Parar de contar as tarefas e começar a maximizar o valor

Jacob Sowles Blocked Desbloquear Seguir Seguindo 11 de janeiro

Medir a produtividade pelo número de tarefas concluídas é essencialmente o mesmo que medi-la pelo número de horas trabalhadas, e sabemos melhor do que isso. Nem todas as tarefas são iguais e é incrivelmente fácil fabricar um trabalho para nós mesmos que, na verdade, não fornece muito (se algum) valor concreto.

Caso em questão: um tempo atrás, eu comecei o meu dia como eu sempre fiz: abrindo minha lista de tarefas gigantes e imediatamente me arrependendo. Com base em alguns conselhos que eu li ou ouvi em tantas publicações de produtividade, escolhi uma tarefa fácil para derrubar rapidamente, na esperança de criar algum impulso que me ajudaria a passar para tarefas maiores e mais complexas.

Alguns minutos depois, terminei minha primeira tarefa, mas ainda não tive vontade de morder algo mais significativo, então me mudei para mais frutas. Depois de completar essa tarefa, eu estava ganhando força, mas não do tipo que me impulsionaria para um trabalho de qualidade e significativo. Eu estava agora com pressa de simplesmente concluir tarefas, independentemente do que elas eram.

Avance rapidamente para o final do dia. Eu tirei um monte de tarefas da minha lista. Eu me senti incrivelmente produtivo, mas havia um estresse persistente pairando sobre mim que eu não conseguia me livrar. O que eu precisava fazer naquele dia era um protótipo funcional de um projeto de cliente. O que eu realmente fiz foi um Google Drive podado, uma pilha bem consolidada de rolos de papel toalha, um melhor mecanismo de armazenamento para meus sacos de cocô de cachorro e um sistema automatizado para organizar recibos IKEA digitalizados.

Essas coisas têm valor? Sim, um pouco. Estou muito feliz com o sistema de processamento de recibos em particular, mas seu valor só é percebido uma vez por ano quando compro algo da IKEA. E sim, esses rolos de papel toalha parecem um display de mercearia finamente trabalhada. Mas eu acordei naquela manhã com uma sensação de angústia porque aquelas coisas não foram feitas? Não. O protótipo do cliente, por outro lado …

Muitas dessas tarefas nem estavam na minha lista de tarefas para começar. Então, não só não estava concluindo tarefas realmente valiosas, mas adicionando mais trabalho quase sem sentido ao meu prato já cheio. O término e o envio desse protótipo do cliente, no entanto, levariam a uma redução imediata e significativa do estresse.

O takeaway é o seguinte: meça sua produtividade em valor agregado, não tarefas concluídas.

Mas como?

Meu sistema consiste em duas partes: uma lista de triagens e uma lista de valores.

A lista de triagem

A Lista de Triagem: uma pilha de coisas que você irá avaliar e colher depois para preencher sua Lista de Valores. Foto de Louis Hansel no Unsplash .

A lista de triagem é onde eu despejo qualquer coisa e tudo que eu acho que eu preciso fazer em algum momento. Observe todos os qualificadores nessa declaração.

"Qualquer coisa e tudo"

Não seja exigente sobre o que entra na sua lista de triagens. Deve haver uma conexão de fluxo livre do seu cérebro para sua Lista de Triagens. Você não está comprometido com nada que acabe aí. O ponto é apenas esvaziar seu cérebro e liberar espaço para coisas mais importantes.

"Eu acho que talvez precise ser feito"

Algumas tarefas simplesmente não valem a pena. Se eu nunca mais empilhar rolos de papel toalha na minha vida, não acho que vou ficar pior. Mas não se preocupe com isso agora. Basta colocá-lo na sua Lista de Triagens e entender que você pode acabar excluindo-o sem concluir essa tarefa.

"Em algum ponto"

Não se preocupe com datas de vencimento, estimativas de tempo ou qualquer outra medida temporal por enquanto. Basta colocar a tarefa na lista de triagem e seguir em frente.

Até onde a sua lista de triagens deve viver, isso realmente não importa. Eu usei Todoist , OmniFocus , Evernote e até mesmo o aplicativo Mac Notes. Não há necessidade de organizar sua Lista de Triagens, e as únicas informações extras que as tarefas precisam são (às vezes) uma data de vencimento e quaisquer notas relevantes. Isso faz basicamente qualquer ferramenta uma opção viável para abrigar sua lista de triagem.

Se você decidir usar um sistema não digital, certifique-se de removê-lo facilmente da vista. Depois de preencher sua Lista de valores, você não deve estar olhando para sua Lista de triagem novamente até o dia seguinte. Portanto, papel e caneta são bons, enquanto um quadro branco montado na parede não é.

Alfabeto minhas tarefas porque meu cérebro não me deixa não fazer isso, mas eu tenho um atalho de teclado que cuida disso para mim, então não há tempo extra envolvido. A linha inferior é que você deve gastar tão pouco tempo na sua lista de triagens quanto possível. Tempo gasto gerenciando sua lista é o tempo não gasto fazendo coisas na lista.

A lista de valores

Selecionando manualmente algumas tarefas da Lista de Triagens para serem adicionadas à Lista de Valores. Foto de Clem Onojeghuo em Unsplash .

A Lista de Valores é um pequeno subconjunto da sua Lista de Triagem que consiste nas tarefas que você pretende concluir naquele dia que terão o maior impacto positivo em sua vida. Se você concluir as tarefas da sua Lista de Valores, poderá refletir sobre esse dia e sentir que está em um lugar melhor do que naquela manhã. Se você completar sua lista de valores e não se sentir assim, você deve considerar revisitar sua definição de "valiosa".

Mas a lista de valores não é apenas uma coleção de tarefas de prioridade mais alta. O elemento-chave dessa lista é que cada item contém uma declaração de valor que a acompanha. Esta declaração é a sua motivação para completar a tarefa. Esta é sua chance de definir explicitamente o benefício positivo que você receberá ao concluir a tarefa. Por exemplo, aqui está minha lista de valores real para hoje:

Observe algumas coisas aqui. Primeiro, as tarefas não precisam ser complexas nem demoradas. Cancelar a Comcast TV, por exemplo, leva muito pouco tempo ou energia, mas ainda é valioso para mim porque posso realocar os 10 dólares mensais para algo que realmente me interessa. Além disso, as declarações de valor não precisam ser longas ou profundamente filosóficas. Eles devem ser específicos, por isso “economizar US $ 10 / mês” é melhor do que algo como “$$$”.

Em segundo lugar, certifique-se de capturar o valor que você sai da tarefa. O aplicativo de leitura de código de barras no qual estou trabalhando é para um cliente, por isso seria muito fácil escrever "porque preciso" para a declaração de valor. Mas isso não é útil. O projeto tem se arrastado por mais tempo do que eu gostaria, então eliminá-lo imediatamente reduziria meus níveis de estresse em uma quantidade significativa. Além disso, adoro entregar um ótimo produto para um cliente. Eles estão felizes, meu chefe está feliz, estou feliz. Isso e o alívio do estresse combinados tornam isso uma tarefa altamente valiosa.

Isso não significa, no entanto, que uma tarefa deve beneficiá-lo exclusivamente . Muitas vezes, fazemos coisas porque elas fornecem valor para alguém importante para nós. Por exemplo, minha esposa precisou recentemente deixar um pacote nos correios. Era tempo sensível e importante, mas ela não tinha sido capaz de trabalhar em sua programação por alguns dias, então estava começando a realmente estressá-la. Isso acabou na minha lista de valores, porque foi um enorme alívio do estresse para ela. Deixar cair o pacote foi valioso para ela, ela é valiosa para mim, portanto (por transitividade), deixar o pacote fora valioso para mim.

Eu gosto de usar um quadro branco para minha lista de valores porque é grande, visual e tátil. Quando eu preencho algo da lista, fico fisicamente em pé e apago, o que me dá um impacto maior de dopamina do que clicar em uma caixa de seleção em um aplicativo da web. Dito isto, você pode usar qualquer sistema que funcione para você, físico ou digital. Embora eu sugira fortemente usar um sistema diferente daquele que você usa para sua Lista de Triagem, porque senão você corre o risco de se distrair toda vez que olha para sua Lista de Valores.

A lista de valores tem regras simples, mas importantes:

1. Toda tarefa na Lista de Valores deve ter uma declaração de valor junto com ela.

Sem pensar em sua motivação para concluir a tarefa, é muito menos provável que você a conclua.

2. A lista de valores deve ser completamente apagada e repovoada todos os dias.

Valores relativos mudam constantemente. Qual foi a coisa mais importante ontem pode não ser a coisa mais importante hoje. Portanto, apague o quadro, revisite sua Lista de triagem e selecione novamente suas tarefas de maior valor para esse dia.

Apagar a placa, mesmo que algumas das mesmas tarefas sejam as mesmas do dia anterior, dá a você a chance de se lembrar por que essa tarefa é valiosa. A motivação é passageira, por isso é bom preparar-se novamente antes de começar um novo dia.

3. A lista de valores nunca deve ser usada como uma lista de triagem.

É fácil começar a deixar sua Lista de triagens e a Lista de valores se mesclarem. Especialmente desde que a minha lista de valores é um quadro branco ao lado da minha mesa, é fácil pensar em algo que preciso capturar e, em seguida, anotá-la rapidamente na minha lista de valores, em vez de adicionar alguns segundos extras minha lista de triagem. Não faça isso. A lista de valores é um espaço sagrado. Nada acontece lá, a menos que tenha sido avaliado e dado uma declaração de valor.

4. As tarefas da Lista de Valores devem ser concluídas em um único dia.

Essa é uma boa estratégia para qualquer tipo de lista de tarefas. Mantenha suas tarefas pequenas e granulares. Isso evita que as coisas fiquem presas na sua lista, vagando por aí dia após dia. Há poucas coisas mais desanimadoras do que trabalhar em algo por um longo período de tempo, mas não ser capaz de cruzar algo fora da sua lista porque ainda não está “pronto”. Tudo bem se você não terminar uma tarefa na sua Lista de Valores, basta apagá-la e reavaliar na manhã seguinte.

Fluxo de trabalho diário

Isto é o que eu faço com minhas listas todas as manhãs.

  1. Apague completamente minha lista de valores.
  2. Abra a minha lista de triagens e atualize rapidamente itens como datas de vencimento ou detalhes relevantes.
  3. Selecione a tarefa mais valiosa na minha lista de triagem e adicione-a à minha lista de valores, juntamente com uma declaração de valor.
  4. Se (e somente se) eu prevejo ter energia adicional disponível depois de concluir as tarefas atualmente na Lista de valores, selecione a próxima tarefa mais valiosa na minha Lista de triagem e adicione-a à minha Lista de valores.
  5. Repita o passo 4 até que eu tenha tarefas suficientes para consumir toda a energia mental e física que aloquei para o trabalho todos os dias. Isso geralmente é de 1 a 3 tarefas no total, mas pode ser diferente para você.
  6. Feche a minha Lista de Triagem e não a abra para o resto do dia (a menos que eu termine todas as minhas tarefas da Lista de Valores e tenha alguma energia sobrando).

Todo esse processo leva em torno de 10 minutos no total, e é fundamental para colocar minha cabeça no lugar certo antes de entrar no meu trabalho para o dia.

perguntas frequentes

"E se certas tarefas nunca são valiosas o suficiente para entrar na lista de valores?"

Primeiro, certifique-se de que eles sejam valiosos o suficiente para fazer alguma vez. Muitas vezes nos damos tarefas para completar e nos convencer de que eles são essenciais quando realmente não são. Pergunte a si mesmo “O que aconteceria se eu nunca completasse essa tarefa?”. Se você não consegue pensar em uma consequência convincente, apague a tarefa e esqueça-a.

Dito isso, há tarefas que precisam ser feitas que provavelmente nunca serão usadas na sua Lista de valores. Para mim, são coisas como limpar a caixa de areia ou trocar o óleo do meu carro. Eles são coisas importantes, mas não têm muito impacto sobre mim diretamente (a caixa de areia) ou têm valor que não é imediatamente perceptível (a troca de óleo, já que a ausência de algo ruim não é tão satisfatória quanto a presença de algo bom).

Existem algumas estratégias para lidar com isso. Primeiro, pense no valor que essas tarefas têm para outra pessoa. Eu amo meu gato. Ele é muito mais feliz quando tem uma caixa de areia limpa. Então, ver seu rostinho feliz me dá algum valor.

Mas ainda não é suficiente para chegar à minha lista de valores. Essa é a vida, infelizmente. Por isso, costumo agrupar um punhado desses tipos de tarefas e reservo algumas horas para dedicar o máximo possível de uma só vez, ou aloco 20 a 30 minutos todos os dias para eliminar um ou dois de cada vez. Ambas as estratégias funcionaram para mim.

“Eu realmente preciso apagar e preencher a lista de valores todos os dias? Mesmo que a lista não tenha mudado?

Sim. Quando eu fico relaxado com isso, meu sistema se desfaz. A lista de valores deve ser o centro do seu dia de trabalho. Se as mesmas tarefas permanecerem nessa lista dia após dia, a lista perderá seu significado. Você começará a se acostumar a estar lá no mesmo estado de sempre, até que você esqueça e pare de usá-lo completamente. Confie em mim, isso acontece.

“E as tarefas que não acho valiosas, mas preciso fazer?”

Primeiro, certifique-se de que você é realmente obrigado a fazê-las. Veja a primeira pergunta freqüente.

Mas suponha que você tenha uma tarefa atribuída e não tenha escolha real a não ser completá-la em um dia específico. Tem que estar na sua lista de valores, mesmo que você não sinta que merece estar lá. Isso não é ideal, mas podemos lidar com isso. Primeiro, mais uma vez, pense se a tarefa tem valor para alguém que é valioso para você.

Segundo, a maioria das tarefas atribuídas a você tem algum valor, mesmo que esse valor seja simplesmente o benefício de fazê-las desaparecer. O alívio do estresse é uma das frases mais comuns que uso em minhas declarações de valor. Portanto, mesmo que você não encontre valor na tarefa, se a conclusão for um alívio, anote isso.

Empacotando

Eu disse isso antes. Mas vale a pena repetir: meça sua produtividade em valor agregado, não tarefas concluídas. Acionar tarefas que não melhoram as coisas para você ou para outra pessoa não é útil; é apenas trabalho ocupado. Então, se você tiver lutado com isso como eu tenho, dê uma chance a este sistema e veja como ele funciona. E se você tiver alguma modificação no sistema que funcione para você, eu adoraria ouvir sobre eles.