E-mails não gerenciados: a conversa não é barata

Celine Lai Blocked Unblock Seguir Seguindo 11 de janeiro

Esta é uma história pessoal sobre o meu relacionamento "Amor-Ódio" com o e-mail. Quando os primeiros programas de e-mail se tornaram comerciais em 1976, eu tinha 13 anos de idade.

Essa adolescente vivia perto de um rio na Austrália e passava a maior parte do tempo no ensino médio, lição de casa, leitura e escrita; ou passear e explorar o rio ou nadar e fazer camarões.

Um destaque da minha adolescência estava se alinhando entre todas as outras crianças da minha família, ansiosamente esperando para experimentar a máquina de escrever manual Olivetti. Nós pensamos que a melhor coisa desde o pão fatiado.

Eu usei aquela máquina de escrever enquanto estava na Universidade e, em 1983, digitei meu terceiro ano de Biologia nas preferências de carboidratos do Brown Honeyeater.

Eu digitei o relatório do meu amigo também, de suas anotações escritas à mão. Quanto mais precisa a tradução, menos a re-digitação. Concentração foi primordial.

Conversar com as pessoas cara a cara e por cartazes, cartas e telefone era o caminho a percorrer antes do e-mail. Quando criança, eu vendia limonada, de porta em porta, e colocava cartazes na lanchonete local, quando era apropriado.

Digite o email. O poder de enviar uma mensagem através de uma grande distância ou uma curta distância é grande, e com grande poder vem uma grande responsabilidade.

Isso significa:

W riting um e-mail que é conciso e direto ao ponto, e dá todas as informações necessárias. Leia e revise e edite seu e-mail antes de enviá-lo.

L eaving sua assinatura bloco no final do seu email. (Eu não sou um leitor de mentes ou um clarividente e não sei quem você é.)

G umprir informações específicas completo e útil ao fazer um pedido de alguma coisa. (Não assuma as coisas e, por exemplo, envie-me um e-mail pedindo-me para "reservar meu voo para a China", pois preciso saber exatamente onde você está indo na China e quando, etc.)

T endo o tempo para ler um e-mail toda inteira que você recebe, para a compreensão da leitura. (Quando você foi para a escola primária, você deveria ter aprendido a compreensão de leitura.)

A nswering a pergunta (s) que eu perguntei no meu email inicial.

Eu tenho trabalhado por mais de 30 anos e notei um declínio no número de itens de informação em um único e-mail que meus leitores estão mantendo. Mas mesmo quando reduzi o conteúdo dos meus e-mails para baixo a duas informações, descobri que a maioria dos meus leitores leu apenas o primeiro item.

Sério, nós vivemos em um mundo tão "enlouquecedor" com o nosso precioso tempo e nossos recursos humanos esticados ao limite, de modo que uma pessoa que esteja lendo um e-mail de trabalho leve apenas 30 segundos para escanear um e-mail?

Parece-me que vinte segundos são gastos na coleta do que ele / ela acha que é o objetivo principal ou importante de uma comunicação por e-mail.

O primeiro parágrafo é anotado e quaisquer palavras depois disso são desconsideradas. Às vezes, uma comunicação por email exige mais de um conceito.

Além disso, nos esquecemos de que a palavra escrita nem sempre pode transmitir nuances emocionais, e que cada pessoa escreve à sua própria maneira?

Meu novo gerente no trabalho não me disse uma vez, mas duas vezes este ano, que 2 dos meus e-mails foram escritos de forma passiva-agressiva. Isso é um absurdo, uma vez que meus e-mails não eram, e sua percepção disso era apenas devido ao estado de espírito dela no momento em que ela lia os e-mails e ao ponto de vista dela sobre como os e-mails deveriam ser escritos.

Alguns de nós estão perdendo nossa capacidade de ler e-mails para entender?

Por que nós enviamos e-mail para uma pessoa que está sentada ao nosso lado? Uma resposta é " para a privacidade ", que em si é uma revelação do ambiente de trabalho ou ethos não sendo propício para a comunicação aberta.

Teste de QI: Se você tem 1 balde com 2 galões e 1 balde com 4 galões, quantos baldes tem?

Do filme "idiocracia"

Um artigo da Forbes informa que:

Apesar de sua história cativante e conexão quase inseparável com o surgimento da World Wide Web, o e-mail não é uma ferramenta de colaboração eficaz, e a força de trabalho global progressivamente terceirizada está lançando luz sobre suas inúmeras vulnerabilidades.

Também afirma:

E-mail não só facilita o trabalho, tornou-se uma forma de trabalho em si.

E-mail também é unidimensional e simplesmente desatualizado.

Como a comunicação no local de trabalho evolui, o e-mail pode não prevalecer
É difícil lembrar como a força de trabalho operou na era pré-email. E-mail tem sido a principal força de negócios… www.forbes.com

É bem hora de eu descomprimir minhas 6 diferentes contas de e-mail reduzindo-as a 2 ou 3, e fazer outro alarde e excluir os e-mails sem importância daqueles que eu mantenho, que são a maioria dos e-mails.

É hora de eu cancelar a assinatura de 90% dos boletins informativos por e-mail e das coisas em que eu me inscrevi.

Gerenciar meu e-mail pessoal significa ter menos endereços de e-mail e e-mails para gerenciar. Significa ser organizado, sei disso, e desejo que os leitores dos e-mails do meu trabalho se organizem e gerenciem a si mesmos para ler o significado.

Eu prefiro usar o telefone e as letras do que e-mail para me conectar com amigos e familiares, mas o uso de e-mail e serviços de mensagens on-line está entrincheirado agora.

Não me entenda mal. Eu aprecio usar o email para me comunicar com meus colegas de trabalho e com pessoas externas se meus emails forem realmente lidos; e se comunicar com rapidez e facilidade com meus amigos e familiares, especialmente com amigos de todo o mundo.

Mas mesmo entre amigos e familiares, a comunicação por e-mail nem sempre confere o que se deseja comunicar.

A verdadeira comunicação pode ser feita cara-a-cara ou por telefone ou pelo Face Time ou outra opção audiovisual.

A lição que aprendi “ vivendo em um mundo de e-mail ” é não esperar o que eu esperava dos meus leitores, que eles podem entender pelo menos dois conceitos em meus e-mails, para tornar meus e-mails mais curtos com as informações críticas no primeiro. linha, e para aumentar a minha conversa com os meus colegas e partes externas que eu preciso entrar em contato para fins de trabalho.

Limpar verbal comunicação, discussão e negociação, ou up-front e conversa pessoal vale a pena. Vamos fazer mais disso.

Texto original em inglês.