Regras da Biblioteca: Como fazer um trabalho de plano de escritório aberto

Eles são na maioria terríveis, mas há espaço para escolhas inteligentes.

Jason Fried Blocked Unblock Seguir Seguindo 23 de julho

Na semana passada, a DHH espetou o piso do escritório aberto . Ele estava certo. Mas espere, nós temos um plano de escritório aberto. E fizemos um trabalho respeitável para descobrir como fazer isso funcionar. Talvez eu deva compartilhar algo sobre isso.

Em primeiro lugar, um escritório aberto é atraente de algumas perspectivas:

  • Faz sentido econômico . Construir espaços privados separados para todos é caro. Sim, você poderia argumentar que as pessoas que são incapazes de trabalhar a céu aberto são ainda mais caras, e eu não lutaria com você sobre isso, mas isso é um impacto econômico abstrato. Pagar contas de construção tem um impacto econômico muito direto.
  • É mais flexível permanecer aberto . Empresas gostam de imaginar crescimento. Se você tem 20 funcionários hoje, mas pode ter 40, 60 ou 80 anos a cada dois anos, é muito difícil prever o que você vai precisar fisicamente. Se você não construir escritórios privados suficientes para todos, então algumas pessoas ficarão putos. Se você construir muitos, você perdeu um monte de espaço. Abrir é flexível e flexível é reconfortante – especialmente se você estiver assinando um contrato de 5 anos ou mais.
  • Você precisa de menos espaço . Você pode empacotar muitas pessoas em 5000sqft de espaço aberto. Você pode cutucar as mesas juntas, espremer as pessoas em poucos metros, etc. Não estou sugerindo que essas são boas idéias, mas são práticas e viáveis. Mas se todos precisarem de escritórios particulares, você precisará de muito mais espaço, o que significa muito mais aluguel. Isso é caro.

Portanto, não é difícil entender por que os escritórios abertos fazem sentido de uma perspectiva puramente prática e econômica. Eles também são mais fáceis de limpar e manter também. Mas como o DHH, eu não compro os benefícios colaborativos. Nem por um segundo. Aquela é uma máscara usada para obscurecer a razão real – economias de custo. Planos abertos são mais baratos de executar, ponto final. E as pessoas que tomam as decisões sobre como o escritório é projetado são geralmente aquelas que tomam as decisões financeiras.

Ok, então, considerando tudo isso, se você abrir, como você faz um trabalho aberto?

Regras da Biblioteca

Entre em qualquer biblioteca do mundo e você notará algumas coisas. Primeiro, eles geralmente são espaços abertos com várias mesas e superfícies espalhadas por toda parte – semelhante a um escritório de planta aberta. E dois, eles estão quietos. Há poucas coisas tão culturalmente consistentes quanto o design da biblioteca e o comportamento da biblioteca. Na Basecamp nós chamamos essas regras de biblioteca.

Execuções diferentes, a mesma ideia.

As bibliotecas estão cheias de pessoas trabalhando, lendo, pensando, estudando, escrevendo, contemplando, projetando, etc. Ainda assim, elas estão em silêncio. As pessoas estão de cabeça baixa fazendo um trabalho independente. Em nossa opinião, este é o modelo de negócios, o escritório modelo. Padronizamos nossa maneira de trabalhar com as regras da biblioteca.

Portanto, esta é a primeira lição: abraçar as regras da biblioteca. Escritórios abertos funcionam em todo o mundo todos os dias. Eles são chamados de bibliotecas! E quanto mais você tratar o seu escritório como uma biblioteca de trabalho – em vez de uma cozinha caótica de trabalho -, melhor será um plano aberto para funcionar. Fazer um trabalho de planta de piso aberto é uma decisão cultural .

Regras da Biblioteca significa guardar para si mesmo, mantendo a voz baixa em voz baixa, sem distrair-se mutuamente. Se você precisar falar com alguém em volumes normais, pegue um quarto. Uma chave para fazer planos de chão aberto funcionar também é ter salas privadas espalhadas por todo o espaço. Um lugar onde algumas pessoas que precisam discutir algo em tempo real podem entrar, conversar e resolver o problema sem incomodar ninguém do lado de fora.

Em nosso escritório, chamamos esses espaços privados de Quartos da equipe. Veja como eles se parecem:

Temos 5 salas de equipe no escritório do Basecamp. O carpete do lado de fora dos quartos é estriado em vermelho e cinza, mas o carpete dentro dos quartos é apenas vermelho – sinalizando o espaço silencioso.

BTW, eliminando distrações não significa apenas distrações físicas. Isso significa cada vez mais distrações virtuais. As salas de bate-papo / canais em tempo real são basicamente escritórios abertose pior em muitos aspectos . Portanto, mesmo que você tenha a sorte de trabalhar remotamente ou em um escritório com salas privadas para todos, se for forçado a seguir várias conversas em tempo real o dia todo, também estará trabalhando em um escritório de plano aberto. Desculpa!

Acústica

O que é pior do que um piso plano aberto? Um piso plano aberto com superfícies duras! E dado que muitos planos abertos estão alojados em antigos espaços de armazém / loft, você está materialmente em desvantagem. Toda aquela madeira e tijolo e vidro parecem ótimos, mas soa horrível.

Nosso espaço de escritório começou como uma caixa de concreto e vidro de 10.000 pés quadrados. Era uma antiga fábrica de móveis e uma fábrica de eco atual.

Uma grande parte do design do nosso escritório foi o design acústico. Por exemplo, construímos um volume enorme no meio do escritório, que está envolto em feltro. O feltro serve como um material absorvente de som, e o empilhamento irregular ajuda a desviar o som. O material e a aplicação são assim:

Detalhe e zoom out.

Também alinhamos uma parede longa com um material acústico usado em estúdios de gravação para ajudar a absorver e desviar o som.

Detalhe e zoom out.

As carpetes cobrem o piso da área de trabalho aberta para reduzir ainda mais a transmissão de eco e som quando as pessoas falam abertamente:

Estriado fora, vermelho sólido nos quartos da equipe

E até as próprias salas da equipe – salas projetadas para colaboração e comunicação normal de volume – foram projetadas tendo em mente a acústica. Dos azulejos acústicos do tecto às paredes de cortiça empilhadas e entalhadas para desviar o som e matar o eco, cada decisão foi deliberadamente tomada para impedir que o som viajasse onde não deveria.

Ladrilhos de teto e paredes de cortiça + ranhuras empilhadas.

E como não podemos nos ajudar, até instalamos ilhós de neoprene entre qualquer sala de equipe que compartilhasse a mesma parede de vidro. É difícil ver isso na foto, mas há um pequeno espaço entre as salas onde o vidro passa por uma parede interna. O neoprene se expande para preencher esse espaço e matar a transmissão de som entre as salas.

Eu apontando para o grosso farpado de neoprene entre a parede e o vidro.

Também construímos um estúdio de gravação à prova de som (sala dentro de uma sala) para gravar nossos podcasts . Também é forrado com o mesmo material que tínhamos naquela longa parede traseira.

Os divisores de mesa no escritório aberto são feitos de outro material acústico feito de plástico reciclado:

Detalhe e zoom out.

E, finalmente, qualquer pessoa que precise fazer uma ligação privada (pessoal ou comercial) pode se esconder em uma das três salas telefônicas. Os quartos são à prova de som e forrados com o mesmo material que usamos para os divisores da mesa. Há também um sinal de IN USE que acende sempre que alguém está dentro – lembrando a todos que alguém está lá dentro.

Eu em um telefonema falso sentado em uma das nossas salas de telefone.

Densidade e mesas

Além da acústica, há outra consideração que desempenha um papel importante em manter um escritório silencioso – uma densidade calma. Embalar as pessoas umas em cima das outras é uma forma de estresse induzido. As mesas se enfrentam (mas as divisórias impedem as pessoas de se verem) e há cerca de 3 metros de espaço atrás da mesa de cada pessoa. Você nunca precisa se preocupar em rolar sua cadeira para trás e bater em alguém.

Todo mundo fica em pé, e todo mundo senta perto de uma grande janela.

Além disso, o layout da nossa mesa é organizado para que ninguém esteja olhando para a tela de outra pessoa. Saber que as pessoas estão olhando por suas costas – mesmo que não intencionalmente – é uma sensação realmente desconfortável. Nós eliminamos isso com o nosso layout.

Por último, as mesas estão alinhadas ao longo de enormes janelas para tornar a luz natural uma parte integral do dia de todos. A luz natural é especialmente calmante, e tonalidades operadas de forma independente ajudam com o brilho raro com base na estação.

O Open é uma escolha

Sim, uma planta aberta é uma escolha, mas requer um compromisso cultural de respeito e tranquilidade. Felizmente, todo mundo já sabe como fazer isso, já que todo mundo sabe como se comportar em uma biblioteca. Além disso, também requer um investimento de capital e escolhas deliberadas de design de escritório. Mesmo que todo mundo esteja quieto, jogando um monte de mesas em uma câmara de eco não vai fazer o trabalho. Se você quer manter as coisas quietas, precisa pensar no que está projetando. Cada decisão tem um impacto de uma forma ou de outra.

E tudo é opcional!

Fizemos o melhor trabalho possível para projetar um escritório aberto (e uma cultura) que permita que todos trabalhem em paz e sossego focados todos os dias. Mas mesmo isso não é bom o suficiente, e é por isso que ninguém é obrigado a entrar em nosso escritório. Basecamp é uma empresa totalmente remota de 54 pessoas, e até mesmo as 14 pessoas que trabalham em Chicago trabalham remotamente de casa a maior parte do tempo. Entre no escritório em qualquer dia e você verá 3-5, se tiver sorte. Sim, é um tremendo desperdício de espaço na maior parte do tempo, mas é uma concessão que estamos confortáveis em fazer.