O que sim, talvez e não significa em reuniões no Japão

Joe Peters Blocked Desbloquear Seguir Seguindo 11 de janeiro Torre de Tóquio ao entardecer. Foto de Louie Martinez no Unsplash

Um conhecido de negócios japonês me disse que sim, talvez e não significa em reuniões no Japão.

Ele disse;

  • Se você está em uma reunião e a pessoa diz sim, isso significa talvez.
  • Se eles dizem talvez, significa não.
  • Se eles disserem não, você não está se encontrando com um japonês.

Enquanto ele disse isso com sua língua firmemente em sua bochecha, há realmente uma boa quantidade de verdade nisso.

As reuniões no Japão tendem a ser bem diferentes das reuniões nas culturas ocidentais. Essas diferenças podem causar desconforto para muitos empresários ocidentais. Desde que eu sou um americano isso é escrito da perspectiva de um americano. Também estou escrevendo de meus quase 30 anos de experiência no Japão e centenas de reuniões que participei ao longo dos anos.

Geralmente, presume-se que as reuniões na América sejam realizadas para se chegar a decisões, incluindo algumas ações específicas a serem realizadas quando a reunião for concluída. Uma agenda pode ser preparada e distribuída aos participantes antes da reunião ou no início da reunião. Isso permite que os participantes resolvam os problemas um por um. Decisões sobre cada item da agenda são feitas antes de passar para o próximo item.

Os japoneses, por outro lado, tendem a trabalhar em projetos, não itens um a um a serem decididos.

As reuniões americanas tendem a ser animadas, com pessoas falando alto ou falando umas com as outras; idéias são discutidas, e a reunião pode até incluir discussões entre os membros. Idéias são levantadas, apresentações podem ser mostradas, e as decisões são tomadas frequentemente na reunião com uma pessoa, ou uma equipe, assumindo a responsabilidade de levar a idéia ou o novo produto para a fruição. As tarefas podem ser atribuídas com marcos específicos e prazos definidos para a equipe ou para cada pessoa.

Quando os americanos saem de uma reunião, eles tendem a achar que foi uma boa reunião se as decisões foram tomadas, os acordos foram alcançados, as metas foram definidas e todos têm um caminho claro para os próximos passos necessários.

Os japoneses às vezes têm dificuldade em seguir a ação em uma reunião de estilo americano. Ainda mais se a reunião for realizada por vídeo ou teleconferência. Certa vez, uma funcionária de uma empresa de mídia social muito popular me disse que achou o ritmo dessas reuniões de conferência muito rápido para ela seguir. Ela disse que ouviria e pensaria em algo para dizer, mas quando ela formulou como dizê-lo em inglês, a reunião já havia passado para outros tópicos. Essas reuniões da conferência eram muitas vezes uma fonte de estresse para ela, ela me disse, porque se sentia incapaz de contribuir com alguma coisa para a reunião.

As reuniões no Japão podem parecer assuntos serenos, especialmente para um americano que está acostumado a uma reunião muito espirituosa e / ou ruidosa, com poucas pessoas falando, sem muita discussão sobre as ideias apresentadas, e pode haver uma pessoa basicamente descrevendo o que todo mundo já sabe.

Longos períodos de silêncio são comuns. Lembro-me de ter participado de uma reunião com vários dos executivos de escritórios residenciais dos EUA da empresa para a qual eu estava trabalhando na época. Em determinado momento, o silêncio continuou por alguns minutos. Os executivos estavam olhando para mim, como o representante americano designado para o Japão, com as palmas levantadas em uma pergunta silenciosa sobre o que estava acontecendo. Eu apenas fiz um gesto para que eles fossem pacientes e depois eu disse a eles que esses silêncios são comuns como as pessoas estão pensando, ou em um cenário mais provável, ninguém queria falar, pois isso poderia ser rude para as pessoas mais a sala.

Outro cenário comum é ver pessoas sentadas de olhos fechados. O entendimento geral é que essas pessoas estão pensando e fecharam os olhos para se concentrarem melhor. Eu já vi queixos largados no peito, então eu acho que o pensamento profundo exigia um pouco de cabeceamento noturno, também.

hoto por dylan nolte em Unsplash

ATIVIDADE ANTES DA REUNIÃO

As atividades que antecedem uma reunião no Japão são muitas vezes mais importantes do que a reunião em si. Em muitos casos, as decisões a serem discutidas na reunião são apenas uma formalidade porque as decisões foram tomadas antes da reunião. É por isso que eu disse que decisões devem ser discutidas e não decisões a serem tomadas durante a reunião.

Os americanos tendem a supor que as reuniões têm o propósito de discutir questões, adicionar, alterar ou descartar idéias, e então decisões podem ser tomadas na reunião. As reuniões americanas são tipicamente bastante ativas, as pessoas são bem-vindas para participar e falar, e os participantes saem da reunião sentindo que algo foi realizado devido às ações, discussões e decisões tomadas durante a reunião. A atividade real agora começa e ações são postas em prática para trazer os resultados. Se algo não estiver funcionando corretamente, outra reunião pode ser realizada, ou as pessoas podem até “voltar à prancheta” para recomeçar ou fazer grandes revisões no projeto. Quantas vezes você já ouviu alguém dizer: "Essa foi uma boa reunião!" E outra pessoa respondeu: "Sim, tomamos algumas boas decisões e fizemos muita coisa!"

Embora reuniões semelhantes às reuniões dos Estados Unidos possam ser realizadas no Japão, especialmente quando a reunião é para treinamento, ou rejeição de idéias criativas, ou apenas reuniões gerais da equipe, as reuniões mais formais são geralmente diferentes.

Discussões e negociações sobre projetos, programas ou produtos são realizadas com mais frequência em sessões individuais ou em pequenos grupos, bem antes da reunião formal. Esta atividade pré-reunião significa que a reunião formal é realmente apenas uma aprovação ritualística do que os vários grupos, equipes ou gerentes já concordaram antes desta reunião. Desentendimentos e conflitos são evitados na reunião formal porque esses pontos foram discutidos nas discussões informais antes da reunião. Essas discussões podem ter ocorrido em um ambiente semiformal no escritório, em um bar com bebidas após o trabalho, ou mesmo no campo de golfe. Muito raramente é alguém surpreendido por qualquer coisa que esteja sendo discutida na reunião formal. Assim, vemos principalmente reuniões tranqüilas com várias partes lendo palavra por palavra o que todo mundo tem em um documento na frente delas. As mãos são levantadas ou o consentimento verbal é dado, se for necessário um 'acordo'.

Foto por Annie Spratt em Unsplash

O QUE NÃO FAZER EM UMA REUNIÃO DE CHÁ VERDE

Por experiência pessoal, aprendi que as questões surpresa não são apreciadas nas reuniões japonesas. Como presidente de uma empresa americana no Japão, participei de uma reunião com nossa empresa parceira local, juntamente com meu chefe, que estava visitando os EUA, e um consultor que foi muito instrumental em trazer a empresa americana para o Japão e foi, de fato, recebendo milhões de dólares em receita anual devido ao contrato muito inteligente que ele havia negociado com a empresa dos EUA. Antes de ir ao escritório da nossa empresa parceira japonesa para uma reunião formal, que na realidade era o que eu sempre chamei de “reunião de chá verde” (todo mundo bebe chá verde e diz coisas agradáveis um para o outro e a reunião acaba logo) o consultor me deu uma lista de perguntas que ele queria que respondessem. Em retrospecto, percebi que suas perguntas eram para seu benefício e ele realmente não se importava com o que a empresa parceira pensava sobre mim, mesmo que eu estivesse trabalhando com eles nos próximos anos.

Quando a reunião terminou e todos estavam meio fora de suas cadeiras, deixei que soubesse que tinha algumas perguntas para cobrir antes de sairmos. Com alguns olhares escuros sérios sendo lançados (o chá verde se foi) todos sentaram de volta. Eu passei pela minha lista de perguntas e o responsável, um gerente sênior da empresa parceira, respondeu o que ele queria responder, mas apenas superficialmente para a maioria das perguntas.

Alguns dias depois, depois que meu chefe retornou aos EUA e o consultor entrou em seu assento de primeira classe em seu voo para casa, recebi um e-mail muito contundente do gerente sênior dizendo-me, em termos inequívocos, nunca fazer isso com ele novamente. Eu fiz o impensável. Eu fiz perguntas que não haviam sido apresentadas a ele e a sua equipe antes da reunião, o que lhe daria um aviso justo e tempo para se preparar. (Meus pensamentos eram: "Prepare-se? Por que você deveria se preparar para coisas que você já deveria saber?) Eu o envergonhei na frente de seus colegas e, pior, na frente de dois de seus superiores. A realidade era que eram coisas que sua equipe como um todo poderia ter conhecido as respostas, mas como o gerente no trono da equipe, ele não necessariamente se atolou naquelas coisas do dia-a-dia. É claro, ele copiou meu chefe em seu e-mail e, apesar do fato de meu chefe ter entendido o que aconteceu, coube aos meus ombros escrever e entregar um pedido de desculpas com a devida redação e uma promessa de nunca fazer uma coisa tão horrível novamente.

FAÇA SUAS REUNIÕES NO JAPÃO MAIS BEM SUCEDIDAS

Então, se você estiver no Japão e se encontrar com seus parceiros japoneses, ou vir ao Japão com reuniões planejadas e quiser que elas sejam mais do que uma reunião de chá verde, faça sua lição de casa ou, mais apropriadamente, seu trabalho de antemão. Por spadework, estou me referindo à prática japonesa de nemawashi (literalmente cavando em torno das raízes para preparar o solo para o plantio). Se você estiver vindo para o Japão hoje, realizando uma reunião amanhã, com um voo de cinco horas para voltar para casa a tempo para o fim de semana (sim, isso realmente acontece), não se surpreenda quando você se encontrar coçando a cabeça na semana que vem e me perguntando o que diabos aconteceu porque você ouviu "talvez" ou "vamos levar isso em consideração" do lado do Japão na reunião (ambos significam não, lembre-se) na reunião e você tinha certeza que teria um lide com ele para mostrar seu chefe em apenas alguns dias, mas agora você acabou de descobrir que nada vai acontecer. Outro plano melhor colocado deu errado.

Seu nemawashi pode consistir em chegar aqui alguns dias antes, abrigar alguns jantares e bebidas, talvez até mesmo uma partida de golfe (se você não tem pessoal aqui, há empresas para ajudar com esse tipo de trabalho), um bebe ou mesmo apenas café com alguns jogadores-chave e, em seguida, segurando sua reunião com, pelo menos, algumas decisões já trancadas. Se não, aproveite seu chá verde e planeje voltar algumas vezes nos próximos meses para finalmente fazer o acordo. Não fique impaciente, não se apresse, e muito importante, não deixe sua impaciência transparecer em uma reunião. As demandas por pancadas de mesa nunca ganharam pontos em uma reunião no Japão, tanto quanto eu sei. Como eu disse a muitos conhecidos de negócios americanos, faça sua primeira estimativa de fazer algo no Japão (ou de lucrar), dobre isso, agora duplique novamente e você estará se aproximando da realidade.

E, o mais importante de tudo, lembre-se, paciência meu amigo, paciência.

Cão paciente – Fotos por Marten Bjork em Unsplash