Mais sucesso fazendo menos: A arte da delegação

Aytekin Tank Blocked Desbloquear Seguir Seguindo 9 de janeiro Originalmente publicado em JOTFORM.COM

Napoleão Bonaparte sabia uma coisa ou duas sobre liderança. De origens humildes, ele subiu para se tornar o imperador da França e, finalmente, trouxe a maior parte da Europa sob seu domínio.

"Se você quer que uma coisa seja bem feita, faça você mesmo", brincou Napoleão, com autoconfiança característica.

Acreditar em nossas próprias habilidades é importante para o sucesso. Mas, ao contrário do imperador diminutivo, você acredita, é impossível fazer tudo sozinho. Todos nós precisamos delegar.

Delegar parece bastante simples, mas pode ser mais fácil falar do que fazer. Somos frequentemente protetores do nosso trabalho. E às vezes não confiamos nas capacidades dos membros da nossa equipe. Ou talvez gostemos de fazer uma determinada tarefa.

Mas, para crescer um negócio e se tornar um líder mais eficaz, a delegação é crucial. É essencial nos libertarmos para nos concentrarmos em questões de alto nível – como o crescimento do próprio negócio.

Nos primeiros dias do JotForm , passei dias inteiros lidando com problemas de suporte. Uma vez que eu contratei pessoas confiáveis para compartilhar a carga de trabalho, eu poderia dedicar minha atenção a outras coisas, como melhorar nosso produto e desenvolver novas estratégias.

Eu também aprendi que a delegação adequada é uma arte. E uma vez que você encontre o equilíbrio certo, o resultado é geralmente empregados mais felizes, clientes mais satisfeitos e uma empresa mais saudável em geral.

Quando você delega, você capacita

“À medida que olhamos para o próximo século, os líderes serão aqueles que capacitarão os outros”.
– Bill Gates, fundador da Microsoft

Tanto os gerentes quanto os funcionários se beneficiam da delegação. Inicialmente, os gerentes precisam investir algum tempo em treinamento e na criação de sistemas para monitorar as tarefas que eles descarregam.

Se você estiver delegando a entrada de clientes, por exemplo, poderá reservar tempo para orientar um funcionário pelo processo. Em seguida, quando o funcionário começar a gerenciar a entrada, você poderá criar um lembrete para revisar o trabalho dele a cada alguns dias, o que pode acontecer com menos frequência com o passar do tempo.

Depois desse investimento inicial, os gerentes têm mais tempo para se concentrar na melhoria dos negócios. Eles podem redirecionar sua atenção de tarefas rotineiras para coisas que realmente movem a agulha para uma empresa.

Quanto aos funcionários, o engajamento normalmente aumenta à medida que eles assumem mais responsabilidades. O engajamento profissional tem a ver com desafiar continuamente o pessoal e dar-lhes oportunidades de crescer e avançar.

Você pode até achar que, quando lhe for dada a oportunidade, o membro da sua equipe o derruba do parque (e também o supera).

Quando atribuo tarefas a outras pessoas, elas geralmente alcançam o resultado desejado – e melhoram o próprio processo subjacente. Nesse caso, tanto o funcionário quanto nossa empresa se beneficiam desse simples ato de delegação.

Como entregar as rédeas

Primeiro, decida quais tarefas você pode tirar do seu prato. Se você não tiver certeza do que está certo para redirecionar, tente delegar quando:

  • Alguém em sua equipe pode fazer melhor . No JotForm, quase sempre há alguém com mais conhecimento ou experiência de nicho do que eu – e isso é bom. Isso significa que estamos contratando bem. Se você perceber que outra pessoa pode gerar resultados mais fortes em menos tempo, não hesite em delegar.
  • Você pode recuperar o precioso tempo, energia ou foco. Em vez de deixar seus dias se evaporarem, delegue. Então você pode aplicar essa energia a atividades que fazem uma grande diferença para o negócio; o tipo de trabalho que só você pode fazer.
  • Uma tarefa é demorada (e geralmente não requer conhecimento ou experiência). As tarefas que exigem muito trabalho inicial, como pesquisa ou processamento de dados, podem ser divididas e reatribuídas com frequência. Quando o estágio inicial estiver concluído, você poderá entrar facilmente para revisar e levar adiante a tarefa.
  • Tarefas sensíveis ao tempo estão competindo com outras prioridades . Muitas vezes, nos encontramos com vários projetos sensíveis ao tempo para completar de uma só vez. Em vez de ficar atrás de um deles, decida qual pode ser finalizado com competência por outra pessoa e concentre sua energia no (s) projeto (s) restante (s).

Eu recomendo começar pequeno.

Quando eu estava pronto para delegar, contratei apenas um funcionário de suporte ao cliente . Uma vez que essa pessoa foi treinada, eu criei uma equipe.

Dessa forma, não houve interrupções no suporte ao cliente, mesmo quando nosso primeiro funcionário tirou férias ou passou mal. Finalmente, contratei alguém para gerenciar a equipe de suporte e entrei apenas para fornecer feedback quando necessário.

Depois que o sistema de suporte ao cliente foi totalmente estabelecido, concentrei-me na criação de uma equipe de manutenção. Por fim, cheguei ao ponto em que todas as partes do negócio que poderiam ser sistematizadas foram divididas em elementos individuais.

Hábitos de grandes delegadores

“Quando você delega trabalho a um membro da equipe, seu trabalho é estruturar claramente o sucesso e descrever os objetivos.”
– Steven Sinofsky, ex-executivo da Microsoft

A delegação é mais eficaz quando os gerentes explicam por que o trabalho está sendo reatribuído.

Quando começamos a oferecer contexto – como uma tarefa específica se encaixa nos objetivos gerais da empresa e por que o funcionário é a pessoa certa para isso – aumentamos as chances de um acompanhamento efetivo.

Além disso, a delegação não significa passar a bola e nunca olhar para trás. Quando os gerentes cedem responsabilidades e perdem o controle das atividades da equipe, o processo deu errado.

S delegante uccessful medir regularmente os resultados e fornecer um feedback . Mesmo quando não estou mais gerenciando uma equipe, faço check-in regularmente e monito seu desempenho. Além disso, nunca é demais ter um estranho, que tenha novos olhos, verifique se os processos estão funcionando de maneira ideal.

Os gerentes que sabem delegar de forma eficaz atribuem o produto final e depois deixam que a outra descubra como fazê-lo. Em vez de se sentirem microgerenciados, os funcionários se sentirão desafiados e valorizados. E quando recebe a propriedade de uma tarefa, a maioria dos funcionários é motivada a provar suas capacidades.

Além disso, só porque uma tarefa não se encaixa na descrição de trabalho de alguém, isso não significa que ela não possa ser delegada. Se alguém demonstrar um alto nível de especialização e responsabilidade, dê a eles a chance de brilhar.

E aqui está a fronteira final da delegação: pedir aos funcionários que participem de tarefas críticas de tomada de decisão , como contratação e revisões financeiras.

Por exemplo, você pode convidar funcionários-chave para participar de uma rodada de entrevistas e, em seguida, pedir o feedback deles depois. A maioria das pessoas se sente mais profundamente investida quando sabe que está ajudando a construir a equipe.

Compartilhar tarefas comerciais delicadas pode nos fazer sentir vulneráveis, mas a recompensa pela abertura dessas atividades para os funcionários (certos) também pode ser significativa. A equipe ficará mais envolvida e você poderá liberar seu tempo para projetos de nível superior.

Em preparação para minha licença de paternidade de três meses, decidi responsabilizar meu COO pela contratação. Delegar esta e outras tarefas que faziam parte da minha carga de trabalho diária permitiu-me tirar uma licença de paternidade verdadeira, em vez de um período sabático caótico de trabalho de casa.

Seja mais essencial, mas menos envolvido

“Embora possa parecer difícil, elevar o seu impacto exige que você aceite um paradoxo de liderança inevitável: você precisa ser mais essencial e menos envolvido.” – Jesse Sostrin , autor de O Dilema do Gerente, Além da Descrição do Trabalho

Delegar pode ser um desafio. Como líderes e empreendedores, amamos nossos negócios; É por isso que nós começamos eles em primeiro lugar.

Seja codificando ou trabalhando com clientes, muitas vezes gostamos das tarefas diárias que mantêm nossas empresas funcionando também.

Mas, se não delegarmos, dificultamos o crescimento de funcionários e empresas.

Um chef que virou dono de restaurante pode gostar de cozinhar, mas na maioria dos casos ela precisa sair da cozinha. Só então ela pode se dedicar a grandes objetivos como construir uma marca e elevar o negócio.

No final, delegar significa fazer menos para que você possa se aprofundar nas partes mais essenciais de sua empresa.

É sobre permitir que as pessoas mais capazes assumam mais responsabilidades.

É sobre construir equipes mais fortes e se libertar para fazer o trabalho que só você pode fazer.

Com funcionários e gerentes mais engajados, que são liberados para se concentrar nos negócios, toda a sua organização estará posicionada para prosperar.