Por um ano produtivo, foco em atividades baseadas em tempo, em vez de listas baseadas em tarefas

Thomas Oppong Blocked Desbloquear Seguir Seguindo 11 de janeiro

A maioria das pessoas é cautelosa sobre quanto dinheiro tem para gastar, para investir e doar … Mas não olha para o seu tempo da mesma maneira quando planeja fazer as coisas no trabalho.

O tempo é livre, mas inestimável.

Você sabe quanto pode ser feito em 30 minutos ou uma hora?

A boa gestão do tempo depende do conhecimento do valor do tempo e da utilização prudente da sua energia para conseguir mais em menos tempo.

A lista de tarefas é um sistema consagrado pelo tempo.

É bonito em sua simplicidade: faça uma lista do que precisa ser feito e em uma ordem de importância, faça-os e, em seguida, um por um, cruze-os.

Milhões de pessoas confiam neles para realizar o trabalho. Eles nos ajudam a priorizar nossas ações. E eles nos dão uma estrutura para fazer as coisas.

Quando executadas bem, listas de tarefas produzem resultados impressionantes.

Mas há uma boa chance de sua lista estar diminuindo sua produtividade.

Listas baseadas em tarefas não levam em conta o tempo

Listas baseadas em tarefas não mostram quanto tempo uma tarefa levará para ser concluída.

É fácil lidar com as tarefas simples e deixar projetos importantes, mas demorados, desfeitos.

Lidar com suas listas de tarefas sem prazos é uma maneira ineficaz de trabalhar.

Você também pode escolher as tarefas curtas e fáceis quase sem falhas. Tarefas que levam menos de cinco minutos para fazer, deixando projetos grandes e importantes intocados.

A maioria dos itens nas listas de tarefas nunca é feita porque você continua adicionando a eles sem nenhum sistema de responsabilidade para ajudá-lo a concluí-los.

De acordo com o efeito Zeigarnik, as pessoas lembram-se de tarefas não concluídas ou interrompidas melhor do que as tarefas concluídas.

Este efeito, em essência, significa que tarefas incompletas em sua lista de tarefas permanecerão em sua mente até que você as conclua.

Todos esses itens desfeitos podem causar estresse e insônia.

Isso só pode levar a uma sensação avassaladora que dificulta a imersão total em qualquer tarefa.

Defina como seria seu dia ideal

Jason Womack, autor de Your Best Just Got Better: Trabalhe de forma mais inteligente, pense mais, faça mais , recomenda uma abordagem diferente para se organizar e fazer as coisas.

Ele sugere que você escreva um cenário de “Dia Ideal” para aproveitar ao máximo cada dia. Saber o que "ideal" significa para você lhe dá um objetivo para trabalhar, diz ele.

Como você quer passar o dia? Que tarefas devem ser feitas hoje?

Que horas do dia você pode fazer o seu melhor trabalho?

Com esse cenário em mente, você pode dividir o dia em seções e fazer corresponder atividades de lista de tarefas a momentos diferentes.

Esses momentos de clareza podem fazer uma enorme diferença na forma como você usa sua lista de tarefas e realiza trabalhos urgentes e importantes sem perder tempo.

Agende tudo no seu calendário

Coloque tudo no seu calendário e depois trabalhe e viva esse calendário. Também permite determinar melhor quais projetos devem ser executados e se você deve dizer sim para mais tarefas em uma determinada semana.

Adicionar datas e / ou o devido tempo à sua lista – especialmente para as tarefas mais importantes, pode ajudá-lo a realizá-las em horários específicos do dia.

Adicione uma coluna extra à sua lista e inclua sua estimativa de quanto tempo você acha que a tarefa levará e seja realista!

Para que as listas de tarefas funcionem melhor para você, coloque seu calendário em bom uso. Muitas pessoas agendam o dia ou a semana, em vez de organizá-las em tarefas sem prazos, realizam algumas coisas.

Os cronogramas também empregam um senso de urgência que você não obtém com uma estrutura baseada em prioridades.

Adicione estimativas a cada tarefa

Você não precisa apenas saber o que deve ser feito, mas quanto tempo levará para planejar efetivamente.

É melhor dizer: "Eu só tenho 40 minutos para fazer essa tarefa hoje", em vez de organizar suas tarefas em ordem de importância sem um cronograma específico.

As tarefas precisam de um pouco mais de detalhes para que as listas de tarefas funcionem efetivamente para você.

Adicionar esses detalhes (tempo e quanto tempo as tarefas levarão para serem concluídas) – e, em seguida, examiná-los antes de começar o dia de trabalho – pode levar mais tempo, mas isso ajudará a definir expectativas e a realizar o trabalho corretamente.

Tente programar cada minuto do dia das 8h às 17h de amanhã, se puder. Planeje as quebras de propósito.

Agende e-mails, mídias sociais ou notificações. Você verá uma melhora drástica no foco, na autoconsciência e em como você usa seu tempo ao longo do dia.

Se você sempre começa o seu dia trabalhando em tarefas sem saber quanto tempo cada tarefa pode levar, você acaba gastando muito tempo em uma única tarefa.

Uma das muitas regras de eficiência é que você não quer gastar mais tempo em uma única tarefa do que vale a pena.

A eficiência não é uma questão de dedicar muito tempo às suas tarefas. É sobre colocar no tempo certo.

Se você não sabe como você gasta seu próprio tempo todos os dias, as chances são de desperdiçar a maior parte do trabalho que você não deveria estar fazendo.

Conheça o seu tempo e você deve dominá-lo.

Então, como você pode recuperar o controle do seu tempo?

Concentre-se em listas de tarefas baseadas em tempo

Pegue um diário ou abra o seu aplicativo favorito, e revise sua lista com melhores instruções de tempo.

Atribuir um nível de prioridade para cada item.

Quais tarefas levarão menos de 20 minutos?

Quais serão necessários mais de uma hora para fazer?

O que você pode fazer primeiro de manhã quando tem mais energia?

As respostas a essas perguntas ajudarão você a determinar onde gastar a maior parte do seu tempo todos os dias para causar o maior impacto.

Ao revisar sua lista, em vez de “Complete design project”, escreva “Complete design project in two hours”.

Mesmo que você não termine o projeto, você progrediu sem gastar o dia todo tentando fazê-lo.

A menos que você pretenda terminar uma tarefa / projeto em um determinado dia, planeje gastar um tempo específico nela e passe para outras prioridades igualmente importantes para o dia.

Definindo um tempo e cumprindo esse compromisso, você consistentemente realizará tarefas mais cruciais e progredirá.

As listas de tarefas costumam falhar porque as tornamos muito complexas sem considerar o tempo necessário para concluí-las.

Algumas tarefas levarão muito tempo, outras não levarão tempo algum.

Vale a pena distribuir o tempo com prudência para cada tarefa.

Rastrear quanto tempo você gasta em uma única tarefa pode ser um verdadeiro olho-abridor.

Acompanhe seu tempo para identificar padrões e entender seus hábitos de trabalho.

O Dr. H. James Harrington diz: “A medição é o primeiro passo que leva ao controle e, eventualmente, à melhoria. Se você não consegue medir algo, não consegue entender. Se você não consegue entender, não pode controlá-lo. Se você não pode controlá-lo, não pode melhorá-lo.

Na próxima vez que repetir uma tarefa, você poderá ter uma noção melhor do tempo necessário para realmente executá-la.

Tarefas baseadas no tempo também podem ajudá-lo a perceber áreas problemáticas, onde você tende a ser menos produtivo ou a hora do dia em que tende a gastar muito tempo em tarefas.

Quebre as atividades em suas listas de tarefas em tarefas gerenciáveis com limite de tempo

Um projeto é um resultado desejado de nível superior.

E o resultado é composto de várias etapas de ação.

Quanto mais você derrubá-lo, mais viável ele será.

Reserve alguns minutos para pensar nesse grande projeto.

Quais são seus componentes? Qual será o esforço e tempo reais necessários? Anotá-la.

Em seguida, comece a trabalhar nas partes componentes.

Quando o trabalho avassalador se torna algo pequeno em que você pode se concentrar, seu cérebro focalizado pode aperfeiçoar exatamente o que você precisa fazer, tarefa única e esmagar metas de longo prazo.

Se os seus projetos não forem de 30 minutos ou de 1 hora, isso pode ser difícil de conseguir, mas não é impossível.

Alguns projetos podem levar horas ou até dias.

A melhor abordagem é dividi-lo em várias tarefas com limite de tempo e, em seguida, fazer essa tarefa até a sua conclusão.

Quebrar uma tarefa grande e complexa em partes menores e viáveis é uma maneira melhor de se tornar mais eficiente.

A maioria dos nossos dias é dividida em segmentos de hora, por isso é melhor focar em 40 a 60 minutos com pouco espaço para distrações.

Envolva-se em uma tarefa por vez.

Dê a sua atenção total e completa para que você seja o mais eficaz e produtivo possível.

Mark Murphy da Forbes explica : "Quando as pessoas podem bloquear as interrupções no trabalho, há uma chance de 67% de que elas saiam sentindo que 'hoje foi um dia realmente bem-sucedido'." Essa é uma grande mudança na realização apenas com base na possibilidade de sermos interrompidos com frequência ou podermos bloquear as interrupções. ”

Trabalhar consistentemente por 60 minutos em uma coisa faz sentido, mas pode ser muito difícil se você tiver que lidar com notificações e responder a solicitações de colegas de trabalho.

A técnica de Pomodoro sugere blocos de 25 minutos, com intervalos curtos de 5 minutos, seguidos de intervalos mais longos mais tarde.

Experimente tempos diferentes e se atenha ao que funciona melhor para você.

Para mim, programar as tarefas mais exigentes no início do dia ajuda-me a sentir-me mais motivado e realizado à medida que as obtenho e ajuda-me a distribuir energia para as tarefas certas.

Digamos que você seja mais produtivo pela manhã.

Designe as tarefas que levam mais tempo para essa hora do dia. Não só você será mais organizado, mas também será capaz de conseguir mais.

Encontre um sistema que funcione para você.

Experimente diferentes técnicas de gerenciamento de tempo e planejamento para o seu dia de trabalho e mantenha-se fiel ao que funciona para você.

A atenção de todos e o estilo de trabalho são diferentes.

A chave de qualquer técnica ou sistema é a consistência. Tem que se tornar mais um hábito do que seus maus hábitos anteriores de administrar o tempo.

Takeaway chave