Nota. Hábitos para hackear email.

Darren Allatt Blocked Unblock Seguir Seguindo 4 de janeiro

Eu não sei exatamente porque ou quando isso aconteceu, e-mail (e texto) substituiu falar com as pessoas em geral na vida. No trabalho, sempre recorremos a "enviar-me um e-mail", que é uma saída completa. Há uma mensagem subjacente mais profunda quando alguém sai para enviar um e-mail. Se alguém interromper sua conversa e pedir para você enviar um e-mail, é porque você não trouxe valor suficiente para garantir seu tempo naquele momento. Eles estão triando seu tempo e custo de oportunidade, e suas informações estão agora no final da lista. Se você enviar um e-mail para alguém, é porque provavelmente você está com medo de ser rejeitado pelo ponto acima e isso é porque você não acredita no valor que está entregando a essa pessoa.

Agora, há alguns problemas subjacentes mais profundos aqui que abordaremos em outro momento, vamos agora focar em como eu hackeava e-mail para fazer com que funcionasse para mim e não para eu ser um escravo dele.

O pano de fundo para querer cortar o e-mail veio da leitura do livro Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes, de Stephen R Covey, que fala sobre quatro quadrantes diferentes de como passamos o tempo e qual a eficácia de cada um deles:

Interrupções são um dos piores tipos, porque elas te tiram de fazer coisas que fornecem valor e sucesso a longo prazo e, geralmente, sob o princípio de Pareto, a maioria dos e-mails se enquadra nos quadrantes 3 e 4. Então, tudo se resume a como automatizar o processo. de mover e-mails para seus respectivos quadrantes

Isso começou com um sistema simples de rotulagem, que na minha plataforma de e-mail era baseado na facilidade de aplicar regras:

  1. Rotular cada email pela empresa do remetente. Agora estou enfrentando o cliente, então isso funciona muito bem para mim, a regra é “rotular cada email de @ apple.com como 'Apple'”. Isso torna mais fácil arquivar o e-mail depois que eu tomo uma ação porque ele é automaticamente arquivado com todas as outras informações do cliente e movido da minha caixa de entrada.
  2. Rotular cada email em que eu sou um CC ou BCC como “CC / BCC”, Marcar como lido e Manter na caixa de entrada ”. Nós somos mortos pela quantidade de e-mails de CC em que estamos, e estamos neles normalmente como em uma discussão em grupo maior. O que aconteceu para ter uma reunião, até mesmo uma chamada de vídeo. De qualquer forma. Porque estes estão marcados como lidos, este é o verdadeiro divisor de águas, porque eu já não recebo notificações que são realmente perturbações para estes tipos de e-mails, e então em diferentes momentos do dia, verifico a lista CC / BCC, determino se preciso para algo de ação ou fornecer valor para a conversa, depois de tal, eu arquivá-los e movê-lo da minha caixa de entrada, feito. Os outros tipos de e-mails que são marcados como "CC / BCC" são aquelas listas de discussão internas, ou seja, "Sydney Office". Eles e o subsequente "Responder a todos" (eu odeio aqueles!) Vêem o mesmo destino, e então dependendo de qual é a primeira mensagem, então determina quanto das respostas eu leio, principalmente elas são arquivadas. O Gmail tem uma função legal de "silenciar" para que você não veja nenhuma resposta a mais. Isso é bastante útil quando o e-mail é de um anúncio pessoal, como "essa pessoa teve um bebê". Estes realmente precisam ser tratados com o meu "silenciar" a conversa e entrar em contato diretamente com a pessoa para oferecer seus parabéns. Você não precisa ser uma ovelha e aumentar a perturbação.
  3. Eu ainda tenho meu e-mail como uma lista quase 'a fazer' e é onde as duas / três categorias restantes entram em jogo. Eles são Não Lidos, Importantes, Não Importantes. Não lidas, basicamente, são apenas e-mails em que estou no campo "Para" porque alguém me enviou um e-mail diretamente e o conceito é que essa pessoa desejará minha contribuição ou ação em seu conteúdo. A partir daí, depois de lê-lo, há então uma triagem adicional de Imediatamente Ação, Importante, Inportante.

Imediatamente Ação: Quando algo é imediatamente uma ação que, em seguida, sinaliza uma das duas ações de minha parte, o primeiro é o mais fácil, delegado. Eu delego a uma das equipes que trabalham na conta ou a uma das equipes de suporte. Depois que ele é delegado, ele é mantido em minha caixa de entrada para monitorar o progresso da tarefa, para que eu possa manter a visibilidade, agregar valor e mantê-lo no caminho certo. Claro que este é um pouco de mãos para o meu próprio gosto, no entanto, é necessário na base de que se alguém veio a mim diretamente para ajuda ou com um problema, eles estão esperando que eu resolva, e completamente palmada não está mostrando eu me importo meu cliente, caso contrário, o cliente teria ido diretamente para o membro da equipe em primeiro lugar de qualquer maneira. O cliente faz isso porque não confia que o membro da equipe resolveria, e minha delegação, monitorando e agregando valor, cria essa confiança e, em seguida, você vê para a próxima instância, ou um par depois, o cliente vai diretamente para essa a quem a tarefa foi delegada. Ganhe para todos. Se eu preciso agir imediatamente, ela se divide em duas categorias, ou é uma resposta simples e rápida, um telefonema, ou vamos nos encontrar para discutir mais, caso contrário a ação é uma chamada para os postos de bombeiros ou bombeiros porque a merda bateu na fã, auto explicativo realmente.

Importante: esses e-mails são quando algo é como você provavelmente adivinhou, importante, e isso geralmente está relacionado a gerar mais receita ou proteger a receita existente; caso contrário, não é realmente importante. No entanto, mesmo com esta métrica de ser em relação à receita, a classificação vai um pouco mais do que "isso vai ganhar ou me custar dinheiro agora" também é baseado em isso vai entregar receita a longo prazo, ganhando ou protegendo-o. Esses e-mails geralmente giram levam algum tempo para agir porque são baseados em atividades de longo prazo, por isso tendem a ficar na minha caixa de entrada por um curto período de tempo. O que eu descobri é que, ao remover outras distrações, interrupções e delegações, isso me dá mais tempo para me concentrar nessas coisas importantes e estar me movendo em direção a ser produtivo em dólar, em vez de estar ocupado ocupado.

Não Importante, mas Importante o suficiente para estar na minha caixa de entrada: Essa categoria tende a ser classificada de forma muito semelhante à Importante, com a diferença de pequenas oportunidades ou projetos internos que não têm um impacto imediato nos negócios. Agora, pequenas oportunidades não significam necessariamente clientes pequenos, embora às vezes os pequenos clientes também se encaixem nessa categoria. Essa categoria geralmente trabalha para produtos ou serviços auxiliares para os clientes, as pequenas coisas que não são críticas para os negócios, mas que ainda são importantes. Você pode dizer o quão importante é algo para um cliente com base na rapidez com que responde a você com os resultados que precisam fazer para a ação. Por exemplo, se você precisar de alguma papelada e o cliente demorar uma eternidade para devolvê-lo, obviamente não é importante para eles. A ressalva é que, embora algo possa não ter importância para o cliente, isso pode ser importante para meus objetivos. Se o cliente demora a responder, geralmente não forneço valor suficiente ou não estou resolvendo um problema grande o suficiente para o cliente realmente se importar com isso, então é minha culpa.

URGENTE. Sim, essa mesma palavra que aparece nas linhas de assunto e no corpo do texto. É importante que olhemos para uma das palavras mais usadas no e-mail hoje. Isso me incomoda mais, porque o que realmente significa é “eu tenho algo que você precisa priorizar acima de tudo que você possivelmente tem” . Eu sou todo pela urgência entretanto a maioria de coisas que são marcadas pelo remetente como urgente não são na verdade urgentes de todo e é nossa maneira de tentar saltar a linha. O que eu descobri é que as coisas mais urgentes são causadas pela preguiça ou má gestão em nome do remetente, sendo “eu não fiz isso quando tínhamos muito tempo e agora eu preciso disso porque não há tempo sobrando”. Isso é difícil porque você precisa se preocupar com seu cliente (externo ou interno), no entanto, se algo for tão urgente, você deve ir para o dispositivo mágico que você usa para verificar mídia social a cada 10 minutos, use o 'OG' de mídia social aplicativos e ligue para a pessoa (telefone, anel de toque) para informá-los sobre o que você precisa e quando precisa, e depois faça um e-mail. Se algo é realmente urgente, por que você coloca algo que está sujeito a ser acionado com base no tempo que leva para alguém chegar ao seu e-mail? Ah, porque você colocou "Urgente" na linha de assunto. Verdadeiramente, o seu email é provavelmente 1 de 10? 20? 100? e-mails urgentes em sua caixa de entrada.

Lidar com e-mails urgentes que você recebe exige um pouco de habilidade, porque você precisa entender o impacto para os negócios de outras pessoas e o prazo provável para o qual eles estão trabalhando. No meu mundo, isso geralmente pode ser fácil porque, no exemplo do cliente que precisa de uma brochura impressa, será para uma casa aberta em um sábado, então eu sei que eu preciso ter essa entrega entregue antes da casa aberta. Você também deve saber o que está completamente envolvido no processo do seu lado e dos clientes, a fim de fazer uma triagem para cumprir o prazo que impacta o cliente. Isso ajuda a garantir o que é verdadeiramente urgente, como um ataque cardíaco contra um braço quebrado, enfermeiras fazem isso em uma ala de emergência e você pode agir no tempo apropriado. A verdade é que para alguém que tem um braço quebrado, seu nível de urgência para o tratamento é percebido internamente da mesma forma que a pessoa que teve um ataque cardíaco. A diferença é o nível de empatia no indivíduo para perceber alguém a urgência é mais urgente. No mundo dos negócios no entanto, diferente jogo de bola.

Finalmente, eu também tenho uma categoria final que eu uso e essa é a lista VIP. Basicamente, existem pessoas que estão no topo da árvore e eu dou o poder de veto da minha vida de negócios para eles. Este é o top 1% das pessoas em toda a minha base de clientes. Para mim, e sou eu, geralmente trabalho com diretores ou gerentes, dependendo do tamanho do cliente, e quando recebo um e-mail de quem eu defino como o "tomador de decisão final" em um cliente, ou internamente, eles entendem isso muito especial rótulo. Isso é por causa da raridade de receber um email deles. Pense em C-Level ou MD de seu cliente, que quando entram em contato com você é porque geralmente há dinheiro na mesa, a ser ganho ou perdido, na medida do necessário. Esses tomadores de decisão tendem a ouvir apenas reclamações quando precisam, ou entrar em contato com você quando precisam de um favor. Como eles são os tomadores de decisões finais, seus negócios dependem da experiência deles com você e de como eles percebem seu serviço por causa de como você resolveu a consulta. Suas relações do dia a dia podem pensar que você é a melhor coisa da face da Terra, no entanto, se o Ultimate Decision Maker tiver uma experiência que excede as expectativas, quando seu concorrente os convocar para uma reunião para vender sua solução, eles faça essa reunião em vez de matá-los enquanto promete sua lealdade eterna a você. É por isso que eles são VIPs. Por que perder a oportunidade de exercitar seus músculos e mostrar o quanto você é grande quando eles mais precisam, a lei da reciprocidade tornará mais fácil quando você precisar de algo deles, como um novo contrato ou para introduzir um novo produto. lhe dará o tempo deles, desde que agregue valor.

O que eu descobri é que, ao tomar todas essas etapas, consegui reduzir minha caixa de entrada a praticamente zero, exceto pelos itens do Quadrante 2. Isso gerou mais produtividade, menos notificações em cada um dos dispositivos que uso. Ele também me deu uma vida extra de bateria no meu telefone, porque não está fazendo um som, vibrando e iluminando a tela a cada poucos minutos com uma notificação de um e-mail. A produtividade tem sido uma grande mudança, porque meu foco agora está em gerar valor para o cliente e para o negócio, em vez de estar ocupado sendo ocupado e estou mais satisfeito com o trabalho porque me concentro no que é importante e onde me realizo. Tudo isso leva à felicidade. Esta é uma nota de lado para a série sobre hábitos, porque é sobre a construção de um sistema que pode mudar nossos hábitos em torno de e-mail que faz um impacto dramático na minha vida diária. Também usei essas estratégias com meu e-mail pessoal e desliguei as notificações em meus aplicativos de mídia social, que foi um jogo que mudou em todos os tipos de relacionamentos.

Por Darren Allatt. Todos os pensamentos são meus e não representam os pontos de vista de nenhuma organização à qual estou associado.