Reuniões de status são o flagelo

As reuniões de status são os piores tipos de reuniões. Eliminá-los e você realmente sabe mais, economizar uma pilha de dinheiro e recuperar dezenas de horas por mês.

Uma reunião de status – às vezes chamada de stand-up – é uma reunião em que um grupo de pessoas se reúne em uma sala (ou virtualmente via bate-papo por vídeo) e fala uma por vez. Alguém recebe a palavra, eles enchem o grupo de algo que está acontecendo, então eles cedem o chão para outra pessoa que faz a mesma coisa. Um após o outro, ao redor eles vão.

É difícil chegar a um desperdício maior de dinheiro, tempo ou atenção do que as reuniões de status.

Primeiro, não existe uma reunião de uma hora.

A matemática básica da reunião se aplica a todas as reuniões: o tempo bloqueado não corresponde ao tempo real gasto. O tempo gasto é o tempo bloqueado multiplicado pelo número de pessoas na reunião. Então, uma reunião de uma hora com 6 pessoas é uma reunião de seis horas . Uma reunião de 15 minutos com 9 pessoas é uma reunião de duas horas e quinze minutos . Até uma reunião de 15 minutos com 4 pessoas custa uma hora de trabalho coletivo.

Fator nos salários e taxas horárias, e as reuniões ficam caras rapidamente. Adicione atenção desviada e o custo aumenta ainda mais. Esse último encontro você valeu a pena? Eu quase certamente apostaria que não era. Ainda não está convencido? Como você se sentiria se tivesse que gastar regularmente US $ 1200, para que pudesse "contar a alguns colegas de equipe alguma coisa". Acha que isso iria bem?

Agora é quase sempre o momento errado

Reuniões de status são sobre a atualização de pessoas agora . Mas a maioria das atualizações de status não tem nada a ver agora . Será que todos realmente precisam ouvir essa informação ao mesmo tempo ? Eu aposto que não.

Em teoria , dizer a todos algo pessoalmente ao mesmo tempo pode parecer eficiente, mas na prática é exatamente o oposto. Você está fazendo todo mundo estar presente, o que significa que eles não podem estar fazendo algo mais valioso. Você está afastando as pessoas de seu trabalho para não trabalhar. Não é de admirar que as pessoas sintam que não conseguem trabalhar no trabalho .

Se alguém ler a informação 90 minutos depois, vs. ouvi-la no momento, aposto que tudo ficaria bem. Mesmo com alguém que lê 3 horas depois. Ou até mais tarde que isso.

Se as informações divulgadas não precisarem ser absorvidas por todos ao mesmo tempo, permita que as pessoas as absorvam quando estiverem prontas para lê-las, quando estiverem prontas para contá-las. Essa é a maneira iluminada – não prenda a atenção das pessoas, não devolva a atenção delas para que elas possam gastá-las de maneira muito mais proveitosa.

Seu agora não é meu agora

Neste momento pode ser relevante para uma pessoa, mas é cada vez mais improvável que seja o momento certo para duas, três ou dez ao mesmo tempo. As pessoas devem estar ocupadas com o seu trabalho e todos estão trabalhando em coisas diferentes. Então, como é possível que todos estejam prontos para quebrar ao mesmo tempo para ouvir algo que não precisa ser dito a todos de uma só vez? Só é possível quando você força as pessoas a pararem o que estão fazendo ao mesmo tempo. Está forçando as pessoas a pararem ou adiarem seu início, realmente vale o que elas estão prestes a ouvir? Você ainda pode querer dizer isso agora, mas eles quase certamente podem ouvir isso mais tarde.

Quando você começa a entender isso, tudo começa a mudar. Essa perspectiva sozinha pode mudar seus negócios de maneira profunda.

Escreva em vez de dizer em voz alta

Ok então o que em vez disso? Eis o que fazemos: escrevemos relatórios de status em vez de dizê-los em voz alta. Nós os publicamos no Basecamp para que eles tenham uma casa permanente onde todos possam vê-los quando estiverem prontos. As pessoas podem postar questões de acompanhamento no contexto logo abaixo do relatório, para que a conversa inteira permaneça unida, para sempre. É simples assim.

É assim que evitamos as reuniões de status, economizamos dezenas de horas por semana, fazemos muito mais do que a maioria das empresas do nosso tamanho, e fazemos as pessoas irem para casa às 5 e tirar os fins de semana. Sim, tudo começa com a eliminação de reuniões regulares.

Quando algo está escrito, as pessoas podem absorvê-lo em seu próprio tempo quando têm tempo. É ainda melhor para equipes remotas onde os fusos horários não se sobrepõem. Comunicação assíncrona como essa é o segredo para ser eficiente em grupos. Tempo real não é. Em tempo real incentiva a distração, assíncrona incentiva o foco.