Por que você deve parar de usar roteiros de produtos e tentar planejar GIST

Ao longo dos anos eu criei minha parcela justa de estratégias de produtos, roteiros e projetos de gantts. Eu não os faço mais. Encontrei uma alternativa melhor que eu vou explicar abaixo.

Primeiro, aqui está o que eu costumava fazer:

Esta forma de planejamento é uma tonelada de trabalho – apenas obter todas as partes interessadas para concordar é um empreendimento maciço, mas o ROI é muito baixo. Os planos rapidamente ficam sem sincronia com a realidade – quanto mais eles são, mais eles estão errados. Levei algum tempo perceber que meus roteiros e modelos de projeto sofisticados já estavam desatualizados no dia em que os publiquei. Além disso, é uma cachoeira (diferente da famosa cachoeira do projeto ), o que significa que quase não há espaço para a agilidade – as mudanças no topo causam grandes efeitos de ondulação dos replanamentos e cancelamentos de projetos na parte inferior. O desenvolvimento ágil abordou a cachoeira do projeto, mas não mudou a plantação de cachoeiras . E então há o impacto na inovação e na cultura. Como os roteiros permitem que apenas alguns grandes projetos sejam financiados, você precisa priorizar e matar muitas idéias potencialmente boas antecipadamente. Nos orgãos de cima para baixo, as ideias vencedoras provêm da administração. Nas organizações de baixo para cima, obter a sua ideia de ganhar tornou-se um grande negócio, portanto, pitching, salesmanship e hype são agora habilidades obrigatórias de gerenciamento de produtos. Para mim, tudo se sentiu muito no meio do século XX.

Então, qual é a alternativa?

ESSÊNCIA

Este é um sistema de planejamento que comecei a usar enquanto trabalhava no Google e me adaptei ao longo dos anos com base nos princípios de Lean Startup e Agile Development. Eu apresentei isso para várias empresas e os resultados são muito consistentes – planos leves que são construídos para mudanças, menores gastos de administração, melhor velocidade e autonomia da equipe, melhor alinhamento entre empresas e, finalmente, melhores produtos e soluções.

O sistema é chamado de GIST após seus principais blocos de construção: Objetivos, Idéias, Etapas e Tarefas. Cada um tem um horizonte de planejamento diferente e uma freqüência de mudanças, e pode usar diferentes ferramentas para rastrear, mas, em conjunto, constituem todo o núcleo de planejamento que qualquer empresa e equipe precisam fazer.

Vou fazer uma publicação mais longa em cada parte do sistema. Abaixo está uma visão geral.

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Objetivos

"Se você diz às pessoas para onde ir, mas não como chegar lá, você ficará surpreso com os resultados" – George S. Patton.

A maioria dos planos estratégicos compromete um pecado cardeal – eles especificam soluções (use a tecnologia X, se associem com a empresa Y, lançem o país Z) em vez de metas. Qualquer general do exército moderno irá dizer-lhe que isso está para trás – você dá os objetivos das tropas e deixa-os descobrir maneiras de realizá-los (o princípio do Comando da Missão ). Este método é mais empolgante, requer menos gastos gerais gerenciais e é muito mais robusto – as soluções podem vir e sair com base na situação no campo, mas os objetivos permanecem iguais.

Os objetivos incorporam esse princípio – eles descrevem a estratégia da empresa em termos de resultados desejados: onde queremos ser, quando e como saberemos que chegamos lá. Sempre que alguém na organização está se perguntando "por que estamos fazendo esse projeto?", Um objetivo deve dar a resposta. Fiquei mais familiarizado com os objetivos do Google, onde cada trimestre nós minuciosamente definimos nossos objetivos na forma de Objetivos e Resultados Principais (OKRs). Alguns acreditam que OKRs são uma das razões pelas quais o Google é tão bem sucedido.

Exemplo de Objetivos sob a forma de Objetivos e Resultados Principais

Idéias

"Se você quer ter boas ideias, você deve ter muitas idéias. A maioria deles estará errada, e o que você tem a aprender é qual delas jogar fora "- Linus Pauling

As ideias descrevem formas hipotéticas para atingir os objetivos. A palavra-chave aqui é hipotética – pode haver muitas ideias sobre como alcançar um determinado objetivo, mas, no máximo, 1 em 3 idéias produzirá um resultado positivo (muitas vezes a relação é muito pior). As idéias de líderes experientes, gerentes de produtos e designers não têm uma relação de sucesso melhor do que a média.

Por estas razões, no GIST, nunca matamos as idéias antecipadas, colocamos-nos em um deathmatch de priorização, recomendamos idéias de gerenciamento ou escolhemos as idéias mais bem publicadas / politizadas. Isto é o que fazemos em vez disso:

  • Colecione todas as ideias em um banco de ideias, mais comumente uma planilha ou um banco de dados – todas as idéias são bem-vindas e o banco pode armazenar centenas de idéias indefinidamente.
  • Priorize o uso de evidências – eu gosto da priorização de ICE de Sean Ellis, mas também existem outros métodos.
  • Coloque tantas idéias quanto possível para o teste em ordem de prioridade – esse é o trabalho de Step-projects.

Step-projects

"Think Big but Start Small" – 8 pilares de inovação da Google

É tentador escolher uma idéia promissora, transformá-lo em um projeto de 9-18 meses e começar a executar. Este é um erro comum e muito caro – os trimestres de gastos, ou mesmo anos, em uma idéia ainda não comprovada, é provável que jogue um bom dinheiro no lixo porque a maioria das idéias simplesmente não valem o investimento.

Em vez disso, quebramos o projeto maior atrás da idéia em pequenos projetos, cada um com apenas 10 semanas de duração e executá-los um por um. Por exemplo: maquete ? protótipo ? MVP ? dogfood ? beta ? Lançamento

De acordo com o princípio Build-Measure-Learn do Lean-Startup, cada passo-projeto é na verdade um experimento que testa a idéia. Em uma progressão bem sucedida, colocaremos em cada passo-projeto uma versão um pouco mais completa da idéia na frente de mais usuários por um período de tempo mais longo.

Um exemplo real de um projeto composto por etapas de projetos

O produto final geralmente é profundamente melhor que o que imaginamos inicialmente (veja esta publicação para uma explicação por que).

Como os projetos passo a passo são tão pequenos, evitamos todos os efeitos colaterais desagradáveis ??de projetos longos e podemos testar muitas outras idéias em paralelo com menor investimento e com uma aprendizagem mais rápida. Idéias que não funcionam caem cedo, idéias que funcionam ganham mais investimentos. Não há necessidade de lançar ou política. A capacidade de criar uma idéia e vê-la ganhar vida e testada em questão de semanas é incrivelmente libertadora e agradável para todos os envolvidos. Você nunca mais quererá fazer outro projeto longo da morte-março.

Tarefas

Finalmente, cada passo-projeto é dividido em atividades de tamanho de mordida que chamamos de Tarefas. Esta parte do sistema está bem coberta por ferramentas de planejamento ágil, placas de kanban e outras técnicas modernas de gerenciamento de projetos dev. Nada precisa mudar a este nível. A única diferença é que as camadas acima também são ágeis e estão prontas para a mudança.

O ciclo de planejamento

O planejamento com GIST é de várias camadas e iterativo:

  • Os objetivos geralmente são definidos para um horizonte de um ou mais anos – é aí que desejamos encorajar o pensamento a longo prazo. Eles são definidos no início do ano e avaliados e ajustados a cada trimestre – não queremos atingir metas obsoletas.
  • As idéias são constantemente coletadas e priorizadas. Nós nunca deixamos de procurar novas ideias.
  • Os projetos de etapa são definidos no início do trimestre. O time escolhe os objetivos e as idéias que deseja prosseguir neste trimestre, e define projetos passo a passo em conformidade. A lista trimestral do passo-projeto (tipicamente armazenada em uma folha de cálculo ou ferramenta de banco de dados) é avaliada e re-priorizada a cada 1-2 semanas, em sincronia com planejamento de iterações de tarefas.
  • As tarefas são planejadas em iterações de 1 a 2 semanas, de acordo com o método de desenvolvimento preferido das equipes, por exemplo, o planejamento do sprint Scrum e ajustado diariamente.

No exemplo acima, a equipe está trabalhando em paralelo em quatro idéias pertencentes a dois objetivos. Idea 2 já tinha os passos 1 e 2 concluídos com sucesso. A Idéia 3 falhou já em seu primeiro passo-projeto e, portanto, caiu, fazendo espaço para fazer mais trabalho nas outras 3 idéias.

Você ainda precisa de roteiro?

Eu acredito que você não. Os roteiros geralmente são usados ??para esses propósitos:

  • Planejamento do trabalho – espero que já tenha convencido que você não quer e não precisa de roteiros para isso.
  • Comunicação interna – Minha experiência tem sido que os colegas de trabalho e os membros do conselho entendem prontamente e abraçam a linguagem de objetivos, idéias e etapas-projetos – não é uma transição difícil e eles apreciam o realismo e a autenticidade. Claro que todo o sistema de planejamento deve ser visível para qualquer pessoa na empresa e no conselho.
  • Comunicação externa – com clientes e parceiros a expectativa de um "roteiro formal" pode ser mais alta. Como sempre, é nosso trabalho mover a discussão de recursos para necessidades subjacentes. Com o GIST, você pode dar respostas como "Temos o objetivo de lidar com a colaboração no produto até o final do terceiro trimestre. Eu não posso dizer exatamente como isso vai funcionar ainda – estamos considerando uma série de idéias e manter as coisas ágeis, mas devemos ter um MVP até o final do segundo trimestre. Gostaria de ser um testador inicial e nos dar feedback? "Com alguma sorte, isso fará o truque melhor do que qualquer gráfico de roteiro.

Notas finais

GIST não é uma nova idéia radical – em vez disso, uma amálgama de idéias e métodos que existem há anos, mas geralmente vivem em separação. Ele tenta abordar todas as camadas da pilha de planejamento e cria um plano de vida construído para mudanças.

Princípios chave:

  • Sem divisão de ideação, planejamento e execução – todos acontecem simultaneamente o tempo todo
  • Objetivos em vez de soluções ou declarações de estratégia vagas.
  • Bancos de ideias em vez de atrasos de produtos.
  • Projetos secundários de sub-trimestre curto em vez de longos projetos multi-trimestre / multi-ano.
  • Não aposte em apenas algumas grandes idéias que demoram para implementar – testamos muitas idéias rapidamente e seguimos as que funcionam.
  • Iterações – revisamos cada parte do plano regularmente e sistematicamente e permanecemos ágiles em todos os níveis.