Como ser um melhor ouvinte em um mundo onde todos estão falando

Aytekin Tank Blocked Desbloquear Seguir Seguindo 11 de janeiro Originalmente publicado em JOTFORM.COM

"Ah sim, você está certo", ele responde.

É a segunda manhã da minha visita ao nosso escritório de São Francisco.

Entre o meu colega e eu deito uma tela de computador, um smartphone virado para cima e um problema sensível ao tempo que estou tentando explicar.

Mesmo que ele faça contato visual e ofereça ocasionalmente um aceno de cabeça ou “mm-hmm”, seus olhos frequentemente voltam para sua tela .

Eu sei que ele não está escutando.

Aparentemente, apenas 10% de nós escutam efetivamente. E quando não ouvimos – quero dizer, realmente ouça – nos enganamos a nós mesmos e ao nosso parceiro de conversação.

No JotForm , temos 130 funcionários e 4,2 milhões de usuários. Ouvir provou ser inestimável para o nosso crescimento. De fato, ouvir nossos clientes nos trouxe 1 milhão de novos usuários apenas no ano passado .

Mas, assim como falar em público, ouvir é uma habilidade que requer prática deliberada.

Dado que os humanos têm uma média de oito segundos de atenção , pode ser um desafio, mas a boa audição vale cada esforço.

O valor do som de ouvir

“Todos nós devemos saber isso: ouvir, não falar, é o papel dotado e grande, e o papel imaginativo. E o verdadeiro ouvinte é muito mais acreditado, magnético do que o falante, e ele é mais eficaz e aprende mais e faz mais bem. ”- Brenda Ueland

Em 2006, 1-800-GOT-JUNK estava indo em direção a uma situação confusa. O vice-presidente de finanças da empresa alertou seus colegas para reduzirem seus gastos. Um introvertido por natureza, sua voz foi abafada por personalidades mais dominantes, e seu conselho foi ignorado.

A empresa de transporte de lixo expandiu muito rápido e ficou sem dinheiro. A empresa conseguiu sobreviver, mas, se tivessem ouvido atentamente, teriam poupado um grande estresse e problemas financeiros.

Nós tendemos a valorizar falando sobre a capacidade de ouvir – particularmente em posições de liderança. Mas quando você ouve atentamente, você tem a oportunidade de ganhar novas perspectivas e aprender as coisas que você não sabe que você não conhece.

Como um ex-secretário de defesa dos EUA explicou uma vez:

“Existem conhecidos conhecidos; Há coisas que sabemos que sabemos. Também sabemos que existem desconhecidos conhecidos; isto é, sabemos que há algumas coisas que não sabemos. Mas também há desconhecidos desconhecidos – aqueles que não sabemos que não sabemos. E… é a última categoria que tendem a ser as mais difíceis ”.

Com uma compreensão mais abrangente da situação, incluindo as incógnitas desconhecidas, você alcançará melhores resoluções.

Como mostra a história da 1-800-GOT-JUNK, ouvir pode fazer ou quebrar seu negócio. É crucial ouvir todas as vozes – talvez mais ainda as mais quietas que não exigem ser ouvidas.

A diferença entre ouvir e ouvir excelente

No final dos anos 90, os psicólogos sociais cunharam o efeito Dunning-Kruger . Em resumo, é a tendência humana de superestimar nossas habilidades cognitivas e quão bem ouvimos.

A audição de nível superior é conhecida como “ escuta em 360 ° ” – quando você ouve o que alguém está dizendo e como está dizendo.

Um passo para baixo é a escuta focada, na qual estamos ouvindo, mas não nos conectando totalmente. Por exemplo, não percebemos sinais não-verbais, como energia e linguagem corporal.

Finalmente, há escuta interna, quando estamos focados em nossos próprios pensamentos, preocupações e prioridades, e simplesmente fingimos ouvir nosso parceiro de conversação.

C ognitive viés pode levar-nos a pensar que estamos sempre 360 ° ouvintes, mas, na realidade, estamos geralmente envolvidos na escuta focada ou interno.

Como se constata, os melhores ouvintes também compartilham certas características . Ouvintes pendentes:

  • Não estão em silêncio . Eles fazem perguntas que promovem a descoberta e o insight. Boa audição é um diálogo de mão dupla, não um monólogo unilateral.
  • Aumente a auto-estima do parceiro . Ao transmitir apoio e confiança, um ouvinte notável torna a conversa uma experiência positiva para ambas as partes.
  • São cooperativos, não combativos . Todos nós tivemos conversas onde parece que alguém está esperando para nos contradizer ou nos corrigir. É estressante e perturbador. A audição forte permite que o feedback flua suavemente, de modo que nenhum dos oradores se sente defensivo.
  • Ofereça sugestões construtivas. Um bom feedback depende das informações e de como você as oferece. Quando um colega pode dizer que você está ouvindo atentamente, é mais provável que ele leve seus comentários a sério.

Ouvir bem é uma habilidade subvalorizada – e é mais do que apenas boas maneiras. Concentrar toda a atenção na conversa pode criar uma experiência mais agradável e produtiva para todos os envolvidos.

Dicas para se tornar um melhor ouvinte

A situação que eu compartilhei acima, quando eu poderia dizer ao meu colega não estava ouvindo, foi apenas um exemplo de uma ocorrência comum no escritório.

Quando eu estou tendo um dia agitado, preso em reuniões consecutivas e minha caixa de entrada está fora de controle, eu me vejo aquém de ouvir 360 °.

Acontece – somos todos humanos.

Abaixo estão algumas técnicas que eu uso para melhorar minha audição sempre que me pego afinando – espero que você as ache úteis, também:

1. Olhe as pessoas nos olhos.

Pode parecer senso comum, mas lembre-se de fechar, desligar ou silenciar todas as distrações possíveis: computadores, telefones e qualquer outro dispositivo que possa atrair sua atenção. Lembre-se, uma distração momentânea pode prejudicar totalmente sua concentração. Elimine a tentação.

2. Espere até que alguém esteja realmente falando para responder.

“A maioria das pessoas não escuta com a intenção de entender; eles escutam com a intenção de responder. ”- Stephen Covey, autor de“ 7 hábitos de pessoas altamente eficazes ”

Às vezes parece que a outra pessoa está ansiosa para gritar no momento em que respiramos. Em vez de ouvir, eles estão decidindo o que dizer em seguida. Antes mesmo de considerar sua resposta, aguarde até que seu parceiro tenha terminado. Pausas atenciosas são boas, e suas respostas provavelmente serão mais úteis e perspicazes.

3. Preste atenção às dicas não-verbais.

Essa prática depende muito da primeira dica: eliminar todas as distrações. Podemos reunir tanta informação de pistas não-verbais, como se alguém está excitado ou exausto, confiante ou incerto.

De fato, estima-se que 80% da comunicação depende de sinais não-verbais. Aprimore essas pistas e não tenha medo de abordá-las diretamente. Um colega pode dizer que ele está preparado para a conferência, mas se sua energia nervosa sugere o contrário, você pode querer ir mais fundo e explorar o que realmente está acontecendo.

4. Faça perguntas melhores.

Perguntas construtivas esclarecem os problemas e podem criar uma compreensão mais profunda para todos. Mesmo quando alguém faz uma pergunta, responda com uma pergunta de acompanhamento para esclarecer o que realmente precisam.

5. Crie espaço para reflexão.

Agendar reuniões back-to-back sem tempo para refletir dificulta o processamento de informações. Para ouvir mais completamente, bloqueie algum tempo em sua agenda diária para reflexão – momentos em que você pode pensar em discussões anteriores. Então, quando você entrar em sua próxima reunião, estará pronto para compartilhar toda a sua atenção.

6. Observe a proporção de escuta / fala.

Vale a pena considerar o quanto você ouve falar em uma conversa típica. Scott Eblin, autor de Overworked e Overwhelmed: The Mindfulness Alternative , diz que a proporção deve ser de 2: 1. Outros dizem que você deve atirar para um colapso 80/20 mais ambicioso.

De qualquer maneira, procure ouvir mais do que você fala. Se você não tiver certeza de onde se encaixa, tente fazer anotações durante sua próxima reunião e acompanhe sua própria proporção.

Construindo uma equipe de bons ouvintes

Quando procuro novas contratações no JotForm, ouvintes fortes estão no topo da minha lista. Bons ouvintes não apenas aprendem mais rápido, mas eles trabalham mais efetivamente em equipes – e eles realmente ouvirão o feedback de nossos 4,2 milhões de usuários.

Bons ouvintes também aprimoram a cultura que estamos tentando cultivar: uma em que as pessoas se sentem valorizadas, engajadas e energizadas pelo seu trabalho. Mais do que qualquer outra geração, os trabalhadores da millennial valorizam muito a comunicação e o feedback. É por isso que é mais importante do que nunca escutar fluir em todas as direções.

Então, ouça com curiosidade e com a intenção de entender. Ouça com a tranqüila confiança de que você terá tempo de sobra para se expressar quando for a sua vez de falar.