Gerenciando a vida com gráficos

Como completar projetos pessoais?

Lena Dorogenskaya Blocked Desbloquear Seguir Seguindo 9 de janeiro

Essa pergunta comum sempre me obriga a procurar uma ferramenta apropriada para gerenciar meus projetos. Eu costumava pensar que deveria ser algo como um calendário ou lista. Algo com as palavras "Hoje", "Caixa de entrada" e "Data de vencimento". Experimentei a maior parte dos aplicativos; Eu até desenhei um dos meus.

Quebra-cabeça para os curiosos. Solução

Mas todas as ferramentas convencionais têm os mesmos dois problemas:

  1. Todos eles foram bons em mostrar o que eu tenho que fazer agora, ou em definir todos os tipos de lembretes, mas eles não se concentraram em meus objetivos . Eles não revelou os problemas, não mostrou a retrospectiva da matriz de todos os meus passos . Isso me fez sentir como um hamster em uma roda infinita de "o que vem a seguir".
  2. Não consegui criar agregações de tarefas próprias e seções cruzadas para explorar algo interessante para mim, como minha velocidade ou capacidade.

Eventualmente, encontrei uma maneira de resolver esses problemas para mim. E é a maneira mais estranha que já usei – administro minha vida com gráficos .

Como os gráficos respondem a essa pergunta?

Minhas tarefas estão hospedadas no Trello. Eu tenho várias placas para cada projeto.

Minhas pranchas no Trello

No entanto, os quadros Trello não respondem a várias perguntas que estão flutuando na minha cabeça.

Quanto trabalho está em andamento em todas as placas? Com que rapidez posso realizar minhas tarefas? Quantos deles completei no mês passado? Quando o projeto será finalizado?

Para descobrir as respostas que preciso para coletar informações de várias diretorias , agregue os cartões por um rótulo , membros atribuídos , conclusão completa , nome ou campos personalizados, como prioridade e horas de gasto .

1. Quanto trabalho em andamento em todas as placas? (Árvores)

A ruína da minha existência é que eu começo mais trabalho do que posso terminar .

Eu encontrei um remédio para todos os meus sofrimentos no livro sobre tábuas de Kanban ; soa magicamente " limite WIP ". Em linguagem humana, significa: “Pare de fazer todas essas coisas simultaneamente. Escolha três ou dois, mas melhor ainda – apenas um. ”É mais fácil falar do que fazer.

Eu não posso rastrear o WIP ( Work In Progress ) através de todas as minhas placas no Trello. Consequentemente, não consigo controlar o limite de tarefas em andamento. Mas eu tenho a superpotência de cartas! A ativação do Vizydrop coleta os cartões de todas as placas disponíveis para mim no Trello.

Eu criei o gráfico onde contagens de cartões foi exibido no eixo X, listas de todas as placas – no eixo Y (Nota! As listas devem ter os mesmos nomes em todas as placas). Por uma questão de foco, eu filtrava listas e deixava três – Em Progresso, Próximo e Backlog .

X : contagens de cartas; Y : List (filtrado pela condição “está em andamento, próximo, backlog”). Visualização ao vivo .

Agora posso facilmente ignorar todas as tarefas em andamento na tabela de dados , clicando na barra correspondente. Quando vejo os dados brutos, percebo todas as possibilidades de visualizar o meu trabalho.

Tabela de dados

Meu limite de WIP para todas as placas é de 4 tarefas. Normalmente, dois deles são recorrentes ou de longo prazo. Se eu precisar diminuir o número de cartões nesta lista, eu passo para eles diretamente do link na tabela e mudo o status. Assim, eu empurro a tarefa restante para conclusão .

Eu retrabalhei este gráfico adicionando o nome dos cards. Além disso, usei o código de cores da Labels para reconhecer o tipo de atividade, a saber: leitura, design, codificação. Isso me ajuda a entender o que é apropriado fazer no contexto real . Por exemplo, se eu precisar ouvir algo enquanto trabalho no meu jardim ou ler em uma fila, posso encontrar facilmente essa atividade na lista.

X: Lista, Nome Y: Importância Cor: Etiquetas. Visualização ao vivo .

2. Trabalho nas coisas mais úteis ou nas primeiras que me vêm à mente? (Floresta)

Eu me acostumo a separar a tarefa mais importante com o rótulo “ Deve ter ” usando a energização de campo personalizada no Trello. Agora vejo a proporção de trabalho que é de maior ou menor prioridade.

X : contagens de cartas; Y : lista; Cor: prioridade (campo personalizado). Visualização ao vivo.

Eu posso moldá-lo adicionando o nome de cartões no eixo Y e removendo tarefas triviais.

X: Estimativa Y: Lista, Nome Cor: Quadro. Visualização ao vivo

3. Eu crio ou acumulo informação? (Foco)

Este gráfico ajuda-me a entender se minha vida profissional é equilibrada. Se minhas ações são passivas ou ativas?

O truque é que eu tento ler e ouvir guias e tutoriais mais do que realizar alguma atividade criativa real, o que me dá uma falsa sensação de que algo está acontecendo. Além disso, essas tarefas são muito mais simples do que codificar, projetar, desenhar e escrever. Mas apenas a criatividade ativa treina meu cérebro e aumenta minha compreensão da essência das coisas novas.

X: Cálculo personalizado com CASE WHEN ; Y: contagens de registros; Cor: rótulos. Visualização ao vivo

4. Qual é o meu progresso? (Fluxo)

O Fluxograma Cumulativo é o meu favorito porque pode revelar tantas coisas ocultas.

Inferno de uma beleza!

Isso me dá conhecimento da minha capacidade média (11–13 tarefas por mês).

X: cronograma; Y: contagens de registros; Cor: lista. Visualização ao vivo

Eu posso rastrear minha velocidade, revelar os problemas no fluxo.

Anotações para marcos e eventos me ajudam a entender as dependências.

E novamente, mostra rapidamente meu trabalho em andamento e ajuda a manter o Limite.

5. O que devo fazer para concluir projetos? (Terminar)

Estas são todas as minhas tarefas “obrigatórias” em dois projetos ativos – o longo caminho difícil.
Eles formam um tipo de MVP ( Minimal Valuable Feature ) de um projeto. Se eu completar todos eles, considero o projeto feito. É como um jogo quando eu passo os passos na missão, e sei onde está o Finish!

X: Contagens de Registros (filtradas por Prioridade “está em Must Have”); Y: diretoria; Cor: lista. Visualização ao vivo

Esses gráficos são suficientes para o planejamento diário no painel que me permite avaliar o progresso rapidamente.

Eu tenho usado gráficos desde outubro de 2018, e isso me ajuda a revelar os problemas que me perseguem sempre que eu começo algo novo.

O número de tarefas era incompatível com as leis do espaço, tempo e vida humana.

Por um lado, foi uma ducha fria, por outro lado, agora sou bastante realista no que posso focar no próximo ano. Além disso, posso reagir mais rápido porque meus gráficos expõem novos problemas imediatamente. Eu sei como completar meu projeto. A única coisa que resta é fazê-las bem.