O guia de ruas sobre como contratar um CFO em tempo parcial

Scott Hoover Blocked Unblock Seguir Seguindo 8 de janeiro

Quatro anos atrás, Joe e Gary começaram um negócio de impressão em sua garagem. O negócio decolou e hoje eles têm uma loja no parque industrial e 27 funcionários. Gary cuida do lado da produção, enquanto Joe lida com vendas e finanças.

Aos poucos, os papéis duplos de Joe cresceram além do que ele pode suportar. Os parceiros decidiram que Joe entrará em vendas em tempo integral e terceirizará o trabalho financeiro. Joe senta no computador e tira o seguinte post:

Empresa de impressão local que procura um CFO a tempo parcial para ajudar em todas as coisas relacionadas com contabilidade, incluindo, mas não se limitando a: AR, AP, reconciliações bancárias, folha de pagamento e relatórios de fim de ano / fim de ano. Também ajudará na cotação, bem como na gestão de RH e na supervisão dos programas de benefícios da empresa. O candidato ideal terá experiência com imposto sobre vendas e preparação de declarações de imposto de renda da S Corp. São necessários pelo menos 5 anos de experiência com o QuickBooks. Outros projetos financeiros ad hoc, modelagem, etc., conforme solicitado pelos proprietários.

Do ponto de vista de Joe, esta postagem define perfeitamente o que a empresa precisa. E isso acontece. Infelizmente, o que ele descreveu provavelmente não é a melhor solução para atender a essas necessidades. Qualquer CFO experiente em meio período reconhecerá as bandeiras de advertência e seguirá uma milha de distância.

O que há de errado com o post de Joe e como ele pode ser modificado para definir a empresa e o CFO desejado para o sucesso? Joe e Gary deveriam considerar um arranjo de CFO a tempo parcial? Há situações em que não faz sentido contratar um diretor financeiro em meio período?

Este pequeno artigo analisa as respostas às três perguntas. Não pretende ser um tratado acadêmico, mas sim um guia prático baseado em quase uma década de experiência como CFO freelancer para empresas de capital fechado.

Quando faz sentido contratar um CFO a tempo parcial?

O conceito de CFO em tempo parcial (ou CFO terceirizado ou provisório, ou contrato ou fracionário – o que você quiser chamar de função) é sólido, por vários motivos:

1. Muito poucas empresas, particularmente pequenas e médias empresas, precisam magicamente de 2.000 horas de tempo de CFO a cada ano. Eles podem ter trechos onde precisam de um dia ou uma semana inteira de trabalho, seguidos por períodos prolongados de nada. Um CFO a tempo parcial preenche essa necessidade muito bem.

2. Flexibilidade é boa. É uma das razões pelas quais as empresas alugam equipamentos e fazem leasing de curto prazo. No white paper do Horton Group intitulado Impulsionando a lucratividade com despesas gerais flexíveis, o Dr. Thomas Schleifer afirma: “As empresas devem alocar de 15 a 25% do total de despesas indiretas como flexíveis, o que significa que elas podem ser adicionadas ou subtraídas em uma semana ou menos”. essa definição.

3. Um CFO fracionário traz experiência diversificada para cada engajamento. A primeira coisa que ouço quando pergunto aos clientes o que eles apreciam sobre seu CFO em tempo parcial (eu) é o seguinte: eles gostam que eu esteja conectado a várias empresas e possam aproveitar essa experiência para fornecer uma perspectiva equilibrada.

Isso não quer dizer que os CFOs em tempo integral não tenham uma perspectiva ampla, mas percebi que há uma tendência a ser um pouco centrado no setor ou até centrado na empresa ao longo do tempo. É uma das principais razões pelas quais escolhi ser um CFO freelancer e suspeito que muitos dos meus colegas compartilham da mesma perspectiva.

4. O custo anual de um CFO a tempo parcial é geralmente muito inferior ao de um homólogo a tempo inteiro. Dependendo da localidade, um CFO altamente qualificado em tempo integral terá entre US $ 100.000 e US $ 200.000 no mercado intermediário. Acrescente impostos sobre folha de pagamento, benefícios, treinamento e conferências obrigatórios, espaço para escritórios, etc., e o custo total em breve aumenta para entre US $ 125.000 e US $ 250.000 por ano.

Mesmo a US $ 250 por hora, um CFO em meio período trabalhando 20 horas por mês resultaria em um custo anual significativamente menor de US $ 60.000. A taxa horária é mais alta, mas muitos dos principais benefícios de um CFO em tempo integral podem ser extraídos por meio de um arranjo a tempo parcial com um custo anual global muito menor.

Em um artigo informativo sobre terceirização de serviços de CFO, o The Wall Street Journal listou as economias de custo como uma das principais razões para contratar um CFO a tempo parcial.

5. A terceirização traz acesso a um nível de talento que, de outra forma, não estaria disponível. Muitos CFOs altamente experientes não se comprometeriam em tempo integral com uma operação pequena ou média, principalmente porque não seria um desafio. Eles podem, no entanto, ter muito prazer em dedicar 25 horas por mês a supervisão e assistência de alto nível.

Este ponto ganhou 10 vezes mais relevância com a ascensão de plataformas freelancer remotas, como a Toptal . Hoje, uma pequena empresa de manufatura na zona rural de Wisconsin pode acessar um CFO de fabricação altamente eficiente em Pittsburgh, com o clique de um botão. Isso realmente mudou a forma como as empresas devem olhar para a função CFO.

A terceirização também permite a contratação de especialistas para cada necessidade. Por exemplo, uma startup pode contratar um CFO em tempo parcial para desenvolver um plano de negócios, um especialista diferente para um arremesso de fundos e arrecadação de fundos e, posteriormente, um especialista diferente para configurar sua função financeira e seu software contábil. Muito poucos CFOs em tempo integral seriam os melhores em todas as três especialidades.

6. Um CFO a tempo parcial garante que coisas críticas (como relatórios financeiros) sejam realmente realizadas. Eu brinquei com os clientes que, às vezes, meu maior valor é simplesmente fornecer um prazo para que eles façam seu trabalho financeiro de rotina. Sem esse prazo recorrente, alguns clientes acham que mesmo os relatórios críticos de fim de mês simplesmente não acontecem. O mesmo se aplica às reuniões financeiras mensais e projeções de fluxo de caixa.

De volta à pergunta: Quando (ou em que circunstâncias) faz sentido contratar um diretor financeiro em tempo parcial? Cada empresa é diferente, mas aqui estão alguns atributos comuns que notei em empresas que obtêm o maior benefício de um contrato de CFO em meio período.

Eles têm:

  • Receita no intervalo de US $ 1.000.000 a US $ 30.000.000. Muito maior do que isso, e um CFO em tempo integral é necessário. Muito menor e não é rentável. Tenha em mente que estas são generalidades gerais. Uma empresa complexa, ou uma startup que busca financiamento, pode atingir o estágio de tempo integral do CFO muito antes dos US $ 30.000.000. Para um mergulho profundo sobre quando faz sentido para uma startup de crescimento contratar um CFO, veja o excelente artigo de Scott Brown sobre esse tópico.
  • 10 a 100 funcionários ou contratados. Mesmos comentários do ponto 1.
  • Um contador forte ou uma equipe de escrituração para lidar com as transações rotineiras do dia-a-dia.
  • Uma equipe de gerenciamento que seja analítica, valorize relatórios financeiros sólidos e busque tomar decisões com base em métricas, em vez de se sentir bem.

Quando não faz sentido contratar um CFO a tempo parcial?

É perfeitamente possível que uma empresa esteja na faixa de tamanho correta e tenha uma necessidade legítima de supervisão do CFO, mas ainda assim não seja um candidato ideal para um acordo de CFO remoto ou em meio período.

Aqui estão algumas dessas situações:

  1. Equipe de gerenciamento de movimento livre que toma decisões em tempo real e não pensa em buscar a perspectiva do CFO se não estiver com a equipe naquele dia. Obviamente, um CFO a tempo parcial é a tempo parcial e não estará presente em todas as grandes decisões. O CFO se torna um desperdício de dinheiro se a administração constantemente avança com grandes decisões sem incorporar o valor do insight do CFO.
  2. Cultura onde se espera que todos na empresa estejam no escritório e passem dias inteiros. Nesse cenário, um CFO que não esteja por perto todo dia terá dificuldades para se encaixar e causar impacto. Isso pode ser um grande negócio, mesmo se a administração estiver comprometida com o conceito. Os outros funcionários não vão gostar de alguém que chega às 8 e sai ao meio-dia, quando deve trabalhar de 7 a 5. Um acordo remoto atenua esse problema, mas a mentalidade pode dificultar o arranjo até então.
  3. Um ambiente não estruturado onde o caos é a norma e tentativas de implementar sistemas e controles financeiros são encaradas com desconfiança. Alguns empreendedores / proprietários simplesmente nunca entenderão por que precisam da aprovação do gerente de vendas antes de dar um grande desconto de vendas, ou por que não é sensato dar um aumento a um funcionário que ultrapassa o RH e vem direto a eles. Proprietários que sempre se aproximam e fazem o que querem independentemente, não funcionarão bem com um CFO em tempo parcial (ou em período integral, para esse assunto). À medida que as empresas amadurecem, o mesmo deve acontecer com a estrutura de gerenciamento.
  4. Proprietários que se orgulham de suas habilidades de contabilidade e perspicácia financeira. Esse ponto pode soar duro, mas os proprietários com esse traço terão dificuldades para ver o valor de um CFO, quando teoricamente poderiam estar fazendo tudo sozinhos e talvez até melhor. Melhor para o proprietário e CFO para nem sequer começar.

Preparando o arranjo para o sucesso

Voltando à ilustração de Joe e Gary, por todas as indicações, sua situação está madura para um CFO a tempo parcial. Ainda com base em sua postagem, a maioria dos CFOs não seria atraída. O que há de errado com a postagem?

  1. A lista de tarefas de contabilidade indica uma falta de compreensão do papel do CFO. Os guarda-livros geralmente lidam com A / R, A / P, folha de pagamento, etc. Embora um CFO experiente possa desfrutar de algumas dessas atividades como uma ruptura de tarefas estratégicas, seria equivalente a pagar a um médico um corte de cabelo. Provavelmente não é o melhor uso do seu tempo ou seu dinheiro.
  2. O foco na preparação de impostos indica uma equipe de gerenciamento que ainda considera a contabilidade como preparação para o imposto e não captou a visão da poderosa contabilidade gerencial que permite um crescimento robusto por meio de relatórios financeiros altamente precisos e informativos. A preparação de impostos é facilmente terceirizada para empresas de contabilidade fiscal e, de fato, um especialista em impostos altamente qualificado provavelmente não será o melhor candidato para um cargo de CFO.
  3. Concentrar-se na experiência com determinados pacotes de software ignora a realidade de que um CFO de qualidade deve ser capaz de se atualizar rapidamente em praticamente qualquer ambiente de software. É muito melhor contratar um bom CFO sem experiência em software específico do que um CFO medíocre com experiência em seu software.
  4. A descrição do trabalho inclui muitas tarefas do dia-a-dia. Parece que qualquer um que pisar no papel será atingido por um fluxo interminável de tarefas com as quais ninguém mais tem tempo de lidar. Para tornar o engajamento de CFO em tempo parcial econômico e produtivo, evite essa falha.

Para obter os melhores resultados, Joe e Gary devem cortar a contabilização, preparação de impostos e menções de software da postagem e focar em itens estratégicos que um CFO em tempo parcial é mais adequado para ajudar. Aqui está uma reinicialização da postagem original:

Empresa de impressão em rápido crescimento que busca um CFO em tempo parcial para fornecer supervisão financeira de alto nível e colaborar com a administração em itens estratégicos, como preços, expansões de instalações e software de cálculo de custos de projeto. O candidato ideal agilizará os processos e operações financeiras da empresa e ajudará os proprietários a preparar o terreno para passar ao próximo nível. O CFO será responsável por gerenciar o contador que lida com as operações financeiras do dia-a-dia. A empresa atualmente usa o QuickBooks, mas está aberta para migrar para uma plataforma mais robusta, por recomendação do novo CFO. Um especialista em finanças que enxerga o quadro geral, mas não perde os detalhes, vai prosperar como parte dessa empresa e da equipe de gerenciamento.

Encontrando o ajuste perfeito

Encontrar um CFO a tempo parcial que se “encaixe” na sua empresa é extremamente importante, mas também difícil. Aqui estão algumas perguntas que me interessariam se eu estivesse contratando um CFO em tempo parcial (esta lista assume que você já cobriu questões sobre personalidade, integridade, etc.):

  • Como você se comunica? Cada pessoa e empresa tem o seu "caminho". Alguns usam e-mail, outros canais de mensagens como o Slack, alguns precisam de uma voz real em uma chamada telefônica ou videoconferência. Se os seus métodos de comunicação não se conectarem, o engajamento terá dificuldades.
  • Qual é o seu tempo de resposta médio para comunicações? Essa é uma pergunta para o CFO e para o proprietário. Existem abordagens muito diferentes. Algumas pessoas estão “sempre ao vivo” e respondem às 10 da noite a um e-mail. Outros acham que uma espera de 2 dias é completamente aceitável.
  • Em quais indústrias você trabalhou? Essa questão é especialmente importante para indústrias com necessidades contábeis de nicho. Por exemplo, a contabilidade para manufatura, construção, empréstimos / serviços bancários ao consumidor, empresas de investimento, etc. é relativamente complexa e requer experiência especializada. Mesmo em setores onde a contabilidade é mais direta, como consultoria, serviços de tecnologia, varejo / atacado e comércio eletrônico, ainda há grande benefício em encontrar um CFO que possa “falar a língua” e conhecer as métricas fundamentais e os KPIs. Em uma nota lateral, eu preferiria um CFO que tenha trabalhado em vários setores. Pode haver grande benefício ao aplicar conceitos de um setor completamente não relacionado ao seu negócio.
  • Que tarefa específica você mais gosta no CFO? Isso lhe dará um senso rápido onde está o coração do CFO. É no relatório de fim de mês, projeções financeiras, captação de recursos ou planejamento estratégico com a equipe de liderança? Veja como isso se alinha com o que você precisa.
  • Quanto tempo você tem que nos comprometer? Freelancers, como donos de empresas, podem ser culpados de assumir muito. Certifique-se de que o CFO tenha a largura de banda atual para fazer o que precisa ser feito.
  • Você pode fornecer uma referência ou duas? Eu não gosto de dar referências, e acho que poucos empresários seguem com o contato mesmo quando eu os forneço. Mas que melhor maneira de realmente descobrir informações imparciais sobre um candidato?

Contratar um CFO a tempo parcial pode ser um passo intimidador, mas se for bem feito, pode ser o bilhete para o próximo nível. Aproveite o tempo para encontrar alguém que se encaixa com sua empresa. Comece com um projeto específico, como reinicialização do plano de contas , projeção de fluxo de caixa ou modelo financeiro. Espere para resolver qualquer trabalho em andamento até depois do primeiro projeto. Isso dá a todas as partes a chance de crescer no acordo e fornece um ponto de exclusão mútuo.

Ao contrário de uma contratação em tempo integral, o risco com um CFO terceirizado é mínimo. Se não der certo, você termina o noivado. Mais provavelmente, você vai olhar para trás depois de seis meses de sucesso e se perguntar como você já passou antes.