Por que toda pequena empresa precisa de um processo de escrituração contábil

Yakir Havin Blocked Unblock Seguir Seguindo 3 de janeiro

Estamos em um estágio em que cada pequeno empresário compreende a necessidade de ter um contador ou um departamento de contas. As pessoas estão sempre procurando gastar mais tempo em seus negócios, não em seus negócios, e uma das maiores áreas em que você pode perder tempo são as contas.

Todo mundo sabe disso.

Ou pelo menos você esperaria que sim.

Se você ainda não tem um contador, consiga um. Ou terceirizar. Mas você deve ter alguma coisa .

Um erro, no entanto, que muitos proprietários de pequenas empresas fazem é que eles contratam seu primeiro guarda-livros, depois se recostam e dão um suspiro de alívio. Sim, há o treinamento inicial, mas depois disso, os livros começam a funcionar sem problemas, e esperamos que você se sinta feliz com o seu salário. Mas algo ainda está faltando. Não gritante, mas ausente, no entanto.

E esse é um processo de escrituração registrado.

Não é tão emocionante quanto você poderia ter pensado. Processo de escrituração contábil. Provavelmente não são os termos comerciais mais estimulantes que existem. Certamente não tanto quanto “soluções de gestão sinérgica” ou “cultura corporativa apaixonada”.

Se você está lendo isso como um contador ou pequeno empresário, você pode estar pensando: “Eu já tenho um processo de escrituração contábil. Nós usamos Xero (ou Quickbooks). Estamos na nuvem agora. Somos modernos .

Bem, isso é alguma coisa. Mas tudo isso significa que você literalmente guarda os livros. Quando digo processo , estou falando de um sistema, um procedimento, um conjunto de etapas que são consistentemente tomadas para manter os números zumbindo.

Por que criar um processo de contabilidade?

Uma pequena empresa pode não ter o luxo de ter um funcionário diferente para cada área de contas, como contas a pagar, contas a receber, folha de pagamento, despesas, reconciliação e assim por diante. Com toda a probabilidade, há uma ou duas pessoas no máximo lidando com os livros. E, em alguns casos, pode ser o gerente ou o secretário do escritório.

Isto é bom. Nem sempre vale a pena ter mais de um ou dois nos estágios iniciais de um pequeno negócio. Mas o resultado inevitável de ter uma ou duas pessoas nos livros é que há um limite na rapidez com que as questões de contas podem ser tratadas. Ter um processo de contabilidade acelera isso dramaticamente. Os seres humanos são criaturas de hábitos (leia qualquer livro de psicologia ou examine seu próprio comportamento) e, quando realizamos tarefas habitualmente, as executamos mais rapidamente.

Isso não quer dizer que criar um processo gravado faria com que os contadores trabalhassem no piloto automático. Pelo contrário, o foco e a atenção aos detalhes são pré-requisitos básicos para manter os livros. Todo mundo ouviu histórias de um zero extra.

Mas existem razões claras de que a contabilidade em nuvem, ou pelo menos a contabilidade informatizada , é a norma hoje em dia: automação, velocidade e precisão.

Todo contador deve ter um procedimento de como as despesas da empresa são registradas e reconciliadas. Ou como as contas são pagas. Ou como clientes e clientes são faturados. Ou como o pessoal é compensado.

E isso não precisa ser complicado.

Aqui está um exemplo de um processo de contabilidade para despesas de negócios, como cafés com clientes, que podem ser cobrados em um cartão de empresa (não contas a fornecedores).

  1. Receba fotos de recibos por e-mail (por exemplo, contas@sua empresa.com.br)
  2. Encaminhar para o Hubdoc para processamento (veja adiante)
  3. Revise e publique no Xero ou em outro software
  4. Reconciliar com feeds bancários

(Hubdoc é um software online que extrai informações de contas e recibos e depois permite que você publique a software de contabilidade, eliminando a entrada de dados e erro de transcrição humano. Ele também pode puxar automaticamente contas de contas, como seu provedor de internet. Este artigo não é patrocinado .)

Do início ao fim, o processo acima leva menos de um minuto quando você estiver confortável com o software. Eu tenho um desses processos curtos para cada função de escrituração interna que eu faço.

Escrever. Isto. Baixa.

Até agora, você deve entender como um processo de contabilidade registrado pode economizar tempo, aumentar a eficiência e aumentar a precisão.

Agora vamos falar sobre a primeira palavra do termo: gravado.

Como qualquer sistema de negócios ou procedimento, mantê-lo na sua cabeça não é a ideia mais inteligente. Mais duas dessas frases arrepiantes são “à prova do futuro” e “escaláveis”.

Se algo acontecer ao contador em uma pequena empresa e eles tiverem que tirar uma folga inesperada e repentina, o processo de escrituração contábil precisa estar disponível para a substituição (temporária ou não). E tem que ser facilmente entendido e usado. Ao criar o processo de escrituração contábil, inclua o máximo de informações necessárias para alguém com conhecimento adequado de escrituração contábil, mas não muito do modo como seu negócio específico é executado. Se for muito breve, é inútil. Se for muito denso, não será usado. Golpeie um meio feliz.

Além disso, à medida que sua empresa cresce e você começa a precisar de mais funcionários para lidar com suas ordens, despesas e folha de pagamento, a última coisa que você quer é um processo de integração prolongado para seu novo contador .

Sim, os livros são um componente essencial e necessário de todos os negócios prósperos, mas você não quer estar gastando muito tempo ensinando-os a fazer o trabalho deles dentro do seu negócio.

Em vez disso, os novos contratados poderão aprender a maior parte do que precisam saber do processo de escrituração contábil e, se tiverem mais dúvidas, poderão falar com outros membros do crescente departamento de contabilidade.

Não confie no processo

A última coisa a lembrar na criação de um processo de escrituração contábil é que ela não deve ser definida e esquecida. Assim como um orçamento, o processo deve ser revisado periodicamente para determinar se está atualizado e fazendo seu trabalho, ou se pode ser ajustado e aprimorado.

Se você ou seu contador encontrar uma maneira melhor de fazer as coisas, atualize o processo.

Mas, mesmo que você não esteja interessado em procurar formas de acelerar sua contabilidade, ou se não gostar da ideia de usar serviços de software on-line, isso não significa que você não deva criar um processo. Os outros benefícios mencionados acima ainda se aplicam.

Texto original em inglês.