no Fynd .

aplicativos do Google

Caso de uso: Bem, você precisa usar algo para e-mails e calendários. Este é o mínimo necessário para executar uma empresa. Não perca tempo procurando por suplentes e simplesmente assine isso. A beleza do Google Apps é Documentos e Planilhas, assegure-se de que isso seja amplamente adotado em toda a organização, você vai acabar comprando licenças caras do Microsoft Office.

Prós: Simples de configurar e você pode ir em algumas horas. Fácil de integrar com outras ferramentas.

Plano: pago
Adoção: em toda a organização

Basecamp 2

Caso de uso: para documentar discussões internas e externas, principalmente usadas pelas equipes de negócios, design e operações.

Prós: simples, intuitivos e podem ser implementados em todas as equipes

Contras: o gerenciamento de tarefas é difícil especialmente para tarefas interdependentes. Visualização avançada como gráfico Gantt faltando

Plano: pago
Adoção: em toda a organização

Projetos baseados em equipe Visão detalhada de um projeto

Asana

Caso de uso: Gerenciamento de tarefas. Utilizado apenas pelo produto e pelas equipes de engenharia para a priorização das tarefas de engenharia

Prós: Bom para a visualização do progresso

Contras: Tem uma curva de aprendizado inicial. Caras especialmente para grandes equipes

Plano: pago
Adoção: equipe de engenharia

Vista detalhada de um projeto

Faz

Caso de uso: usado somente durante reuniões para anotar follow-ups e prazos. Os resumos pós-reunião são compartilhados com todos via Email / Slack. O motivo para usar isso além de Asana / Basecamp é a integração profunda com o Google Agenda. Permite-me acompanhar o progresso das reuniões de forma consistente.

Plano: Gratuito
Adopção: eu

Cronogramas e tarefas discutidos em uma reunião

Angel.co

Caso de uso: Angel.co não é uma ferramenta de produtividade, mas nós usamos isso para manter as oportunidades de trabalho que listamos em nosso site e outras redes de trabalho. Ao vincular o Angel a outros canais, podemos manter uma lista consistente de posições abertas.

Aberturas de emprego nas apostas de trabalho Angel.coSame em nosso site

Trello

Caso de uso: usado para contratação. Na Fynd cada equipe contrata para si e a contratação de um candidato geralmente requer 4-5 entrevistas e uma tarefa ou uma apresentação. O feedback da entrevista está devidamente documentado nos cartões e o progresso mantido nas pistas.

Prós: Simples, Intuitivo

Dica Pro: use atalhos de teclado para trabalhar mais rápido

Plano: Gratuito
Adoção: membros envolvidos no processo de contratação

Placa de contratação de engenhariaLista de cartão detalhada de um comentário da entrevista dos candidatos

Slack

Caso de uso: comunicações de escritório instantâneas. Este é o centro de toda a nossa atividade horária e o rei de nossos aplicativos de produtividade. As comunicações entre agências e as atualizações de grupo tornaram-se super fáceis. O truque para usar o Slack efetivamente não o está usando como um aplicativo isolado. Eu abordarei os detalhes em uma seção posterior.

Prós: isso é simplesmente fantástico e um must-have

Contras: planos pagos podem ser realmente caros, especialmente para grandes equipes
Plano: Gratuito

Antes de descrever como fizemos a automação e racionalização do nosso processo usando todos os aplicativos, deixe-me compartilhar algumas aprendizagens chave:

  1. Não administre o trabalho no Email, visando matar o tráfego da caixa de entrada. Trate o Email como uma ferramenta de notificação glorificada apenas
  2. Nem todas as ferramentas são escaláveis ​​- por custo ou por eficiência – para grandes equipes (mais de 100 membros da equipe), por exemplo: Asana no custo
  3. As ferramentas só são boas se a equipe as usar bem. Cada ferramenta terá algumas deficiências, aprender a viver com ela ou abandoná-la rapidamente
  4. Assegurar um único proprietário para cada projeto responsável pela manutenção. A propriedade clara garante que tudo esteja bem documentado e atualizado, por exemplo: um proprietário para o nosso fórum de contratação
  5. Escolha a ferramenta eo caso de uso com muito cuidado. É muito difícil migrar uma vez que os dados são investidos

Fazendo as Apps falarem

Até agora você pode estar pensando que todos esses aplicativos são excessivos e um pesadelo para gerenciar. Bem, sim e não – algumas ferramentas foram apresentadas anteriormente e o esforço de migração de dados e pessoas foi enorme. Idealmente, gostaríamos de fundir os casos de uso Basecamp 2 e Asana, mas não é um mundo perfeito 🙂

Agora vem a parte divertida de fazer as ferramentas falarem, para automatizar e racionalizar nosso trabalho. A chave para fazer isso acontecer é fazer com que Slack o hub das comunicações da organização.

Slack não é o seu hub de comunicação típico e pode fazer maravilhas se usado corretamente. Slack é um must-have e a melhor parte é que é grátis! Escalá-lo para mais de 100 usuários e não esperamos problemas de escala. Qualquer startup que não adota Slack está desperdiçando um tempo precioso e criando uma equipe sub-ótima.

Eles são 2 maneiras de integrar ferramentas em Slack, use as integrações nativas (o plano gratuito é limitado a 5), ​​ou use uma ferramenta de terceiros como o Zapier .

Dica Pro: Estamos em um plano pago do Zapier. Isso resulta ser muito mais barato do que se mudar para um plano pago de Slack.

Fraco como um Hub de entrada

Canais automatizados

Use Slack para dar acesso a todos na organização para logs, alertas, aplicativos de trabalho e praticamente tudo o que você deseja que a equipe fique atenta.

Na Fynd , integramos as atualizações da atividade Basecamp e Asana nos canais usados ​​por cada equipe. Desta forma, a comunicação da equipe em Slack, bem como em outras ferramentas, é facilmente visível.

Exemplos:

Atualização do Basecamp em um canal usado pela equipe de Conteúdo.

Asana New Task Criou atualização em um canal usado pela equipe #Engineering.

Menções de Twitter do @FyndCare no canal #Operations

Alertas da New Relic sobre sistemas no canal # dev-ops. Super crítico para garantir uma confiabilidade de 99,9%

Registro de atividades de Github e Gitlab

Fontes de aplicativos de trabalho de fontes como Angel.co, Naukri ou mala direta

Fraco como um Hub de saída

Recentemente, iniciamos um programa mensal de Bug Bounty em todo o escritório. Pessoa para reportar erros máximos ganha Rs. 2000 cartões de presente Fynd.

Isso parece um programa simples, mas pode ser bastante complexo para gerenciar quando queremos que os engenheiros os consertem de forma sistemática e não consigam perder tempo ao preencher formulários aleatórios para atualizações. Quando começamos a pensar nisso, algumas ferramentas óbvias como JIRA e Bugzilla foram discutidas, mas queríamos evitá-las completamente, porque significava outra ferramenta para as pessoas fazer logon, aprender e, em seguida, arquivar o bug. Muitas despesas gerais para qualquer um fazer isso.

Nossa solução foi simplesmente criar um #bugbounty de Canal Livre que foi postado automaticamente no Asana usando o Zapier. A única captura foi que o usuário precisava digitar o canal de uma maneira especificada.

Uma vez em Asana os bugs foram classificados, priorizados e atribuídos aos engenheiros.

Pro Tip: Slack também permite o uso da integração nativa para criar tarefas em Asana.

Slack é uma beleza e todos os dias estamos encontrando formas mais fáceis de usá-lo. Algumas maneiras divertidas que estamos usando Slackbot

Falando com Slackbot sobre nossa cerveja semanal da sexta-feira.

Debo é nosso Chief Beer Officer 🙂

Acessando as últimas compilações de pré-lançamento

Examinando as métricas de organização mais recentes

Espero que você ache isso útil e implemente alguns desses em sua organização rocketship.

Um minuto salvo é um minuto ganhado por você para fazer seu dente no mundo.