O segredo por trás de uma incrível estratégia de gerenciamento de tempo

Calendário Bloqueado Desbloquear Seguir Seguindo 26 de novembro de 2018

Quando se trata de uma estratégia de gerenciamento de tempo incrível, todos têm suas próprias preferências. Algumas pessoas acham que acordar cedo faz o trabalho. Outros vivem de seus calendários ou revistas de bala. E algumas pessoas confiam em técnicas incomuns.

Qual é a sua técnica de gerenciamento de tempo pessoal – incomum?

Tomemos, por exemplo, Julia Larson-Green, ex-Chief Experience Officer da Microsoft e atual CXO da Qualtrics, que adota a abordagem “preguiçosa”. "Ser preguiçoso me torna mais eficiente, porque tento encontrar maneiras de fazer o melhor trabalho no menor tempo possível", explicou Larson-Green. "Eu também sei que preciso de pressão para realizar, e a procrastinação é uma das alavancas para criar essa pressão."

Como você vai decidir administrar seu tempo com eficiência?

Independentemente de como você decide gerenciar seu tempo com mais eficiência, um problema pode precisar ser corrigido. Espero que uma informação chegue à vanguarda do seu pensamento. O gerenciamento do tempo não é apenas necessário se você quiser ser produtivo, mas também crucial para uma vida feliz .

Por que crucial para uma vida feliz?

Isso porque o gerenciamento eficaz do seu tempo pode reduzir o estresse, ajudá-lo a evitar erros, realizar mais em menos tempo e melhorar as decisões. Como resultado, você se torna mais realizado e bem-sucedido.

Só você pode colher os benefícios do gerenciamento de tempo por si mesmo.

Você só pode colher os benefícios do gerenciamento de tempo se tiver uma estratégia – e não apenas uma série de hacks aleatórios. Afinal, ter uma estratégia estabelece e orienta você a alcançar seus objetivos. Nesse caso, seu objetivo é gerenciar seu tempo com mais eficiência.

Então, qual é a estratégia secreta para dominar o seu tempo? É focar sistematicamente na importância e suprimir a urgência.

O segredo para dominar o seu tempo é focar sistematicamente na importância e suprimir a urgência.

Este pensamento vem de Oliver Emberton , o fundador da Silktide.

"Os seres humanos são pré-programados para se concentrar em coisas que exigem uma resposta imediata, como alertas em seus telefones – e para adiar as coisas que são mais importantes – como ir ao ginásio", explica Emberton. “Você precisa reverter isso, o que vai contra o seu cérebro e a maior parte da sociedade humana. “

A urgência pode parar a produtividade.

Há muita verdade nisso. A urgência muitas vezes impede a produtividade de ser morta. Na verdade, pesquisas descobriram que de fato nos distraímos com tarefas urgentes em detrimento do importante.

Presidente dos EUA, Dwight D. Eisenhower.

Para ser justo, Emberton não foi a primeira pessoa a chegar a essa conclusão. Este conceito pode ser rastreado até Dwight D. Eisenhower, que disse durante um discurso de 1954 na Segunda Assembléia do Conselho Mundial de Igrejas: “Eu tenho dois tipos de problemas, o urgente e o importante. Os urgentes não são importantes e os importantes nunca são urgentes ”.

A "Matriz Eisenhower"

Em 1990, Stephen Covey introduziu a "Matriz Eisenhower" em seu influente livro Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes. E desde então tem sido considerado uma das estratégias de gerenciamento de tempo mais eficazes.

A "Eisenhower Matrix", que também é conhecida como a Matriz Urgente-Importante, simplesmente encoraja as pessoas a priorizar tarefas por urgência e importância, listando-as em 4 quadrantes:

  • Tarefas urgentes e imediatas que você precisa fazer o mais rápido possível.
  • Tarefas importantes, mas não urgentes, que podem ser agendadas para mais tarde.
  • Tarefas urgentes, mas não importantes, que podem ser delegadas.
  • Tarefas que não são nem urgentes nem importantes. Estes podem ser excluídos.

Se você está perdido, aqui está um vídeo que explica ainda mais esse conceito.

Como você pode se concentrar em tarefas importantes e suprimir tarefas urgentes.

Mesmo que esta seja uma estratégia eficaz de gerenciamento de tempo, nem sempre é tão fácil de implementar. Lembre-se, as tarefas de urgência sempre vencem tarefas importantes. Felizmente, você pode usar essas 10 táticas para começar a se concentrar em suas tarefas mais importantes, em vez daquelas tarefas urgentes.

Anote suas principais prioridades … e mantenha-as à vista.

O primeiro lugar para começar é lembrando-se diariamente do que é realmente importante. Estas devem ser as metas que você estabeleceu, como descobrir sua paixão, passar mais tempo com sua família ou melhorar constantemente, pessoalmente e profissionalmente.

Não exagere. Pense nos quatro ou cinco objetivos mais importantes da sua vida e vá a partir daí.

Como a priorização é mais fácil de dizer do que de fazer, aqui está como você pode priorizar para uma melhor gestão de tempo :

  • Escreva uma lista de tarefas e poste-a em locais onde ela possa ser facilmente visualizada, como seu espaço de trabalho ou espelho do banheiro.
  • Atribuir números para cada tarefa começando com o seu dever mais urgente.
  • Use um aplicativo de calendário para agendar essas tarefas em sua rotina diária.
  • Pare de se concentrar nas prioridades de outras pessoas.
  • Avalie seus dias para ver o que você fez e o que não conseguiu. Isso pode ajudá-lo a determinar o que deu certo e o que deu errado.

Saiba onde você está perdendo tempo.

Acontece com o melhor de nós. Estamos "na zona" e recebemos um telefonema, um texto, um email ou uma notificação de mídia social. A próxima coisa que você sabe é que você está gastando uma hora limpando sua caixa de entrada ou percorrendo seus feeds de notícias.

Você pode não saber quanto tempo essas distrações estão realmente consumindo no seu dia até que você acompanhe seu tempo. A boa notícia é que há muitos aplicativos, como o RescueTime , o Toggl , o Instant e o Webtime Tracker, que podem determinar quanto tempo você desperdiça em mídias sociais, e-mails, sites que distraem e até mesmo em seu smartphone.

Identifique e elimine distrações.

Os aplicativos que listei não identificam apenas distrações comuns. Eles podem até bloqueá-los para você. Por exemplo, eles podem impedir que determinados sites sejam acessados em intervalos específicos. Desta forma você não pode visitá-los enquanto trabalha em uma tarefa importante.

No entanto, você também deve pensar nas duas ou três distrações mais comuns que impedem que você faça as coisas. Isso é diferente para todos nós, mas aqui há algumas sugestões para começar.

  • Desligue o smartphone, coloque-o no modo avião ou deixe-o em outra sala.
  • Se você tiver um telefone fixo, considere o envio de chamadas para o correio de voz durante o trabalho.
  • Feche a porta do seu escritório. Se os outros ainda entrarem, coloque um sinal de “não perturbe” na sua porta.
  • Para bloquear o ruído de fundo, ouça música ou use fones de ouvido com cancelamento de ruído.
  • Desloque-se para um café ou para um espaço de trabalho colaborativo se estiver constantemente distraído em sua casa – o Netflix e as tarefas domésticas estão sempre tentando chamar sua atenção ao trabalhar em casa.

Não fique disponível 24 horas por dia.

Eu sei que você não quer decepcionar ninguém, mas como Warren Buffet disse: "Você não pode deixar que outras pessoas definam sua agenda na vida".

Tenha um maior "sim".

Stephen Covey disse uma vez: “Você tem que decidir quais são suas maiores prioridades e ter a coragem agradavelmente, com alegria e sem apologética – para dizer 'não' a outras coisas. E a maneira de fazer isso é ter um 'sim' maior queimando por dentro. ”

Em outras palavras, você não pode parar imediatamente o que está fazendo para ajudar um colega ou responder a uma pergunta de um cliente. Você também não pode aceitar todas as reuniões e convites sociais. E, mais importante, você não pode ficar de plantão 24 horas por dia, sete dias por semana, para responder a chamadas, mensagens ou e-mails.

Preston Ni MSBA sugere na Psychology Today que, “No seu planejador diário, bloqueie todos os momentos em que você está comprometido com os outros para estar em certo lugar em um determinado momento, como reuniões, conferências e outros compromissos.

“O que não é seu tempo obrigatório é o seu tempo discricionário. Este é o tempo que você pode administrar . ”

Eu também adicionaria que você ajusta horas “fora do relógio”. Por exemplo, você pode desligar seu telefone durante o jantar para poder passar mais tempo com sua família. Nos fins de semana você pode desconectar para que você possa relaxar e recarregar.

Evite o modo "reagir".

"Pense em todas as vezes em sua vida em que alguma decisão absolutamente teve que ser tomada no local em comparação com o dia seguinte ou até a próxima semana", escreve James E. Wilson , fundador da JE Wilson Advisors. “Para a maioria de nós, essas ocasiões são relativamente raras. Se estamos constantemente em "modo de reação", tudo o que entra em nosso olhar parecerá "urgente".

Automatize ou terceirize.

Tomemos por exemplo um email de um cliente em potencial. Você não precisa ser rude e ignorá-los. Se eles estão apenas perguntando sobre seus preços ou os serviços que você oferece – você não tem que responder ao seu e-mail o mais rápido possível. Volte para eles quando tiver tempo. Este é um lugar onde as opções de voz e a inteligência artificial podem ajudar a salvar você e sua empresa.

Outra opção seria automatizar ou terceirizar algumas dessas tarefas menos urgentes. Você pode usar um autoresponder de e-mail que permite que o cliente saiba que você recebeu o e-mail e responderá a ele no próximo dia ou no dia seguinte. Você também pode contratar um assistente virtual para lidar com essas comunicações.

Programe suas prioridades, mas dê a si mesmo mais tempo do que precisa.

Você olha para as tarefas mais importantes do dia. Você acha que é mais provável que você os exclua da sua lista se você realmente os programou em sua agenda? Eu faço. Eu não posso dizer quantas vezes eu não dou a volta a certas tarefas porque elas não foram bloqueadas. Na verdade, pesquisas descobriram que estamos mais propensos a concluir tarefas quando elas são agendadas.

Você reservou tempo suficiente para concluir essas tarefas?

Quando comecei a escrever, bloqueava duas horas para escrever cada artigo. Às vezes, levava apenas uma hora, o que significava que eu tinha tempo de mergulhar na próxima tarefa ou trabalhar em algumas tarefas administrativas. No entanto, quando eu tive que escrever algo que eu não estava tão familiarizado com isso me levou muito mais tempo. Isso jogou o resto do meu dia de folga. Agora eu bloqueio mais tempo, então eu só preciso estar seguro.

Você pode fazer o mesmo. Digamos que você esteja usando um novo aplicativo ou um software. Dê a si mesmo o tempo extra para experimentar, já que você não está familiarizado com isso. É melhor ter algum tempo extra do que ter que jogar o resto do dia.

Pare de comer sapos.

Uma das técnicas de gerenciamento de tempo mais populares está trabalhando em sua tarefa mais desafiadora na primeira hora da manhã, também conhecida como "comer seu sapo". Essa não é a pior idéia. Normalmente, de manhã, é quando temos mais energia e foco.

No entanto, depois de tentar este método, você pode achar que não é eficaz para você.

Anisa Purbasari Horton, da Fast Company, levanta um bom ponto. Eu não sei sobre você, mas sempre que eu "como meu sapo" – ou seja, faço minha tarefa mais difícil logo pela manhã – eu geralmente não faço mais nada naquele dia. "

Para Purbasari Horton, “as coisas difíceis tendem a levar mais tempo para pensar, o que significa que sou mais propenso a ser um perfeccionista (e gastar mais tempo do que o necessário) do que se eu começasse o dia com algumas tarefas rotineiras”.

Purbasari Horton sugere que você se concentre nas tarefas que fazem você se sentir mais realizado.

“Eu sinto que sou muito mais produtivo quando estou confiante – e uma maneira fácil de ganhar confiança é cruzar um monte de pequenas tarefas que são fáceis de fazer e levam pouco tempo (incluindo a exclusão de um e-mail)”.

Este é um ótimo argumento. Eu também descobri que, depois de trabalhar em uma tarefa difícil pela manhã, estou esgotado – o que torna o resto do dia menos produtivo. Na verdade, prefiro trabalhar nessas tarefas no final do dia, pois quando termino, posso fazer o clock out e recarregar para amanhã.

Concentre-se em uma coisa de cada vez.

“É fácil entender o apelo da multitarefa, escreve o fundador do Calendar John Rampton . "Em vez de trabalhar em uma coisa de cada vez, você pode derrubar vários itens simultaneamente."

No entanto, a multitarefa nem sempre funciona. Muito poucas pessoas podem realmente fazer multitarefa. Na verdade, isso pode realmente atrasá-lo.

“A multitarefa deve ser evitada porque leva mais tempo para alternar entre tarefas e mentalidades”, explica John. “Por causa disso, você comete mais erros – não está prestando muita atenção nas tarefas. À medida que seu nível de estresse aumenta à medida que você concilia várias obrigações de uma só vez, ele danifica as partes do cérebro responsáveis pela cognição e pelas emoções e afeta sua memória. ”

Ainda pior, a multitarefa também pode reduzir o pensamento criativo.

A solução para multitarefa “é focar na priorização. Então, faça o item mais importante antes de passar para o segundo. Dessa forma, você dá total atenção à tarefa em mãos, o que significa que você a concluirá mais rapidamente. ”

Antecipe e gerencie sentimentos de ansiedade.

“Muitas tarefas importantes envolvem tolerar o pensamento sobre coisas que poderiam dar errado – o que é provocador de ansiedade”, escreve a antiga psicóloga clínica Alice Boyes. Em vez disso, trabalhe para fortalecer sua vontade e desenvolver um plano de gerenciamento de crise.

Boyes acrescenta: "Mesmo quando as tarefas não envolvem a contemplação de catástrofes – aquelas que têm o potencial de grandes retornos no futuro geralmente envolvem tolerância à ansiedade".

Alguns exemplos gerais de “tarefas importantes, mas potencialmente causadoras de ansiedade”, seriam tarefas como trabalhar em um grande projeto ou conhecer novas pessoas.

"De um modo geral, trabalhando em coisas importantes geralmente requer ter boas habilidades para tolerar emoções desconfortáveis", explica Boyes. “Aqui está um exemplo pessoal: ler o trabalho de escritores que são melhores do que eu é útil para melhorar minhas habilidades, mas provoca inveja e comparação social. Reconhecer e rotular as emoções específicas que tornam uma experiência emocionalmente desafiadora é um passo básico, mas eficaz, para reduzir essas emoções ”.

"Você será mais capaz de perseguir metas que envolvam sair de sua zona de conforto psicológico, se você tiver habilidades de alto nível para gerenciar seus pensamentos e emoções."

Menos é sempre mais.

Se você quer se concentrar nas coisas mais importantes da vida, seja no trabalho ou em casa, é limitar-se a apenas um pequeno número de coisas aleatórias.

Greg McKeown escreve em “Essentialism: The Perseguição Disciplinada de Menos”;

“O caminho do essencialista significa viver por design, não por padrão. Em vez de fazer escolhas reativas, o essencialista distingue deliberadamente os poucos vitais dos muitos triviais, elimina os não essenciais e, em seguida, remove os obstáculos para que as coisas essenciais tenham uma passagem clara e suave. Em outras palavras, o essencialismo é uma abordagem disciplinada e sistemática para determinar onde está o nosso ponto mais alto de contribuição, tornando a execução dessas coisas quase sem esforço ”.

Quando você tem muita coisa acontecendo, você está constantemente pulando entre as tarefas e se espalhando muito pouco. Eventualmente, tanto sua produtividade quanto a qualidade do trabalho sofrem.

Tente se concentrar em uma tarefa importante de cada vez e parar de se sobrecarregar. Só porque você não tirou tudo da sua lista hoje – pelo menos você deu 100% para o que é mais importante para seus melhores interesses – agora mesmo. Se esse melhor interesse pessoal é você mesmo, sua empresa, sua família – para ter sucesso – você precisa encontrar um equilíbrio. Tudo mais pode esperar.

Tags: Eisenhower Matrix , foco na importante estratégia de gerenciamento de tempo